Beste Terminplanungssoftware 2026: Calendly, Cal.com, Acuity und Reclaim im Vergleich (geprüft im Juli 2026)

Calendly ist 2026 für die meisten Unternehmen die beste Terminplanungssoftware – allerdings nur, wenn externe Personen Meetings buchen sollen: Standard kostet bei jährlicher Abrechnung $10 pro Nutzerplatz und Monat. Acuity ist bei kostenpflichtigen Kundenterminen vorn, Motion bei der Aufgabenplanung und Homebase bei Schichten. Entscheidend ist daher zuerst die Art der Planung – nicht die längste Feature-Liste.

Die beste Terminplanungssoftware auf einen Blick

Hinter dem Begriff Terminplanung verbergen sich sehr unterschiedliche Anschaffungen. In der Beratung sollen Interessenten einen freien Gesprächstermin wählen. Ein Salon braucht eine Auswahl und Bezahlung von Dienstleistungen. Führungskräfte müssen Aufgaben realistisch im Arbeitstag unterbringen. In einem Restaurant geht es darum, Beschäftigte Schichten zuzuweisen. Die folgenden Apps überschneiden sich, sind aber nicht austauschbar.

Preise, Tarifnamen und Limits wurden am 29. Juli 2026 mit den aktuellen Preis- oder Hilfeseiten der jeweiligen Anbieter abgeglichen. Dieses Datum ist wichtig. Mehrere Tarife weisen den auf einen Monat umgerechneten Jahrespreis aus, außerdem unterscheiden sich die Abrechnungseinheiten: Acuity verkauft Kalenderkapazität, Homebase rechnet pro Standort ab, Calendly, Cal.com, Reclaim und Motion dagegen pro Nutzerplatz.

Die Kurzempfehlung:

• Calendly passt, wenn Leads, Kunden oder Bewerber Meetings mit einer Person oder einem Sales-Team mit automatischer Verteilung buchen sollen.
• Cal.com passt, wenn Produkt- oder Operations-Teams mehr Kontrolle, Organisationsstrukturen, APIs oder einen weniger eingeschränkten kostenlosen Einzeltarif benötigen.
• Acuity passt, wenn Termine selbst das Produkt sind und Anzahlungen, Pakete, Geschenkgutscheine, Aufnahmeformulare sowie zahlreiche Mitarbeiterkalender zählen.
• Setmore passt, wenn bis zu vier Dienstleistende ein brauchbares kostenloses Buchungssystem brauchen oder ein größeres Team einen niedrigen Preis pro Nutzer sucht.
• Brevo Meetings passt, wenn Buchungsaktivitäten zum Kontaktdatensatz gehören und sich die umfassendere Brevo-Plattform ohnehin rechnet.
• Reclaim passt, wenn Meetings nicht das eigentliche Problem sind. Die Stärke liegt darin, Fokuszeit, Gewohnheiten und Aufgabenkapazität rund um den Kalender zu schützen.
• Motion passt, wenn Aufgaben und Projekte automatisch Zeit erhalten sollen, statt lediglich freie Slots über eine Buchungsseite anzubieten.
• Homebase passt, wenn der Dienstplan für Beschäftigte auf Stundenbasis an einem physischen Standort gedacht ist.

Nach welchen Kriterien wurden die Terminplaner-Apps ausgewählt?

Dies ist ein Vergleich, kein Praxistest. Keine Aussage beruht auf dem Anschein, die Produkte seien in kostenpflichtigen Konten ausprobiert worden. Grundlage sind aktuelle Herstellerdokumentationen, die aktuellen Tarifstaffeln, echte Screenshots von den Produktseiten, vereinheitlichte Kostenrechnungen und ein Entscheidungsraster, das für jeden Sieger einen Grund und für jeden Verlierer eine konkrete Grenze benennt.

Die Rangfolge folgt diesen Kriterien.

1. Die eigentliche Planungsaufgabe

Zuerst zählt, was im Kalender landet. Bei externen Meetings sind Verfügbarkeit, Qualifizierung, Verteilung, Erinnerungen und die Übergabe an CRM oder Videokonferenz wichtig. Bei bezahlten Terminen kommen Dienstleistungsauswahl, Kapazität der Anbieter, Formulare, Anzahlungen, Pakete und Folgebuchungen hinzu. Für die Aufgabenplanung muss die App Arbeit in Kalenderblöcke umwandeln und diese neu verteilen, sobald sich der Tag ändert. Bei Schichten ist die Einheit ein Standort mit seinen Beschäftigten – kein Buchungslink für Kunden.

Dieses Kriterium wiegt am schwersten, weil reine Feature-Zahlen falsche Vergleichbarkeit suggerieren. Eine Growth-Verantwortliche in einem B2B-SaaS-Unternehmen gewinnt keine zusätzliche Pipeline, nur weil ein Terminplaner auch Stundenzettel erstellt. Und ein lokaler Dienstleistungsbetrieb kann noch lange keine Pakete verkaufen, nur weil ein Meeting-Tool mehr Integrationen bietet.

2. Der erste wirklich nutzbare Tarif

Ein $0-Label zählt nur, wenn der kostenlose Tarif eine echte, klar umrissene Aufgabe löst. Calendly Free unterstützt einen Event-Typ und einen verbundenen Kalender. Cal.com Individuals bietet einem Nutzer unbegrenzt viele Event-Typen und Kalender. Setmore Free umfasst bis zu vier Nutzer und 200 Termine pro Monat. Homebase Basic deckt einen Standort und bis zu zehn Beschäftigte ab. Das sind alles vollwertige kostenlose Angebote – nur stößt jedes aus einem anderen Grund an seine Grenze.

Beim günstigsten Bezahlangebot gilt derselbe Maßstab. Acuity Starter für $16 pro Monat bei jährlicher Abrechnung kann das komplette Termingeschäft eines Einzelanbieters tragen. Motion Pro AI für $19 pro Nutzerplatz und Monat lohnt sich dagegen nur, wenn die automatische Aufgabenplanung tatsächlich der Kaufgrund ist.

3. Abrechnungseinheit und nächste Tarifgrenze

Der niedrigste Einstiegspreis verrät wenig über die späteren Gesamtkosten. Entscheidend sind drei Fragen: Was wird berechnet, wann ist der nächste Tarif nötig und welche Funktion erzwingt den Wechsel?

Calendly rechnet pro Nutzerplatz ab. Auch Setmore behandelt jeden Mitarbeiterkalender als Nutzer – selbst wenn die betreffende Person sich gar nicht anmelden kann. Acuity verkauft Tarife mit einer festen Zahl an Kalendern. Homebase rechnet pro Standort ab und erlaubt in den kostenpflichtigen Tarifen unbegrenzt viele Beschäftigte. Brevo ist komplexer, weil die Meeting-Funktionen auf Plattformtarife und optionale Sales-Add-ons verteilt sind. Bei Reclaim können nach Ende der aktuellen Aktion für größere Smart Meetings zusätzliche Attendee Users anfallen.

4. Was nach der Terminwahl passiert

Ein gebuchter Slot ist häufig nur der Anfang. Calendly Standard kann Zahlungen, Automatisierungen und Marketingsysteme anbinden. Acuity erfasst Anzahlungen und Angaben vor dem Termin und verwaltet wiederkehrende Buchungen. Brevo hält die Buchungsaktivität in einem umfassenderen Vertriebsdatensatz. Homebase führt von der Schicht weiter zu Zeiterfassung und Teamkommunikation. Das stärkste Tool ist jenes, das beim konkreten Geschäftsmodell den nächsten manuellen Übergabeschritt beseitigt.

Bei Teams mit vielen Meetings gehört dazu auch die Zeit nach dem Gespräch. Die besten KI-Meeting-Notiztools übernehmen Transkription und Nachbereitung; sie sollten getrennt von der Buchungsebene bewertet werden.

5. Die Grenze, die gegen den Kauf spricht

Für jede Hauptempfehlung gibt es einen konkreten Grund, sie auszusortieren. Ein Event-Typ in Calendly Free ist knapp. Cal.com Organizations kostet mehr als der einfachere Teamtarif. Acuity bietet keinen dauerhaft kostenlosen Tarif. Bei Setmore schwindet der Preisvorteil durch die Abrechnung pro Mitarbeiter mit wachsendem Team. Brevos veröffentlichter Weg zu Round Robin ist ungewöhnlich teuer, wenn ausschließlich Terminplanung gekauft werden soll. Reclaim ist kein System für den Verkauf von Terminen. Motion ist für einen einfachen Buchungslink überdimensioniert. Homebase wickelt keine Kundentermine ab.

