Shadow IT e IA: cómo controlar la IA no autorizada

Para detectar shadow AI —la vertiente del shadow IT centrada en la IA—, empieza por revisar 4 lugares: aplicaciones no autorizadas, extensiones del navegador, cuentas personales y funciones de IA integradas en el software que ya utilizas. Después, decide qué hacer con cada uso detectado y ofrece una alternativa autorizada que resuelva la tarea. Una prohibición general sin una vía que funcione deja pendiente el trabajo que llevó a las personas a recurrir a la IA.

¿Qué es shadow AI y cómo se relaciona con shadow IT?

Shadow AI, o IA en la sombra, es el uso de IA para trabajar sin la aprobación o supervisión de la empresa. Puede tratarse de una aplicación nueva, la cuenta personal de un empleado, una extensión del navegador o una función de IA dentro de un servicio que sí está autorizado. Lo que define el problema es que la organización no ha decidido si ese uso es aceptable. La definición de shadow AI de IBM describe esa misma distancia entre la adopción por parte de los empleados y la supervisión de la organización.

Imagina la empresa como un mercado con varias entradas. Autorizar la entrada principal no permite saber qué pasa por una puerta lateral o por un mostrador dentro de otro puesto. Del mismo modo, aprobar un proveedor de software no supone autorizar automáticamente todas sus funciones de IA, cuentas o conexiones.

Una suscripción personal de pago también puede ser shadow AI. Una dirección de correo corporativo puede estar vinculada a una cuenta que nadie ha revisado. Y, a la inversa, una herramienta desconocida puede pasar a estar autorizada después de evaluar su uso real y definir los límites.

Dónde se oculta la IA no autorizada: cuatro ejemplos cotidianos

Revisa cómo se hace el trabajo, incluidos los pasos que nunca generan una solicitud de compra. Los siguientes casos son ejemplos ilustrativos, no incidentes atribuidos a empresas concretas.

Aplicaciones no autorizadas: una carga de archivos fuera del circuito

Una persona del equipo de operaciones descarga una hoja de cálculo con datos de clientes y la sube a una web de análisis con IA para entender un cambio en los pedidos. La tarea útil es el análisis. La pregunta pendiente es si esa web está autorizada para recibir los registros de clientes.

Qué revisar: herramientas para resumir documentos, servicios de transcripción, asistentes de programación y herramientas de análisis que se utilicen fuera de la lista autorizada. Incluye aplicaciones de escritorio y móviles, además de sitios web.

Qué preguntar: ¿qué se subió, con qué cuenta y por qué el proceso existente no resolvía la necesidad? Una alternativa más segura podría combinar una cuenta autorizada con una exportación de datos agregados que excluya las identidades de los clientes.

Extensiones del navegador: acceso más allá del prompt

Una persona del equipo comercial instala una extensión de redacción con IA y le permite leer páginas del sistema de gestión de relaciones con los clientes, o CRM. Puede creer que solo ha autorizado ayuda para redactar correos, aunque los permisos de la extensión abarquen más contenido de las páginas.

Qué revisar: las extensiones instaladas y su configuración real de acceso a sitios. Google documenta que los permisos de las extensiones pueden dar acceso al contenido de los sitios y a otros recursos del navegador. Ese permiso indica un acceso potencial; no demuestra que una extensión haya transmitido todas las páginas que podía leer. Guía de Chrome sobre permisos de las extensiones.

Qué preguntar: ¿a qué sitios puede acceder, qué envía a su proveedor y puede cumplir su función con permisos más limitados? Evalúa y autoriza la extensión por separado del servicio de IA al que se conecta.

Cuentas personales: la marca correcta, el espacio de trabajo equivocado

La persona responsable de atención al cliente utiliza un asistente de IA conocido con una cuenta personal para resumir una conversación sobre una reclamación. La empresa quizá ya haya autorizado el servicio empresarial de ese proveedor, pero el empleado está trabajando fuera del espacio autorizado.

Qué revisar: la cuenta y el espacio de trabajo que aparecen durante la tarea, quién es titular de la suscripción y quién puede retirar el acceso cuando alguien deja la empresa. Reembolsar el gasto no garantiza por sí solo el control de la empresa.

Qué preguntar: ¿puede el empleado mostrar que está en el espacio autorizado antes de copiar material de trabajo? Si resulta confuso cambiar de cuenta, enseña cómo acceder durante la incorporación y facilita un marcador o enlace de acceso inequívoco.

Funciones de IA dentro de un SaaS autorizado: una ampliación que pasa inadvertida

SaaS es software que se ofrece como servicio en línea. Imagina que un equipo activa una función de IA para resumir reuniones en el servicio de videoconferencias que ya utiliza, o conecta un asistente del CRM a los registros de clientes. La aplicación principal estaba autorizada; el nuevo tratamiento de datos o acceso quizá nunca se haya revisado.

Qué revisar: ajustes de funciones de IA, integraciones, asistentes de reuniones y cambios en lo que los servicios existentes pueden leer o hacer. Pregunta a los responsables de las aplicaciones qué han activado, aunque no haya aparecido una factura nueva.

Qué preguntar: ¿la autorización original cubre esta función, estos datos de entrada, la transcripción o el resumen resultante y sus destinatarios? Mantén en funcionamiento un uso ya autorizado si sigue dentro de esos límites. Revisa cualquier ampliación sustancial antes de tratarla como algo rutinario.

Por qué se recurre a la IA no autorizada

Empieza por averiguar qué trabajo intentan terminar las personas. Se acumulan las consultas de soporte, vence el plazo de un informe o el software autorizado no permite hacer la tarea con facilidad. El acceso sencillo y la falta de claridad sobre cómo obtener autorización convierten una herramienta personal en un atajo atractivo. IBM también señala la productividad y la resolución más rápida de problemas como motivos para adoptar IA fuera de la supervisión de la empresa. Causas del shadow AI.

Para quien dirige la empresa, la consecuencia es que esta puede incorporar una práctica de tratamiento de datos sin haberla decidido de forma consciente. Para quien dirige operaciones, una solución improvisada y oculta puede convertirse en parte de un proceso crítico antes de que alguien sepa quién se hace responsable de ella.

Pregunta qué permitiría al empleado hacer ese mismo trabajo útil dentro de las normas. A veces, la respuesta es una herramienta autorizada. Otras veces basta con darle acceso a una herramienta que ya existe, mejorar una exportación de datos o responder más rápido a una solicitud de excepción.

Riesgos del shadow AI: evalúa los datos y las acciones

Prioriza los usos según lo que exponen o pueden modificar. Un asistente no autorizado que reformula un anuncio público plantea un problema distinto al de un servicio desconocido que recibe archivos de nóminas.

Conviene separar varias preguntas:

• Divulgación de datos: ¿ha llegado información de la empresa o de sus clientes a un servicio que no estaba autorizado para recibirla?
• Almacenamiento y acceso: ¿quién puede recuperar el contenido, cuánto tiempo se conserva y puede la empresa gestionar su eliminación o con quién se comparte?
• Entrenamiento: ¿puede el proveedor utilizar el contenido para mejorar sus modelos? Esto es distinto de procesar una solicitud o conservar el historial de conversaciones.
• Consecuencias para el negocio: ¿podría una respuesta sin revisar inducir a error a un cliente, modificar un registro o desencadenar otra acción de impacto?

Una posible exposición de datos justifica investigar. No demuestra que la información se haya hecho pública ni que se haya utilizado para entrenar modelos. Registra lo ocurrido antes de describir sus consecuencias.

Los agentes de IA no autorizados también pueden actuar

Un agente de IA es software que puede utilizar herramientas para realizar tareas. Un asistente no autorizado que redacta una respuesta y otro que puede enviarla requieren controles distintos.