Produkte mit lediglich vagen Vorteilen wurden nicht in die Hauptauswahl aufgenommen. Google Calendar, Microsoft Bookings, Zoho Bookings und SimplyBook.me bleiben relevant und werden in den FAQ behandelt. Die acht Hauptabschnitte konzentrieren sich dagegen auf die klarsten Gewinner für jeweils eigenständige Aufgaben.

1. Calendly: insgesamt die beste Wahl für externe Meetings

Calendly ist die verlässlichste Standardwahl, wenn externe Personen Geschäftstermine ohne E-Mail-Pingpong buchen sollen. Der gesamte Ablauf ist abgedeckt: von einer einfachen Verfügbarkeitsseite in Free bis zu Round Robin, Lead-Qualifizierung und Salesforce-Übergabe in Teams. Die Grenze ist ebenso klar: Ein einziger Event-Typ in Free wird schnell knapp, und bezahlte Nutzerplätze machen eine breite Einführung teurer als ein Terminsystem mit pauschaler Kalenderzahl.

Ein B2B-Sales-Team aus fünf Personen zeigt den Unterschied. Standard kann jedem Vertriebsmitarbeiter unbegrenzt viele Event-Typen, mehrere verbundene Kalender, Erinnerungen, Zahlungen über Stripe oder PayPal sowie Automatisierungen über Zapier oder Webhooks geben. Müssen Leads jedoch qualifiziert und auf mehrere Personen verteilt werden, ist Standard nicht mehr der passende Vergleich. Dann zählt Teams, denn dieser Tarif ergänzt Round-Robin-Meetings, Lead-Qualifizierung und -Verteilung sowie eine Meeting-Übergabe an Salesforce.

Am besten geeignet für: Externe Erstgespräche, Demos, Interviews und verteilte Sales-Meetings
Besonderheit: Der geradlinigste Weg vom persönlichen Buchungslink zur Qualifizierung und Round-Robin-Verteilung im Team
Preis: Free; Standard für $10 pro Nutzerplatz und Monat bei jährlicher Abrechnung; Teams für $16 pro Nutzerplatz und Monat bei jährlicher Abrechnung; Enterprise ab $15,000 pro Jahr
Kostenlos testen: Bezahlfunktionen 14 Tage, anschließend wird das Konto auf Free zurückgestuft

Die Calendly-Preisseite stellt die Staffel ungewöhnlich verständlich dar. Free bleibt dauerhaft kostenlos, ist aber auf einen Event-Typ und einen verbundenen Kalender begrenzt. Individuelle Verfügbarkeit, Videokonferenzen, Anpassungen der Buchungsseite, mobile Apps und Browser-Erweiterungen sind trotzdem enthalten. Für Selbstständige mit genau einem kurzen Beratungsformat reicht das aus.

Standard ist der praxistaugliche Tarif für kleinere Unternehmen. Für $10 pro Nutzerplatz und Monat bei jährlicher Abrechnung gibt es unbegrenzt viele Event-Typen und mehrere Kalender. Hinzu kommen HubSpot, Mailchimp, Stripe, PayPal, Zapier, Webhooks, Erinnerungen und Funktionen für die Terminansprache. So lassen sich etwa Erstgespräche, Kunden-Check-ins und kostenpflichtige Beratungen trennen, ohne gleich den Tarif für Teamverteilung zu öffnen.

Teams kostet bei jährlicher Abrechnung $16 pro Nutzerplatz und Monat. Der Mehrwert besteht nicht einfach aus „mehr Calendly“, sondern aus einem anderen Workflow: Salesforce-Übergabe, Round Robin, Qualifizierung und Verteilung sowie umfangreichere Administration für eine Gruppe, die sich eingehende Nachfrage teilt. Enterprise beginnt bei $15,000 pro Jahr und ergänzt unter anderem Salesforce Lookup Routing, Microsoft Dynamics, SSO und SAML, Domain-Kontrolle, ein Audit Log, eine Data Deletion API, dedizierten Support sowie Sicherheits- und Rechtsprüfungen.

1. 1

   Einen Event-Typ mit klarem Ergebnis anlegen

   Am Anfang steht genau das Meeting, das einen geschäftlichen Zweck erfüllt, etwa ein Erstgespräch – keine Auswahl aus vagen Optionen. In Free ist dieser eine Event-Typ das gesamte Kontingent. Dauer und Zweck sollten deshalb eindeutig sein.

2. 2

   Den Arbeitskalender verbinden

   Verbunden wird der Kalender, in dem tatsächliche Konflikte stehen. Ein zweiter privater oder projektbezogener Kalender erfordert den Wechsel aus Free. Verfügbarkeiten sollten erst veröffentlicht werden, wenn der Arbeitskalender als verlässliche Quelle dient.

3. 3

   Den Arbeitstag schützen

   Nach der individuellen Verfügbarkeit folgen Puffer, Mindestvorlauf und ein Tageslimit, die Raum für Vorbereitung und Nachbereitung lassen. Die Buchungsseite soll belastbare Kapazität zeigen – nicht jedes leere Kästchen.

4. 4

   Nur notwendige Angaben für die Verteilung abfragen

   Abgefragt werden nur Informationen, die zur Vorbereitung oder Verteilung des Meetings gebraucht werden. Müssen unterschiedliche Antworten zu unterschiedlichen Vertriebsmitarbeitern führen, weist das auf Teams und dessen Qualifizierungs- und Routing-Funktionen hin.

5. 5

   Erinnerungen aktivieren und den gesamten Ablauf testen

   Nach Aktivierung der passenden Meeting-Erinnerungen folgt eine Probebuchung im Inkognito-Fenster. Dabei werden Zeitzone des Gasts, Kalendereintrag, Videolink und Bestätigung kontrolliert. Ein geteilter Link ist erst einsatzbereit, wenn der externe Weg durchgängig funktioniert.

Calendly gewinnt, weil es für die häufigste Bedeutung von „Terminplaner-App“ die sicherste Standardwahl ist. Aus Gewohnheit sollte es dennoch nicht gewählt werden. Wer kostenpflichtige Dienstleistungen, Projektarbeit oder eine Belegschaft auf Stundenbasis plant, findet weiter unten passendere Lösungen.

2. Cal.com: am besten als anpassbare Planungsinfrastruktur

Cal.com ist die stärkste Calendly-Alternative, wenn Terminplanung wie Infrastruktur funktionieren soll und nicht wie eine unveränderliche SaaS-Seite. Der Individuals-Tarif ist bemerkenswert großzügig: ein Nutzer, unbegrenzt viele Event-Typen und Kalender, E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen, mehr als 100 App-Integrationen, Zahlungen, CRM-Synchronisierung und Import von Calendly-Events. Der Preis für diese Freiheit ist mehr Komplexität. Ein produktnahes Team profitiert davon; für einen einzelnen Berater mit einfachem Buchungsbedarf entsteht möglicherweise kein praktischer Mehrwert.

Der klarste Anwendungsfall ist ein Softwareunternehmen, das Terminplanung in die Customer Journey einbettet. Heute werden vielleicht verwaltete und kollektive Events, wiederkehrende Events, Routing-Formulare, Analytics und eigene APIs benötigt; später kommen Unternehmens-Subdomains, SAML SSO, SCIM und domainweite Delegation hinzu. Die Tarifstruktur von Cal.com bildet diese Entwicklung besser ab als ein Meeting-Link, der lediglich immer mehr Add-ons sammelt.

Am besten geeignet für: Produktteams, technische Betreiber und Organisationen, die mehr Kontrolle über ihre Terminplanung wollen
Besonderheit: Unbegrenzt viele Event-Typen und Kalender für einen kostenlosen Nutzer, gefolgt von APIs und Organisationskontrollen
Preis: Individuals kostenlos; Teams für $12 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung; Organizations für $28 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung; Enterprise mit individuellem Jahrespreis
Kostenlos testen: Kostenloser Individuals-Tarif; Teams 14 Tage testen

Auf der aktuellen Preisseite von Cal.com ist Individuals für einen Nutzer dauerhaft kostenlos. Enthalten sind unbegrenzt viele Event-Typen und Kalender, E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen, eine mobile App, eine Browser-Erweiterung, mehr als 100 App-Integrationen, Stripe und PayPal, bidirektionale Synchronisierung mit Salesforce und HubSpot sowie der Calendly-Import mit einem Klick. Wer allein arbeitet und tatsächlich mehrere Terminarten oder Kalender benötigt, erhält damit einen geeigneteren kostenlosen Tarif als bei Calendly.

Teams kostet bei jährlicher Abrechnung $12 pro Nutzer und Monat. Der Tarif umfasst ein Team, Round-Robin-Planung, verwaltete und kollektive Events, wiederkehrende Events, individuelle Benachrichtigungen, das Entfernen des Cal.com-Brandings, Routing-Formulare, Analytics und eigene APIs. Erst auf dieser Stufe wird Cal.com von einem großzügigen persönlichen Terminplaner zu einem Gruppensystem.

Organizations kostet bei jährlicher Abrechnung $28 pro Nutzer und Monat. Hinzu kommen unbegrenzt viele Unterteams, Routing mit individuellen Variablen, eine Unternehmens-Subdomain, SAML SSO, SCIM, Rollenberechtigungen, domainweite Delegation und weitere APIs. Enterprise wechselt zu einem individuellen Jahrespreis und ergänzt dediziertes Onboarding und Engineering, SLA- und Uptime-Garantien, HRIS- und Verzeichnisintegrationen, bevorzugten Slack- und Account-Support sowie eine dedizierte Datenbank.

Cal.com ist die bessere Anschaffung, wenn Kontrolle eine konkrete Anforderung mit klarer Zuständigkeit ist – nicht nur ein Wunsch auf einer Feature-Liste. Ein technisches Team, das Routing-Formulare, APIs, Organisationskontrollen oder den umfangreichen kostenlosen Tarif nutzt, gewinnt echten Spielraum. Ein nicht technisches Team, das nur einen Demo-Link veröffentlichen will, sollte den einfacheren, langfristig wartbaren Weg wählen.

3. Acuity Scheduling: am besten für kostenpflichtige Dienstleistungstermine

Acuity Scheduling ist die beste Wahl, wenn der Termin selbst ein Gut ist, das verkauft, vorbereitet und erbracht werden muss. Sämtliche Tarife unterstützen unbegrenzt viele Dienstleistungen und Termine, wiederkehrende Buchungen, Anzahlungen oder Vorauszahlungen, Kundenprofile, Aufnahmeformulare und bidirektionale Kalendersynchronisierung. Die Grenze ist das Gegenstück zu Calendly: Acuity hat keinen dauerhaft kostenlosen Tarif, kann durch feste Kalenderkontingente bei wachsenden Dienstleistungsteams aber günstiger werden als Tools mit Preis pro Nutzerplatz.

Ein Wellnessstudio mit drei Fachkräften macht den Unterschied deutlich. Interessenten benötigen nicht bloß eine freie Uhrzeit. Sie müssen eine Dienstleistung wählen, Angaben für die Vorbereitung machen, eine Anzahlung leisten, Erinnerungen erhalten und möglicherweise ein Paket für spätere Besuche kaufen. Genau dieser Ablauf erklärt, warum Acuity einen bekannteren Meeting-Terminplaner schlagen kann, obwohl beide am Ende einen Eintrag in Google Calendar erzeugen.

Am besten geeignet für: Beratungen, Studios, Praxen, Coaches und andere Unternehmen, die zeitgebundene Dienstleistungen verkaufen
Besonderheit: Zahlungen, Anzahlungen, wiederkehrende Termine, Aufnahmeprozesse und Paketverkauf auf Basis der Kalenderkapazität
Preis: Starter für $16 pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder $20 monatlich; Standard für $27 pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder $34 monatlich; Premium für $49 pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder $61 monatlich
Kostenlos testen: 7 Tage ohne Kreditkarte; kein dauerhaft kostenloser Tarif

Die aktuelle Anmelde- und Preisseite von Acuity zeigt drei Stufen. Starter umfasst einen Kalender und kostet $16 pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder $20 bei monatlicher Zahlung. Unterstützt werden Stripe, Square und PayPal sowie E-Mail-Erinnerungen, Aufnahmeformulare und die automatische Umrechnung von Zeitzonen. Ein einzelner Dienstleister kann hier einen vollständigen Bezahltermin abwickeln, statt Buchungslink, Zahlungsseite und Formular getrennt zusammenzubauen.

Standard kostet $27 pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder $34 monatlich. Die Kapazität steigt auf sechs Kalender; dazu kommen SMS-Erinnerungen, Mitgliedschaften und Pakete sowie Geschenkgutscheine. Für einen Salon, ein Coaching-Team oder ein Studio mit wiederkehrenden Kunden ist dies die praktisch relevante Mehranbieter-Stufe. Besonders Pakete verändern das Geschäft: Verkauft wird nicht länger ein einzelner Termin, sondern ein Bündel, sodass nicht jeder Besuch neu verkauft werden muss.

Premium kostet $49 pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder $61 monatlich. Der Tarif erlaubt bis zu 36 Kalender, ein Business Associate Agreement zur HIPAA-Compliance, unterschiedliche Zeitzonen für Mitarbeiter und Standorte, eine eigene API und individuelles CSS. Die HIPAA-Unterstützung ist kein pauschales Compliance-Versprechen. Sie ist eine benannte Tarifleistung, die weiterhin in die umfassendere Datenschutz- und Betriebsprüfung des Käufers gehört.

Jeder Tarif umfasst unbegrenzt viele Dienstleistungen und Termine, wiederkehrende Termine, Anzahlungen oder Vorauszahlungen, Kundenprofile sowie bidirektionale Synchronisierung mit Google Calendar, Outlook und iCloud. Diese gemeinsame Basis ist entscheidend: Acuity zwingt Einzelanbieter nicht allein deshalb zum Upgrade, weil sie Geld einziehen oder mehr Termine abwickeln möchten.

Die entscheidende Frage lautet, ob Zahlung und Leistungserbringung zur Buchung gehören. Falls ja, liegt Acuity mit Anzahlungen, Aufnahmeprozess, Wiederholungen, Paketen und Kundenprofilen näher am Geschäft. Ist der Termin nur ein Gespräch mit anschließender CRM-Übergabe, bleiben Calendly oder Cal.com die schlankere Lösung.

4. Setmore: bester kostenloser Online-Terminplaner für kleine Dienstleistungsteams

Setmore ist für kleine Dienstleistungsteams die nützlichste kostenlose Terminplaner-App, weil Free bis zu vier Nutzer und 200 Termine pro Monat unterstützt. Buchungsseite, Zahlungen, E-Mail-Erinnerungen und -Bestätigungen, Integrationen, mobile Apps und Teamzusammenarbeit sind enthalten. Die Grenze entsteht bei Volumen und Mitarbeiterzahl: Im Bezahlmodell zählt jeder Mitarbeiterkalender als Nutzer, auch wenn diese Person keine Anmeldeberechtigung hat.

Für einen lokalen Dienstleistungsbetrieb mit vier Personen ist das kostenlose Kontingent erstaunlich konkret. Jeder Anbieter kann einen eigenen Kalender erhalten, Zahlungen lassen sich annehmen und monatlich sind bis zu 200 Termine möglich – ohne Abonnement. So kann ein junges Unternehmen herausfinden, ob Nachfrage, Nichterscheinen, Mitarbeiterkapazität oder Zahlungsabwicklung als Nächstes zum Engpass wird.

Am besten geeignet für: Kleine Terminbetriebe, die mehrere Mitarbeiterkalender nutzen möchten, bevor sie bezahlen
Besonderheit: Bis zu vier kostenlose Nutzer mit Zahlungsannahme und 200 Terminen pro Monat
Preis: Free für $0 pro Nutzer und Monat; Pro für $5 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $12 monatlich; Enterprise als individuelle Vereinbarung
Kostenlos testen: Dauerhafter Free-Tarif; Pro bietet statt eines kostenlosen Tests ein 30-tägiges Rückgabefenster ohne Risiko

Die Preisseite von Setmore nennt die relevante Grenze in klaren Zahlen. Free kostet für bis zu vier Nutzer $0 pro Nutzer und Monat und erlaubt 200 Termine monatlich. Zahlungsannahme, Buchungsseite, E-Mail-Erinnerungen und -Bestätigungen, Integrationen, iOS- und Android-Apps sowie Zusammenarbeit sind inbegriffen.

Pro kostet bei jährlicher Abrechnung $5 pro Nutzer und Monat oder bei monatlicher Abrechnung $12 pro Nutzer und Monat. Der Tarif erlaubt unbegrenzt viele Termine und die im Tarif verfügbaren Nutzer. Hinzu kommen eine gebrandete Buchungsseite und mobile App, SMS- und E-Mail-Erinnerungen, wiederkehrende Termine, bidirektionale Kalendersynchronisierung, Entfernung des Brandings, individuelle Benachrichtigungen, Teamfunktionen und bevorzugter Support. Als Zahlungsintegrationen werden Square, Stripe und PayPal genannt.