En un proceso comercial hipotético, el permiso para leer el registro de un cliente potencial no debería convertirse de forma implícita en permiso para escribir a todos los contactos o actualizar las etapas de las oportunidades de venta. Documenta los permisos de lectura y escritura, así como quién autoriza las acciones de impacto. Quien desarrolla la solución debe mantener las credenciales y los permisos de producción fuera de cualquier experimento hasta que se haya revisado ese alcance.

Cómo detectar shadow AI sin un departamento de seguridad

Empieza por hablar con el personal y consultar los registros de la empresa que ya están bajo tu control. Antes de incorporar un producto de supervisión, necesitas un inventario útil.

Cómo identificar los usos de IA que nadie ha revisado

Pide a cada responsable de área que muestre dónde interviene la IA en su trabajo, utilizando material ficticio o público. Incluye a contratistas y directivos. Pregunta expresamente por la reformulación de textos, los resúmenes, las notas de reuniones, las hojas de cálculo, el código y las acciones automatizadas; «¿Usas IA?» se puede interpretar de forma demasiado limitada.

Después, contrasta sus respuestas con los registros que tengas autorización para consultar: gastos con tarjetas de la empresa, suscripciones, extensiones instaladas en dispositivos de trabajo, integraciones de aplicaciones, registros de inicio de sesión disponibles y funciones de IA activadas. La ausencia de un gasto no descarta una cuenta personal ni una función incluida en otro servicio.

En una extensión de Chrome, haz clic derecho en su icono y elige Administrar extensión. Revisa los permisos y el acceso a sitios que aparecen, y pide a quien administra la aplicación que limite o retire los accesos innecesarios. Consulta las condiciones de tratamiento de datos de la propia extensión antes de decidir si el acceso que solicita es aceptable. Documentación de Google sobre extensiones.

Limita la revisión al uso laboral. Pide que se identifiquen el servicio, el tipo de cuenta y las categorías de datos; no solicites que se copien conversaciones sensibles en una encuesta compartida ni que se entreguen contraseñas personales.

Una entrada breve del inventario puede ser así:

Redacción de respuestas de soporte; a cargo del responsable de atención al cliente; cuenta personal de IA; conversaciones sobre reclamaciones copiadas manualmente; sin envío automatizado; pendiente de revisión; trasladar la redacción al espacio autorizado y evaluar las cargas de datos anteriores.

Deja constancia de lo que todavía no se ha revisado. Las respuestas del personal y los registros disponibles ofrecen una cobertura parcial; no permiten demostrar que se hayan encontrado todos los usos. Investiga las discrepancias y repite la revisión cuando cambien las cuentas, las integraciones o los procesos de trabajo.

Un plan de respuesta al shadow AI en una página

Asigna esta hoja de trabajo a quien dirige la empresa o el área de operaciones. La persona que administra la aplicación o el proveedor externo de TI puede encargarse de los ajustes y los cambios de acceso. No hace falta crear un comité para asignar una decisión y asegurar que se lleve a la práctica.

Alcance: IA utilizada para trabajar para la empresa, incluidas las funciones integradas y el uso por parte de contratistas.
Responsable: la persona con autoridad para aprobar un uso, exigir cambios y detenerlo.
Registro: un inventario compartido, con acceso restringido a los detalles de los incidentes.

La posible exposición de datos tiene prioridad: detén los envíos por la vía afectada, restringe el acceso correspondiente y registra el servicio, la cuenta, el momento, las categorías de datos y las pruebas disponibles. Si se ha expuesto una contraseña o un token de acceso, pide a su responsable que lo revoque o lo renueve. Siempre que sea viable, conserva las pruebas de forma segura antes de eliminar conversaciones o conexiones. Recurre al contacto habitual para incidentes o al soporte externo de TI para evaluar el impacto y las posibles obligaciones contractuales o de notificación; no supongas que borrar los datos demuestra que nunca se conservaron.