Setmore bietet außerdem einen Enterprise-Kontakt für individuelle Vereinbarungen. Die reguläre Seite veröffentlicht keinen Enterprise-Preis, daher endet ein ehrlicher Vergleich beim Angebot. Für das Self-Service-Produkt Pro gibt es ein 30-tägiges Rückgabefenster ohne Risiko. Das ist eine Kaufabsicherung, kein kostenloser Test.

Setmore ist die richtige kostenlose Empfehlung, wenn „Team“ zwei bis vier Anbieter bedeutet und die Nachfrage unter 200 Terminen pro Monat bleibt. Bei fünf oder sechs Kalendern gehört Acuity Standard in dieselbe Preisrechnung. Sobald es statt Anbieterbuchungen um die Verteilung externer Sales-Termine geht, endet dieser Vergleich; dann sind Calendly oder Cal.com wieder relevant.

5. Brevo Meetings: am besten, wenn Buchungen ins CRM gehören

Brevo Meetings ist die beste Wahl, wenn das Meeting nur ein Ereignis in einem umfassenderen Kontakt-, Vertriebs- und Marketingprozess ist. Schon die kostenlosen Sales-Tools umfassen automatische Terminplanung mit einem verbundenen Kalender und Postfach. Als Ort eines Meeting-Typs lassen sich Brevo Video, Zoom, Google Meet, ein anderer Videolink, Telefon oder ein persönliches Treffen wählen. Die ernsthafte Grenze ist Round Robin: Laut veröffentlichter Preisliste sind dafür sowohl die Professional-Plattform als auch Sales Advanced erforderlich. Der Einstieg liegt bei $563 pro Monat vor Steuern, Rabatten oder zusätzlichen Nutzerplätzen.

Brevo gehört in diesen Vergleich, weil einem B2B-Growth-Team die Übergabe in den Kontaktdatensatz wichtiger sein kann als ein eigenständiger Terminplaner. Ein Interessent kann buchen, bis zu 15 Teilnehmerfragen beantworten, Erinnerungen erhalten, über den gewählten Meeting-Ort teilnehmen und im selben umfassenderen System bleiben, das Vertrieb und Marketing verwenden. Der Vorteil heißt Konsolidierung – nicht günstigste verteilte Buchungswarteschlange.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die Brevo bereits nutzen und Buchungsaktivitäten neben Vertriebs- und Marketingdaten halten möchten
Besonderheit: Terminplanung, Teilnehmerfragen, Zahlungen, Erinnerungen und Meeting-Orte innerhalb einer größeren Kundenplattform
Preis: Plattformtarife: Free für $0, Starter ab $9 pro Monat, Standard ab $18, Professional ab $499 und Enterprise individuell; Sales Essentials für $31 pro Monat; Sales Advanced für $64 pro Monat
Kostenlos testen: Die kostenlose Plattform und die Sales-Tools enthalten automatische Terminplanung mit einem verbundenen Kalender und Postfach

Brevos aktueller Leitfaden zu den Plattformpreisen führt Free für $0 pro Monat, Starter ab $9, Standard ab $18, Professional ab $499 und Enterprise mit individuellem Preis auf. Jahresabonnements erhalten 10% Rabatt. Zu den integrierten kostenlosen Sales-Tools gehören automatische Terminplanung sowie ein verbundener Kalender und ein Postfach.

Sales Essentials ist ein Add-on für $31 pro Monat und steht in Starter, Standard, Professional und Enterprise zur Verfügung. Es ergänzt unbegrenzt viele verbundene Kalender und Postfächer sowie Workflows für die Vertriebsautomatisierung. Mehrnutzerzugriff bleibt allerdings Standard, Professional und Enterprise vorbehalten. Der niedrigste veröffentlichte Listenpreis für diese Mehrnutzerkonfiguration besteht daher aus Standard für $18 plus Sales Essentials für $31: $49 pro Monat beziehungsweise hochgerechnet $588 pro Jahr vor Steuern, Jahresrabatten oder zusätzlichen Nutzerplätzen.

Sales Advanced kostet $64 pro Monat und ist nur mit Professional und Enterprise erhältlich. Das Add-on stellt die Option Rotating Host bereit, über die Meetings per Round Robin verteilt werden. Brevos Dokumentation zu Meeting-Typen nennt einen Host oder einen Rotating Host; Letzterer ist auf Sales Advanced begrenzt.

Daraus ergibt sich das deutlichste Preisergebnis dieses Vergleichs. Der günstigste veröffentlichte Weg zu Round Robin kostet Professional für $499 plus Sales Advanced für $64, insgesamt $563 pro Monat beziehungsweise hochgerechnet $6,756 pro Jahr. Ist die Professional-Plattform bereits durch andere Aufgaben gerechtfertigt, beträgt die zusätzliche Entscheidung für Sales Advanced $768 pro Jahr. Wird ausschließlich Terminplanung gesucht, sind Calendly Teams oder Cal.com Teams die ehrliche Empfehlung.

Als Meeting-Ort unterstützt Brevo Video, Zoom, Google Meet, einen anderen externen Videodienst, Telefon oder ein persönliches Treffen. Meeting-Typen können außerdem Zahlungen einziehen, Erinnerungen konfigurieren, Brevo-Videoanrufe aufzeichnen und bis zu 15 Teilnehmerfragen stellen. Für einen kontaktzentrierten Prozess sind das relevante Funktionen – und der Grund, weshalb Brevo für Bestandskunden dennoch gewinnen kann.

Die Wirtschaftlichkeit der Terminplanung sollte außerdem im Kontext von Brevos weiteren Produktrollen bewertet werden. Der Preisvergleich von KI-E-Mail-Marketing-Tools betrachtet die umfassendere Plattform, statt das Meeting-Add-on isoliert zu behandeln.

Brevo ist außerdem das einzige hochwertige Partnerprogramm in dieser Auswahl, das organisch zur Kategorie passt. Einen höheren Rang begründet das nicht. Das Produkt landet auf Platz fünf, weil CRM-native Terminplanung architektonisch richtig sein kann, der veröffentlichte Upgrade-Weg aber einen schlechten eigenständigen Round-Robin-Kauf daraus macht.

6. Reclaim.ai: am besten zum Schutz der Fokuszeit rund um Meetings

Reclaim.ai ist die beste Terminplanungssoftware, wenn nicht die Annahme von Buchungen das eigentliche Problem ist, sondern genügend Kalenderkapazität für konzentrierte Arbeit. Das Tool plant Focus Time, Habits, Buffer Time, Smart Meetings und Aufgabenempfehlungen um bestehende Verpflichtungen herum. Die Grenze liegt in der Kategorie: Trotz Scheduling Links ist Reclaim eine Ebene zum Schutz des Kalenders und zur Arbeitsplanung – kein Schaufenster für buchbare Dienstleistungen.

Der Nutzen zeigt sich bei einer Produktmanagerin, deren Nachmittage von verstreuten Meetings zerteilt werden. Ein weiterer Buchungslink stellt keine längeren Arbeitsblöcke wieder her. Reclaim kann Gewohnheiten und Fokusblöcke reservieren, Aufgaben aus verbundenen Arbeitssystemen berücksichtigen und mit Logik für Meeting-Qualität dafür sorgen, dass Verfügbarkeit mehr bedeutet als leere Kalenderslots.

Am besten geeignet für: Wissensarbeiter und Teams, die Fokuszeit, Gewohnheiten und Aufgabenzeit zwischen Meetings sichern möchten
Besonderheit: Kalenderbewusster Schutz der Arbeitskapazität, ergänzt um Smart Meetings und Scheduling Links im selben System
Preis: Lite kostenlos; Starter für $10 pro Nutzerplatz und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $12 monatlich; Business für $15 pro Nutzerplatz und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $18 monatlich; Enterprise für $22 pro Nutzerplatz und Monat bei jährlicher Abrechnung und nicht monatlich erhältlich, zuzüglich gegebenenfalls benötigter Attendee-User-Pakete
Kostenlos testen: Dauerhaft kostenloser Lite-Tarif

Die aktuelle Preisseite von Reclaim nennt vier Tarife. Lite bleibt für einen Nutzer dauerhaft kostenlos. Enthalten sind fünf AI Agents, ein Planungszeitraum von einer Woche, ein Calendar Sync, ein Scheduling Link und begrenzte Integrationen. Das reicht, um zu erkennen, ob intelligenter Kalenderschutz die Arbeitswoche einer Einzelperson tatsächlich verändert.

Starter kostet bei jährlicher Abrechnung $10 pro Nutzerplatz und Monat oder $12 monatlich. Das Kontingent steigt auf 10 AI Agents pro Nutzerplatz, der Tarif unterstützt bis zu 10 Plätze und einen Planungszeitraum von acht Wochen sowie drei Calendar Syncs, drei Scheduling Links und unbegrenzt viele Integrationen. Für ein kleines Wissensarbeitsteam ist dies der passende Vergleich zu Calendly Standard – obwohl beide unterschiedliche Aufgaben lösen.

Business kostet bei jährlicher Abrechnung $15 pro Nutzerplatz und Monat oder $18 monatlich. Unterstützt werden 100 AI Agents pro Nutzerplatz, bis zu 100 Plätze, ein Planungszeitraum von 12 Wochen, unbegrenzt viele Calendar Syncs und Scheduling Links, unbegrenzt viele Integrationen und Webhooks, ein Team Out of Office Calendar sowie Delegated Access. Enterprise kostet bei jährlicher Abrechnung $22 pro Nutzerplatz und Monat und bietet keine monatliche Option. Hinzu kommen unbegrenzt viele AI Agents pro Nutzerplatz, SSO und SCIM-Bereitstellung.

Für einige Attendee Users berechnet Reclaim ebenfalls Gebühren. Gemeint sind Teilnehmer ohne bezahlten Reclaim-Platz in Smart Meetings mit drei oder mehr Personen; bei Meetings zu zweit sind sie nicht erforderlich. Im Rahmen der aktuellen Einführungsaktion bleiben Attendee Users bis zum 31. Juli 2026 kostenlos. Käufer sollten deshalb die Rechnung nach Ende der Aktion modellieren, statt die vorübergehenden $0 als dauerhaft anzusehen.

Bei jährlicher Abrechnung kosten Attendee-User-Pakete für Starter nach der Aktion $8, $16, $24 oder $32 pro Monat für 3, 6, 9 oder 12 zusätzliche Nutzer. Bei Business kosten die Pakete $12, $24, $36 oder $48 für 6, 12, 18 oder 24. Bei Enterprise sind es $18, $36, $54 oder $72 für 10, 20, 30 oder 40. In der monatlichen Starter-Abrechnung kosten die Pakete für 3, 6, 9 und 12 Personen $10, $20, $30 und $40. Bei monatlich abgerechnetem Business kosten die Pakete für 6, 12, 18 und 24 Personen $15, $30, $45 und $60.

Reclaim gewinnt bei einem Kalender unter Druck. Liegt das Umsatzproblem darin, dass Interessenten nicht buchen können, ist ein Meeting-Terminplaner richtig. Zerstören gebuchte Meetings dagegen jeden brauchbaren Arbeitsblock, setzt Reclaim direkter am Problem an.

7. Motion: am besten für die automatische Aufgaben- und Projektplanung

Motion ist die beste Wahl, wenn sich der Zeitplan aus Aufgaben und Projekten ergeben soll – nicht nur aus Meetings. Pro AI bündelt AI Projects and Tasks, AI Calendar and Meetings, einen AI Task Planner, Dokumente, Textfunktionen, Speicherplatz, Apps und Integrationen. Die Grenze bilden Preis und Umfang: Mit $19 pro Nutzerplatz und Monat bei jährlicher Abrechnung kostet Motion erheblich mehr als eine einfache Buchungsseite und ersetzt trotzdem weder Terminverkauf noch Mitarbeiterschichten.

Ein Beispiel: Eine Agentur hat am Freitag einen Launch, das Design wartet auf Freigabe, zwei Kundengespräche stehen an und der Rückstand passt nicht in die verbleibenden Stunden. Ein Buchungstool verhindert Terminkollisionen, entscheidet aber nicht, wann die eigentliche Arbeit erledigt wird. Motion soll Projekte und Aufgaben in den Kalender einplanen; im höheren Tarif kommen teamweite Kapazitätsansichten und Planungssteuerung hinzu.

Am besten geeignet für: Teams, die Aufgaben, Projekte, Meetings und Tagespläne in einem automatisch geplanten Arbeitssystem zusammenführen möchten
Besonderheit: KI-Aufgabenplanung in Verbindung mit Projektmanagement und Kalenderkapazität
Preis: Pro AI für $19 pro Nutzerplatz und Monat in der Ansicht mit jährlicher Abrechnung; Business AI für $29 pro Nutzerplatz und Monat in der Ansicht mit jährlicher Abrechnung; Überschreitungen des Credit-Kontingents für $0.25 je 100 in Pro und $0.19 je 100 in Business
Kostenlos testen: Wird angeboten; ein dauerhaft kostenloser Tarif ist nicht ausgewiesen

Auf der aktuellen Preisseite von Motion kostet Pro AI in der Ansicht mit jährlicher Abrechnung $19 pro Nutzerplatz und Monat; diese Ansicht wirbt mit einer Ersparnis von 33%. Enthalten sind AI Chat, AI Projects and Tasks, AI Calendar and Meetings, AI Docs, AI Task Planner, AI Writer, unbegrenzter Speicherplatz, Apps, Integrationen und 7,500 Credits pro Nutzerplatz und Monat.

Business AI kostet in der Ansicht mit jährlicher Abrechnung $29 pro Nutzerplatz und Monat. Ergänzt werden Team Capacity Planning, erweiterte Dashboards und Berichte, Timeline- und Gantt-Ansichten, Zeiterfassung, Berechtigungen und Zugriffskontrolle, zentrale Abrechnung, bevorzugter Support sowie 15,000 Credits pro Nutzerplatz und Monat. Dieser Tarif richtet sich an Führungskräfte, die Arbeitslast über mehrere Personen hinweg sehen müssen – nicht bloß an Einzelne, die ihren Tag besser ordnen wollen.

Auch die Preise für Mehrverbrauch veröffentlicht Motion. Pro AI berechnet $0.25 je 100 Credits, Business AI $0.19 je 100. In kleinen Installationen dominiert zwar der Preis pro Nutzerplatz, sodass diese Position leicht untergeht. Während des kostenlosen Tests sollte der tatsächliche Credit-Verbrauch dennoch beobachtet werden, bevor das Kontingent als unwichtig gilt.

Motion sollte an Arbeitsmanagement gemessen werden, nicht nur an Kalenderlinks. Für Gründer oder Agenturen mit ständig wechselnden Plänen kann die Umwandlung von Aufgaben in Zeit viele Stunden manueller Neuplanung sparen. Ein Sales-Team, das Interessenten lediglich einen Slot wählen lassen möchte, würde für ein enges Problem dagegen ein teures Betriebssystem einführen.

8. Homebase: am besten für die Schichtplanung von Beschäftigten

Homebase ist die beste Terminplanungssoftware für Beschäftigte auf Stundenbasis, weil Abrechnung und Workflow an einem physischen Standort ausgerichtet sind. Basic ist für einen Standort mit bis zu zehn Beschäftigten kostenlos. Die Bezahlstufen erlauben pro Standort unbegrenzt viele Beschäftigte und reichen weiter in Zeiterfassung, Teamkommunikation, Abwesenheiten, Onboarding und Personalsteuerung hinein. Die Grenze ist eindeutig: Homebase ist kein System für Kundentermine.

Eine Caféleitung, die den Dienstplan für die kommende Woche erstellt, hat eine andere Aufgabe als ein Berater, der freie Zeiten veröffentlicht. Schichten müssen besetzt, Beschäftigte informiert, Arbeitszeit erfasst und Personalabläufe zusammengehalten werden. Durch den Preis pro Standort kann ein großes Unternehmen mit nur einer Filiale weniger für die Planung zahlen als ein kleines Wissensarbeitsteam mit Nutzerpreisen.

Am besten geeignet für: Restaurants, Einzelhandel, Gastgewerbe und andere Teams auf Stundenbasis, deren Planung nach Standort erfolgt
Besonderheit: Abrechnung pro Standort mit unbegrenzt vielen Beschäftigten in jedem kostenpflichtigen Tarif
Preis: Basic für $0 pro Standort und Monat; Essentials für $24 pro Standort und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $30 monatlich; Plus für $56 pro Standort und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $70 monatlich; All-in-One für $96 pro Standort und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $120 monatlich
Kostenlos testen: Basic ist für einen Standort und bis zu zehn Beschäftigte dauerhaft kostenlos; All-in-One kann 14 Tage getestet werden

Die aktuelle Preisseite von Homebase beginnt mit Basic für $0 pro Standort und Monat bei einem Standort und bis zu zehn Beschäftigten. Enthalten sind grundlegende Dienstplanung, grundlegende Zeiterfassung, eine Kassensystem-Integration und der Zugriff auf ein Payroll-Add-on. Für einen kleinen Arbeitgeber mit einem Standort ist dies ein echter kostenloser Einstieg – keine persönliche Buchungsseite, die zur Mitarbeiterlösung umbenannt wurde.