Seguimiento: revisa los usos pendientes cada semana durante la puesta en marcha y, después, fija una revisión periódica adecuada para la empresa. Una revisión mensual es un punto de partida práctico. Reabre la decisión cuando cambien los datos, la finalidad, la cuenta o los permisos.

Utiliza la plantilla de política de uso aceptable de IA para redactar la norma destinada al personal. El marco de gobernanza de IA explica el proceso más amplio de asignación de responsabilidades y recopilación de pruebas. Esta hoja de trabajo coordina la respuesta; esas páginas aportan los documentos de apoyo.

Cómo debe ser una vía autorizada para usar IA

Una vía autorizada empieza por una cuenta controlada por la empresa, una tarea que la herramienta pueda realizar, unos datos de entrada permitidos y una persona designada para revisar el trabajo. Las garantías sobre el uso de datos empresariales para entrenar modelos son un criterio inicial útil. No son un permiso para subir cualquier archivo.

Los siguientes compromisos se verificaron en la documentación publicada por los proveedores el 20 de octubre de 2026. Cada uno se aplica al servicio empresarial cubierto y a sus condiciones. El entrenamiento, la conservación, el intercambio de datos y las conexiones con terceros siguen requiriendo comprobaciones independientes.

ChatGPT Business: utiliza el espacio de trabajo de la empresa

OpenAI ChatGPT Business, un espacio de trabajo en equipo para el asistente ChatGPT, excluye de forma predeterminada el contenido de los clientes empresariales del entrenamiento de modelos. La guía de gobernanza de OpenAI trata el historial de conversaciones y la conservación de datos como cuestiones independientes, y pide tomar decisiones sobre las integraciones y el intercambio de información. Guía de OpenAI sobre gobernanza de datos empresariales.

Autoriza el espacio de trabajo concreto y las tareas que se permiten en él. Pide al personal que confirme que está en ese espacio antes de utilizar material interno y revisa por separado las conexiones con aplicaciones.

El límite: excluir el contenido del entrenamiento no significa que el historial de conversaciones nunca se almacene. Confirma qué controles de conservación, intercambio y auditoría ofrece el plan que utilizas. No prometas un plazo de eliminación ni una auditoría de conversaciones que no hayas establecido.

Claude Team: controla los comentarios que se comparten

Anthropic Claude Team, la versión para organizaciones del asistente Claude, está sujeta a los compromisos de Anthropic sobre datos comerciales. Los datos de entrada y salida comerciales no se utilizan de forma predeterminada para entrenar sus modelos. El envío explícito de comentarios o informes de errores, u otras decisiones de compartir datos, puede permitir que las conversaciones y las sesiones de programación se utilicen para el entrenamiento. Política de Anthropic sobre entrenamiento con datos comerciales.

Da al personal acceso a la organización de la empresa y especifica qué documentos se pueden utilizar allí. La persona propietaria de la organización puede desactivar los comentarios de valoración positiva o negativa en Organization settings > Data and Privacy > Rate chats, tal como se describe en esa misma página de la política.

El límite: «No se usa para entrenar de forma predeterminada» no debe convertirse en «esa configuración cubre cualquier acción de compartir datos». Define de forma explícita la norma sobre los comentarios y revisa las integraciones antes de conectar fuentes de la empresa.

Microsoft 365 Copilot: revisa quién tiene acceso a los archivos

Microsoft 365 Copilot, el asistente de Microsoft para trabajar en sus servicios de productividad, ahora se llama Microsoft Copilot en la documentación actual; algunas licencias y experiencias de uso mantienen el nombre anterior durante la transición. Microsoft indica que los prompts, las respuestas y los datos a los que se accede a través de Microsoft Graph, su conexión con la información de trabajo, no se utilizan para entrenar modelos de lenguaje fundacionales. Documentación de Microsoft sobre privacidad para organizaciones.