Essentials kostet bei jährlicher Abrechnung $24 pro Standort und Monat oder $30 monatlich und erlaubt unbegrenzt viele Beschäftigte. Der Tarif ergänzt erweiterte Dienstplanung, erweiterte Zeiterfassung, Teamkommunikation und den Zugriff auf das Payroll-Add-on. Für $288 pro Standort und Jahr kann er wesentlich mehr Beschäftigte versorgen als ein Terminplaner mit Nutzerpreisen im selben Budget.

Plus kostet bei jährlicher Abrechnung $56 pro Standort und Monat oder $70 monatlich, ebenfalls mit unbegrenzt vielen Beschäftigten. Hinzu kommen AI-powered Scheduling, bezahlte Freistellung und Abwesenheitssteuerung, Abteilungen und Berechtigungen. All-in-One kostet bei jährlicher Abrechnung $96 pro Standort und Monat oder $120 monatlich und erweitert das System um Mitarbeiter-Onboarding, Personalkostensteuerung sowie HR und Compliance. Der All-in-One-Test läuft 14 Tage.

Homebase ist die klare Empfehlung, wenn Beschäftigte an einem Standort zu Schichten erscheinen. Reservieren Kunden die Zeit eines Anbieters, passen Acuity oder Setmore. Buchen Interessenten Termine mit Vertriebsmitarbeitern, passen Calendly oder Cal.com. Sowohl Dienstplan als auch Buchungsseite belegen Kalenderzeit – aber nur einer davon steuert den Personaleinsatz.

Welche Terminplanungssoftware passt zu welchem Einsatz?

Die Entscheidung beginnt mit dem Gegenstand der Planung. Erst danach folgen Kosten und Übergaben im Workflow.

Wenn eine externe Person ein Gespräch bucht, ist Calendly die Standardwahl. Cal.com ist passender, sobald unbegrenzt viele kostenlose Event-Typen und Kalender, eigene APIs, Routing-Formulare, Unterteamkontrollen, SSO oder mehr technische Eigenverantwortung ausdrücklich gefordert sind. Brevo Meetings kommt nur infrage, wenn Kontaktdatensatz und umfassender Brevo-Workflow es rechtfertigen, die Buchung in dieser Plattform zu halten.

Wenn ein Kunde eine Dienstleistung kauft, ist Acuity für Anzahlungen, Aufnahmeformulare, Wiederholungen, Pakete, Geschenkgutscheine oder mehrere feste Kalenderplätze richtig. Setmore passt, wenn ein kleines Team zuerst einen brauchbaren kostenlosen Tarif für bis zu vier Nutzer und 200 Termine im Monat oder einen niedrigen jährlichen Pro-Preis braucht.

Wenn vorhandene Meetings den Arbeitstag aufzehren, ist Reclaim die Wahl für das Zusammenspiel von Fokuszeit, Gewohnheiten, Puffern, Smart Meetings, Kalendersynchronisierung und Scheduling Links. Motion passt, wenn das größere Problem in Aufgaben und Projekten ohne realistische Kalenderzeit liegt und Führungskräfte Kapazitätsansichten, Gantt-Darstellungen oder Zeiterfassung benötigen.

Wenn Beschäftigte Schichten zugewiesen bekommen, fällt die Wahl auf Homebase. Preismodell pro Standort, Zeiterfassung, Teamkommunikation und Personalfunktionen wurden genau dafür entwickelt. Eine Termin-App ist nicht allein deshalb geeignet, weil sie Mitarbeiterkalender anzeigt.

Diese klare Regel kippt die Gesamtempfehlung:

Calendly bleibt der Sieger, solange ein externes Meeting geplant wird. Eine kostenpflichtige Dienstleistung verschiebt die Wahl zu Acuity, automatisch platzierte Arbeit zu Motion und eine Mitarbeiterschicht zu Homebase. Innerhalb externer Meetings führt der Bedarf nach technischer Kontrolle von Calendly zu Cal.com; eine bereits wertvolle Brevo-Kundenplattform kann sie zu Brevo Meetings verschieben.

Entscheidungsbeispiele

Ein selbstständiger Berater mit einem einzigen Format für Erstgespräche kann Calendly Free nutzen. Kommen mehrere Gesprächsarten und Kalender hinzu, ohne dass ein Bezahlabo gewünscht ist, passt Cal.com Individuals besser. Sobald Anzahlungen verlangt und Pakete verkauft werden, hat sich die Aufgabe verändert; nun ist Acuity das relevante System.

Ein Sales-Team mit fünf Vertriebsmitarbeitern und Bedarf an Qualifizierung und Round Robin sollte Calendly Teams für $960 pro Jahr mit Cal.com Teams für $720 vergleichen. Nutzt das Unternehmen Brevo Professional bereits aus anderen Gründen, kostet Sales Advanced zum Listenpreis zusätzlich $768 pro Jahr und hält die Verteilung in derselben Plattform. Müsste Professional allein für den Terminplaner gekauft werden, scheidet Brevo aus.

Ein Delivery-Team mit fünf Personen sollte Reclaim Starter für $600 pro Jahr Motion Pro AI für $1,140 gegenüberstellen. Die Wahl kippt zu Motion, wenn die automatische Aufgaben- und Projektplanung den Aufpreis von $540 wert ist. Geht es nur um zersplitterte Kalender und verlorene Fokuszeit, bleibt Reclaim geeigneter.

Ein Einzelhändler mit einem Standort und zehn Beschäftigten kann Homebase Basic kostenlos einsetzen. Wächst das Team über das Limit von zehn Beschäftigten hinaus und braucht erweiterte Dienstplanung, erweiterte Zeiterfassung und Teamkommunikation, kostet Essentials bei unbegrenzt vielen Beschäftigten $288 pro Jahr. Für die nächste Tarifrechnung zählt der nächste Standort – nicht die nächste Person.

Was die Jahrespreise tatsächlich kaufen

Vier Tarife liegen zwischen $288 und $324 pro Jahr. Wegen ihrer unterschiedlichen Abrechnungseinheiten ist ihre Kapazität dennoch grundverschieden.

Homebase Essentials kostet $288 pro Jahr und Standort und erlaubt unbegrenzt viele Beschäftigte. Setmore Pro kostet $300 pro Jahr für fünf Nutzer. Acuity Standard kostet $324 pro Jahr für bis zu sechs Kalender. Calendly Standard kostet $600 pro Jahr für fünf Nutzerplätze. Das sind keine Nebensächlichkeiten im Kleingedruckten. Sie zeigen, was der jeweilige Anbieter als planbare Ressource versteht.

Pro Nutzerplatz

Preise pro Nutzerplatz passen logisch zu Wissensarbeitern und Vertriebsmitarbeitern. Jede Person erhält eigene Verfügbarkeit, eine Buchungsidentität oder ein Planungssystem. Gleichzeitig wächst die Rechnung vorhersehbar und linear mit der Mitarbeiterzahl. Fünf Calendly-Standard-Plätze kosten $600 pro Jahr, fünf Cal.com-Teams-Plätze $720, fünf Reclaim-Starter-Plätze $600 und fünf Motion-Pro-AI-Plätze $1,140.

Der Vorteil ist eine klare Zuständigkeit. Der Nachteil: Auch eine Person, die das System kaum nutzt, belegt einen bezahlten Platz. Vor einer flächendeckenden Vergabe sollte feststehen, wer Verfügbarkeit veröffentlicht, automatische Planung braucht oder den Workflow administriert.

Pro Kalender oder Mitarbeiternutzer

Acuity Standard verlangt $324 pro Jahr für bis zu sechs Kalender. Innerhalb dieser festen Grenze wird jeder weitere Anbieter rechnerisch günstiger. Setmore Pro wirkt mit $60 pro Nutzer und Jahr zunächst billiger, zählt nach eigener Definition aber jeden Mitarbeiterkalender – selbst wenn die Person keine Anmeldeberechtigung hat. Bei sechs Mitarbeiterkalendern erreicht Setmore $360, während Acuity Standard bei $324 bleibt.

Funktionen können den Preis trotzdem überstimmen. Ein Anbieterbetrieb, dessen Arbeitsweise besser zu Setmore passt, sollte nicht für eine Ersparnis von $36 pro Jahr wechseln. Entscheidend ist der Vergleich des ausgereiften Teams, nicht des verlockenden ersten Nutzerplatzes.

Pro Standort

Homebase Essentials kostet $288 pro Jahr für einen Standort mit unbegrenzt vielen Beschäftigten. Für ein großes Team an einem einzigen Standort ist dieses Modell stark; ungewöhnlicher wird es bei einem Unternehmen, das auf zahlreiche Standorte expandiert. Zwei Standorte bedeuten zwei Standorteinheiten – auch bei unveränderter Gesamtbelegschaft.

Die Standortlogik passt zur Schichtplanung, weil Beschäftigte einen betrieblichen Kontext teilen. Für externe Meetings passt sie nicht: Kunden buchen Personen, Event-Typen und verteilte Gruppen, keinen Dienstplan eines Ladenlokals.

Plattform plus Add-on

Brevo verwendet das komplexeste Modell in dieser Auswahl. Eine kostenlose Terminplanung kann für einen Kalender und ein Postfach genügen. Mehrnutzerzugriff über Sales Essentials setzt mindestens Standard voraus; daraus entsteht eine monatliche Listenpreis-Untergrenze von $49 aus $18 für Standard plus $31 für das Add-on. Round Robin über Sales Advanced verlangt Professional oder Enterprise. Die niedrigste veröffentlichte Kombination liegt daher bei $563 pro Monat: $499 für Professional plus $64 für das Add-on.

Plattformökonomie kann sinnvoll sein, wenn eine Plattform bereits mehrere Einzelsysteme ersetzt. Sie ist nicht sinnvoll, wenn ein großer Softwareverbund rückwärts zerlegt werden muss, um an eine übliche Terminplanungsfunktion zu gelangen.

Nutzerplatz plus Teilnehmerpakete

Reclaim ergänzt eine weitere Variante. Bezahlte Nutzerplätze decken aktive Nutzer ab, während größere Smart Meetings Attendee Users für Teilnehmer ohne bezahlten Reclaim-Platz erfordern können. Im Rahmen einer Aktion sind diese Attendee Users bis zum 31. Juli 2026 kostenlos; anschließend gelten die veröffentlichten Pakete. Für die Budgetplanung zählen deshalb sowohl aktive Plätze als auch wiederkehrende Teilnehmer an Meetings mit drei oder mehr Personen.

Diese Tools passen nicht zur falschen Aufgabe

Eine gute Terminplaner-App wird zu einer schlechten Anschaffung, sobald sie eine andere Planungsaufgabe lösen soll.

Motion für einen einfachen Buchungslink vermeiden

Motion Pro AI kostet bei jährlicher Abrechnung $19 pro Nutzerplatz und Monat und enthält Funktionen für Aufgaben, Projekte, Dokumente, Texte, Kalender und Planung. Besteht die Anforderung nur darin, „Interessenten eine Uhrzeit wählen zu lassen“, ist der Großteil dieses Systems Ballast. Calendly Free, Calendly Standard oder Cal.com Individuals löst die engere Aufgabe mit geringeren Kosten und weniger Betriebsentscheidungen.

Calendly für ein Dienstleistungsgeschäft mit Paketen vermeiden

Calendly Standard kann Zahlungen über Stripe und PayPal annehmen. Acuity geht mit seinem Dienstleistungsmodell jedoch weiter: Aufnahmeformulare, Anzahlungen oder Vorauszahlungen, Wiederholungen, Kundenprofile und – in Standard – Mitgliedschaften, Pakete, Geschenkgutscheine und SMS-Erinnerungen. Ein Salon oder eine Coaching-Praxis sollte Zahlungsannahme nicht mit dem Verkauf und der Abwicklung von Terminen verwechseln.

Homebase für Kundentermine vermeiden

Homebase verwaltet Mitarbeiterschichten, Arbeitszeit, Kommunikation und Personalabläufe nach Standort. Diese Aufgabe löst es hervorragend, hat aber keinen Grund, die Auswahl eines Anbieters durch Kunden, Anzahlungen, Aufnahmeinformationen oder Wiederholungen abzuwickeln. Für die Kundenseite sind Acuity oder Setmore vorgesehen.

Brevo für Round Robin vermeiden, wenn Professional sonst nicht sinnvoll ist

Brevos Round-Robin-Weg beginnt bei Professional für $499 pro Monat und Sales Advanced für $64 pro Monat. Diese Kombination nur für die Lead-Verteilung zu kaufen, lässt sich gegenüber Calendly Teams oder Cal.com Teams kaum rechtfertigen. Plausibel wird die Wahl, wenn Professional bereits eine breitere Kundenoperation trägt und nur das Add-on für $64 zusätzlich entschieden werden muss.

Reclaim vermeiden, wenn der Termin das Produkt ist

Reclaims Scheduling Links sind nützlich. Der eigentliche Mehrwert besteht aber aus Fokuszeit, Gewohnheiten, Puffern, Smart Meetings und Aufgabenempfehlungen. Das ersetzt weder Pakete, Geschenkgutscheine und Anzahlungen noch das Dienstleistungsgeschäft mehrerer Anbieter oder die Schichten eines Standorts. Reclaim wird für den Schutz von Kapazität gekauft – nicht als Verkleidung für ein fehlendes Buchungssystem.

Häufig gestellte Fragen

Welche Terminplanungssoftware ist die beste?

Calendly ist für die meisten Unternehmen die beste Terminplanungssoftware, wenn Leads, Kunden oder Bewerber externe Meetings buchen sollen. Mit dem Planungsgegenstand ändert sich die Antwort: Acuity eignet sich besser für kostenpflichtige Dienstleistungstermine, Motion für automatisch platzierte Aufgaben und Projekte, Homebase für Mitarbeiterschichten und Reclaim für den Schutz von Fokuszeit rund um Meetings.

Vor dem Feature-Vergleich hilft ein einziger Satz zur Aufgabe. „Interessenten buchen eine Demo mit automatischer Verteilung“ führt zu Calendly oder Cal.com. „Kunden kaufen eine wiederkehrende Dienstleistung“ führt zu Acuity. „Beschäftigte erhalten die Schichten der nächsten Woche“ führt zu Homebase.

Ist Google Calendar oder Calendly besser für die Terminplanung?

Google Calendar ist besser, wenn eine einfache Buchungsseite innerhalb des ohnehin genutzten Kalenders ausreicht. Calendly ist besser, sobald der Ablauf eigene Event-Typen, externe Integrationen, Zahlungen, Automatisierung und Teamverteilung erfordert.

Laut Google können sowohl ein persönliches Google-Konto als auch ein Workspace-Konto einen Terminplan erstellen; einige Premiumfunktionen setzen einen passenden Workspace- oder Google-One-Tarif voraus. Terminpläne unterstützen Dauer, Verfügbarkeit, Buchungszeitraum, Puffer, eine maximale Zahl täglicher Buchungen, Konfliktprüfungen, Co-Hosts, Buchungsformulare, Stripe-Zahlungen und bis zu fünf Erinnerungen. Sie müssen auf einem Computer in einem unterstützten Browser erstellt werden – nicht in den Calendar-Apps für Android, iPhone oder iPad. Auch der Text der Erinnerungs-E-Mails lässt sich nicht bearbeiten. Die Einzelheiten stehen in Googles Dokumentation zu Terminplänen.

Die regulären Geschäftspreise für Google Workspace ohne die vorübergehende Neukundenaktion liegen bei $7 pro Nutzer und Monat für Business Starter, $14 für Business Standard, $22 für Business Plus und einem individuellen Preis für Enterprise. Der aktuelle Vergleich weist diese Tarife als monatlich abgerechnet aus.

Ist Calendly kostenlos?

Ja. Calendly Free bleibt dauerhaft kostenlos und umfasst einen Event-Typ, einen verbundenen Kalender, individuelle Verfügbarkeit, Videokonferenzen, Anpassungen der Buchungsseite, mobile Apps und Browser-Erweiterungen. Die praktisch relevante Grenze ist der eine Event-Typ.

Standard kostet bei jährlicher Abrechnung $10 pro Nutzerplatz und Monat, Teams $16, Enterprise beginnt bei $15,000 pro Jahr. Calendly bietet außerdem einen 14-tägigen Test der Bezahlfunktionen, bevor das Konto auf Free zurückgestuft wird. Diese Preise wurden auf der aktuellen Tarifseite von Calendly geprüft.

Welcher kostenlose Online-Terminplaner ist der beste?

Cal.com ist die beste kostenlose Lösung für eine Person, die unbegrenzt viele Event-Typen und Kalender benötigt. Setmore eignet sich am besten für ein Dienstleistungsteam, weil es bis zu vier Nutzer und 200 Termine pro Monat unterstützt. Homebase ist für einen Standort mit bis zu zehn Beschäftigten der beste kostenlose Mitarbeiterplaner. Calendly bleibt die einfachste kostenlose Wahl für externe Meetings, sofern ein Event-Typ genügt.