Confirma qué cuenta de empresa y qué servicio están cubiertos. Revisa quién puede acceder a los documentos pertinentes antes de activar un proceso que los utilice.

El límite: Copilot puede mostrar información de la organización que el usuario ya tiene permiso para consultar. No corrige una configuración de archivos compartidos con permisos demasiado amplios. Microsoft también documenta el almacenamiento de interacciones y consideraciones específicas para la búsqueda web y los agentes de terceros. Revisa esas funciones dentro del uso propuesto.

Gemini for Workspace: confirma qué servicio está cubierto

Google Gemini for Workspace, la asistencia de IA disponible a través de los servicios de productividad empresarial de Google, ofrece protecciones cuyo alcance depende de las ediciones de Google Workspace que reúnen los requisitos. El centro de privacidad de Google indica que los prompts, el contenido de Workspace, el contexto de páginas web y las respuestas generadas que están cubiertos no se utilizan para entrenar modelos de IA generativa sin permiso. Centro de privacidad de la IA generativa de Google Workspace.

Pide a quien administra el servicio que confirme que la cuenta y el servicio de Gemini previstos están cubiertos por esos compromisos de Workspace. No extiendas esa garantía a una cuenta personal de Google solo porque el asistente tenga el mismo nombre.

El límite: Google documenta distintas condiciones de conservación de datos según el servicio de Gemini y los controles de administración. La restricción sobre el entrenamiento no significa que las conversaciones desaparezcan después de usarlas. Registra la configuración real de conservación e intercambio de datos del servicio antes de autorizar trabajo sensible.

Haz que la vía autorizada sea fácil de seguir

Elige un servicio que resuelva el trabajo que el personal ha descrito. Si necesita ayuda para resumir documentos, muestra cómo hacer esa tarea con material de ejemplo permitido y un paso de revisión claro. Una invitación para crear una cuenta no enseña por sí sola cómo sustituir la solución improvisada.

Publica en un mismo lugar el espacio de trabajo o servicio exacto, los datos de entrada permitidos, los usos prohibidos y el contacto para dudas. Asigna un responsable a las solicitudes de excepción y fija un plazo de respuesta que puedas cumplir. Cuando no se pueda autorizar una solicitud, explica qué datos o permisos impiden aprobarla y ofrece una forma más acotada de completar la tarea.

Qué hacer ahora y qué puede esperar

Dirección: actúa de inmediato sobre los usos desconocidos que impliquen registros de clientes, información confidencial del personal, credenciales o acciones automatizadas. Designa a la persona que puede detener la vía afectada y decidir si se autoriza.

Responsables de operaciones: resuelve las dificultades de acceso y de los procesos de trabajo al mismo tiempo que defines las normas. Atiende la tarea que originó la solución improvisada y confirma después que el personal puede utilizar la alternativa.

Desarrolladores: revisa el acceso a repositorios, las cuentas conectadas y los permisos para actuar antes de convertir un asistente en un agente. El permiso para redactar no autoriza cambios en producción.

Equipos que ya trabajan dentro del alcance autorizado: mantén el trabajo habitual cuando la cuenta, los datos, la finalidad y los permisos sigan cubiertos. Una plataforma dedicada a detectar usos puede esperar mientras un inventario manejable y los controles existentes cubran tus necesidades; valora herramientas adicionales cuando ya no puedas mantener esa visibilidad de forma fiable.

¿Qué se exagera sobre el shadow AI?

Encontrar una herramienta demuestra que hay un uso que necesitas entender. No prueba, por sí solo, que haya ocurrido una filtración de datos, una conducta indebida deliberada o un entrenamiento de modelos con secretos de la empresa.

El atajo opuesto tampoco se sostiene: contratar un plan empresarial no resuelve todo. Quedan por definir la elección de cuentas, los permisos, la conservación de datos, el comportamiento del personal y la revisión de resultados.