„Kostenlos“ ist keine einheitliche Kategorie. Entscheidend ist die Ressource, die zuerst an ihre Grenze stößt: Event-Typen bei Calendly, Personen und Terminvolumen bei Setmore, die Grenze von einem Nutzer bei Cal.com oder die Zahl der Standorte und Beschäftigten bei Homebase.

Welche App ist die beste für die Mitarbeiterplanung?

Homebase ist in diesem Vergleich die beste App für die Mitarbeiterplanung. Basic kostet für einen Standort mit bis zu zehn Beschäftigten $0 pro Standort und Monat. Essentials liegt bei jährlicher Abrechnung bei $24 pro Standort und Monat oder $30 monatlich, Plus bei $56 pro Standort und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $70 monatlich und All-in-One bei $96 pro Standort und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $120 monatlich. Jeder Bezahlplan erlaubt unbegrenzt viele Beschäftigte.

Besonders klar ist die Entscheidung für ein Team auf Stundenbasis, da Homebase Schichten mit Zeiterfassung und Personalabläufen verbindet. Für Kundentermine ist es nicht die richtige Wahl.

Enthält Microsoft 365 eine App zur Terminplanung?

Ja. Geeignete Microsoft-365-Geschäftstarife enthalten Microsoft Bookings. Microsoft beschreibt unter anderem individuell anpassbare Termine, Dienstleistungsanbieter, mehrere Buchungskalender, Umbuchung und Stornierung durch Kunden, die Vermeidung von Outlook-Konflikten und Links zu Teams-Meetings. Auf der Produktseite von Microsoft Bookings erscheint das Produkt als Bestandteil eines Pakets und nicht als eigenständiger Terminplaner.

Im aktuellen Vergleich der Microsoft-365-Geschäftstarife kostet Business Basic mit Teams bei jährlicher Zahlung $7 pro Nutzer und Monat und enthält Bookings. Business Standard mit Copilot und Teams kostet $23.50, Business Premium mit Copilot und Teams $32. Apps for business liegt bei $10, doch Bookings ist dort im Vergleich nicht enthalten. Bei den Versionen ohne Teams werden Termin- und Mitarbeiterplanung mit Microsoft Bookings und Shifts ebenfalls nicht als enthalten ausgewiesen.

Microsoft Bookings bietet daher einen hohen Gegenwert, wenn das passende Microsoft-365-Abonnement ohnehin gerechtfertigt ist. Seine scheinbaren Zusatzkosten von $0 sollten nicht mit einem eigenständigen Produkt verglichen werden, ohne den erforderlichen Suite-Tarif einzurechnen.

Ist Zoho Bookings eine gute Calendly-Alternative?

Zoho Bookings ist eine glaubwürdige Alternative für preisbewusste Teams, die Termine verteilen möchten. Das Tool veröffentlicht Algorithmen für Round Robin, Lastausgleich, prioritätsbasierte und standardmäßige Verteilung. Damit ist es relevanter als ein einfacher Link für eine Person, sobald Termine mehreren Personen zugewiesen werden müssen.

Die aktuelle Preisseite von Zoho Bookings nennt Forever Free für einen Nutzer mit Online-Meetings, Benachrichtigungs-E-Mails und Erinnerungen; eine Kreditkarte ist nicht erforderlich. Basic kostet bei jährlicher Abrechnung $6 pro Nutzer und Monat, Premium $9, Flex hat einen individuellen Preis. Basic enthält einen Workspace, Premium drei; zusätzliche Workspaces kosten bei jährlicher Abrechnung $12 pro Monat.

Auf Grundlage des veröffentlichten Nutzerpreises ist Zoho attraktiv. Calendly bleibt die sicherere Standardwahl, wenn dessen konkrete Integrationen und Sales-Routing gefragt sind; Cal.com bietet die offensichtlichere technische Kontrolle.

Ist SimplyBook.me für Kundentermine besser als Calendly?

SimplyBook.me passt besser zu einem Anbieterbetrieb, wenn Buchungsvolumen, Anbieterzahl, Zahlungen, Anzahlungen, Point of Sale oder ein gebrandetes Kundenerlebnis den Tarif bestimmen. Calendly ist geradliniger für externe Meetings und verteilte Gespräche. Die Grenzen von SimplyBook.me sind so konkret, dass ein Unternehmen das erwartete monatliche Buchungsvolumen vor der Wahl modellieren sollte.

Auf der Preisseite von SimplyBook.me kostet Free €0 für 50 Buchungen pro Monat, eine Premium Custom Feature und einen Anbieter. Basic kostet bei jährlicher Abrechnung €11.90 pro Monat oder €13.90 monatlich und umfasst 100 Buchungen, drei Custom Features und fünf Anbieter; hinzu kommen Zahlungen, Anzahlungen, Trinkgelder und Point of Sale. Standard kostet bei jährlicher Abrechnung €24.90 oder monatlich €29.90 für 500 Buchungen, acht Custom Features und 15 Anbieter sowie eine gebrandete Kunden-App, HIPAA und SAML SSO.

Premium kostet bei jährlicher Abrechnung €49.90 pro Monat oder €59.90 monatlich und umfasst 2,000 Buchungen, unbegrenzt viele Custom Features und 30 Anbieter. Ergänzt werden Payments PRO, QuickBooks, FreshBooks, Xero und eine White-Label-Fußzeile auf der Seite. Enterprise bietet individuelle Preise und Buchungskontingente, unbegrenzt viele Custom Features und eine individuell festgelegte Anbieterzahl. Der 14-tägige Test der Premiumfunktionen erfordert keine Kreditkarte.

Welche Terminbuchungssoftware eignet sich am besten für Zahlungen?

Acuity ist in dieser Auswahl insgesamt der beste zahlungsorientierte Terminplaner. Jeder Tarif unterstützt Stripe, Square und PayPal sowie Anzahlungen oder Vorauszahlungen, Kundenprofile, Aufnahmeformulare, wiederkehrende Termine und unbegrenzt viele Dienstleistungen und Termine. Standard ergänzt Mitgliedschaften, Pakete und Geschenkgutscheine.

Setmore bietet für kleine Teams den besseren kostenlosen Einstieg und unterstützt Square, Stripe und PayPal. Calendly Standard kann Zahlungen über Stripe und PayPal annehmen, wenn das Produkt ein Meeting ist. Cal.com Individuals umfasst ebenfalls Stripe und PayPal. Auch Brevo-Meeting-Typen können kostenpflichtig sein. Die beste Zahlungslösung ist jene, deren umgebendes Buchungsmodell zum Verkauf passt.

Kann ChatGPT einen Zeitplan erstellen?

ChatGPT kann einen Zeitplan entwerfen, Prioritäten vorschlagen oder aus einer Aufgabenliste einen Tagesvorschlag machen. Ein Textplan ist jedoch kein laufendes Planungssystem. Er zeigt nicht von selbst aktuelle Verfügbarkeiten, verhindert keine Kalenderkonflikte, nimmt weder Buchungen noch Anzahlungen an, verteilt keine Leads, versendet keine Schichtänderungen und hält nicht fest, ob Beschäftigte einen Dienstplan bestätigt haben.

Geeignet ist ChatGPT für die Denkarbeit, etwa um Aufgaben zu gruppieren oder einen ersten Personalplan zu entwerfen. Calendly, Acuity, Reclaim, Motion oder Homebase übernehmen dagegen die operative Ebene, die mit Menschen, Kalendern, Zahlungen und wechselnder Kapazität verbunden bleiben muss.

Lohnt es sich, für eine Terminplaner-App zu bezahlen?

Eine Terminplaner-App lohnt sich, wenn eine konkret benannte Bezahlfunktion mehr Kosten beseitigt als das Abonnement verursacht. Beispiele sind die automatische Lead-Verteilung mit Calendly Teams, der Paketverkauf über mehrere Kalender mit Acuity Standard, der Schutz von Teamkapazität mit Reclaim, die realistische Platzierung von Projektaufgaben mit Motion oder die Koordination von Schichten und Arbeitszeit eines Standorts mit Homebase Essentials.

Ein Upgrade lohnt sich nicht bloß, weil die kostenlose Seite weniger elegant aussieht. Der kostenlose Tarif bleibt richtig, bis eine operative Grenze erreicht ist: ein zweiter Event-Typ, mehr Anbieter, höheres Terminvolumen, SMS-Erinnerungen, Round Robin, Kalendersynchronisierung, Teamkapazität oder ein weiterer Standort. Bezahlt wird für den Engpass – nicht für den Namen des Tarifs.

Checkliste für das KI-Geschäftsworkflow-Audit herunterladen, um Übergaben, Engpässe und Softwarekosten zu erfassen, bevor ein weiteres Planungssystem hinzukommt.