Una prohibición tampoco elimina la necesidad de fondo. Quien dirige atención al cliente sigue teniendo que resolver las consultas pendientes. Acompaña las restricciones de un método autorizado que funcione y facilita que cualquier error se comunique pronto.

Mide el avance por tu capacidad para explicar los procesos de trabajo importantes y sus límites. Que el inventario crezca durante la revisión puede indicar una mejor visibilidad, sin que eso signifique que el comportamiento haya empeorado de repente.

Preguntas frecuentes

¿Qué es exactamente el shadow AI?

Es el uso de IA para trabajar para la empresa sin su aprobación o supervisión. Incluye aplicaciones no autorizadas, extensiones, cuentas personales y funciones de IA sin revisar dentro del software existente.

¿Por qué supone un problema el shadow AI?

La empresa no puede evaluar el tratamiento de datos, los accesos ni las decisiones de negocio que desconoce. La respuesta debe depender de los datos de entrada y los permisos reales, en lugar de atribuir la misma gravedad a todos los usos desconocidos.

¿Qué significa usar IA en la sombra?

Es el trabajo concreto que se realiza por una vía de IA no autorizada. Registra la tarea y la cuenta: «resúmenes de soporte en un espacio personal» aporta más que anotar únicamente el nombre de un proveedor.

¿Qué es shadow IT en ciberseguridad?

Shadow IT es la tecnología utilizada para trabajar sin conocimiento o autorización de la organización. Shadow AI es la parte de ese problema más amplio que corresponde a la IA, incluidas las funciones de IA dentro de tecnología autorizada.

¿Qué información nunca se debe dar a una IA?

No incluyas contraseñas, tokens de acceso ni claves privadas en los prompts. No proporciones material confidencial de clientes o empleados salvo que la cuenta y la tarea concretas estén autorizadas para ello. Utiliza ejemplos ficticios cuando no sea necesario identificar a las personas.

¿Qué dato sobre la IA debería preocuparnos?

Un asistente o una extensión puede acceder a más información que el texto que alguien introduce deliberadamente. Revisa las fuentes conectadas y los permisos del navegador, en lugar de suponer que un prompt breve implica que hay poca información en juego.

¿Cuál es el coeficiente intelectual de la IA hoy?

Una única cifra de coeficiente intelectual no es un criterio útil para autorizar distintas herramientas y tareas de IA. Evalúa el trabajo previsto, los errores, el acceso a datos y los requisitos de revisión antes de depender de un sistema.

¿Cómo se crea una sombra con IA?

Si te refieres a una sombra visual en una imagen, se trata de una tarea de edición de imágenes. En el contexto empresarial, shadow AI se refiere al uso no autorizado de IA, no a un efecto visual.

¿Qué es Shadow Work AI?

Si te refieres a una aplicación de IA para la reflexión personal o para llevar un diario, se trata de otro uso de la expresión. La cuestión laboral que se aborda aquí es si un servicio está autorizado para tratar el trabajo y los datos de la empresa.

¿Sobre qué nos advirtió Stephen Hawking acerca de la IA?

En su discurso de Cambridge del 19 de octubre de 2016, Hawking habló de los posibles beneficios y peligros de una IA potente, incluidas las armas autónomas y los usos opresivos. Esa advertencia a largo plazo es distinta de la evaluación de una exposición concreta de datos en el trabajo. Transcripción del discurso publicada por Cambridge.

Por dónde empezar el lunes

Pide a los responsables de área que muestren dónde interviene la IA en su trabajo. Empieza por el uso desconocido que implique la información más sensible o la mayor capacidad para actuar. Asigna la decisión a una persona, facilita una vía autorizada que funcione y muestra cómo utilizar la alternativa con datos de ejemplo seguros.

Después, publica la norma para el personal junto con la lista de cuentas autorizadas y el contacto para comunicar incidencias. Termina la reunión con acciones asignadas y preguntas pendientes, en lugar de dar por resuelto el problema por haber contratado cuentas.

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