Proyectos en ChatGPT: organiza el trabajo de tus clientes

Los proyectos en ChatGPT (ChatGPT Projects) reúnen el documento de contexto del cliente, las pautas para sus informes, los archivos y las conversaciones de trabajo. Así, el siguiente informe parte de un contexto útil que ya está preparado. Para quien realiza la misma tarea de forma recurrente, la ventaja es dedicar menos tiempo a explicar de nuevo el encargo y más a revisar el resultado.

Empieza por una entrega recurrente. Es más fácil mantener un proyecto llamado «Informe semanal del cliente Northstar» que un espacio genérico llamado «Trabajo». Northstar será el cliente de ejemplo a lo largo de esta guía.

¿Cuándo conviene usar proyectos en ChatGPT en lugar de un chat o un GPT personalizado?

Elige un proyecto cuando la tarea se mantiene, pero cambian los datos y las conversaciones.

Imagínalo como una sala de trabajo dedicada al cliente: los archivos son la biblioteca de consulta, las instrucciones fijan las reglas de trabajo y los chats recogen las conversaciones del equipo. La memoria del proyecto permite aprovechar el contexto relevante de esa sala en tareas posteriores. OpenAI describe los proyectos como un espacio para agrupar chats, archivos e instrucciones relacionados. Guía de proyectos de OpenAI.

Un GPT personalizado es una versión de ChatGPT configurada para un propósito concreto. Sus conversaciones no utilizan los recuerdos guardados ni las conversaciones anteriores. Hay además una particularidad en su disponibilidad actual: las cuentas personales no pueden crear ni publicar nuevos GPT, y OpenAI está preparando una transición de los GPT personalizados a Plugins. Los GPT existentes siguen disponibles para su uso. Si vas a organizar desde cero un trabajo recurrente para un cliente, recomiendo empezar con un proyecto. Guía de GPT de OpenAI.

Dale a cada fuente, regla y conversación su lugar

Incluye el contexto que el proyecto necesita para cumplir su función y distingue con claridad los hechos aprobados de las conversaciones que siguen abiertas.

Dentro de un proyecto, sus instrucciones tienen prioridad sobre tus instrucciones personalizadas globales. La memoria del proyecto puede utilizar sus chats y archivos como contexto, pero eso no garantiza que cada respuesta incorpore todos los detalles. La documentación general de OpenAI sobre la memoria aclara que esta no conserva cada detalle. Si una regla del informe es importante, inclúyela en las instrucciones o en una fuente aprobada; no la dejes en un comentario de pasada. Proyectos, Memoria en ChatGPT.

Cómo crear un proyecto para el informe semanal de un cliente

Prepara un espacio con lo imprescindible y úsalo para elaborar un informe real. Los pasos de configuración siguen las instrucciones de OpenAI; el contenido de Northstar es una propuesta de trabajo. Guía de configuración de OpenAI.

1. Crea el proyecto. Selecciona Nuevo proyecto en la barra lateral. Escribe «Informe semanal del cliente Northstar» y elige un icono y un color.
2. Añade las fuentes. Sube el documento de contexto de la cuenta, las definiciones de métricas, un ejemplo de informe aprobado y la exportación de datos del período actual. Los proyectos admiten PDF, hojas de cálculo, documentos, imágenes y texto pegado. Usa nombres de archivo que permitan a cualquier colega reconocer la fuente vigente.
3. Añade las instrucciones del proyecto. Abre el menú de más opciones y entra en Configuración del proyecto. Pega las instrucciones que aparecen más abajo y adapta los destinatarios y las secciones del informe.
4. Define el alcance de la memoria. Para mantener separada la cuenta de un cliente, recomiendo Memoria solo del proyecto. En Configuración del proyecto, selecciónala dentro de Memoria y pulsa Guardar. Puedes cambiar este ajuste en un proyecto privado ya existente; el cambio puede tardar unas horas. Los proyectos compartidos ya utilizan esta opción y no permiten volver a la memoria predeterminada.
5. Incorpora el historial útil. Arrastra al proyecto un chat que se pueda trasladar o selecciona Mover al proyecto en su menú. El chat adopta las instrucciones y el contexto de archivos del proyecto. Los chats creados con un GPT no se pueden trasladar de esta forma; si no aparece la opción, inicia un chat nuevo dentro del proyecto.
6. Redacta, revisa y guarda el resultado. Inicia la conversación del informe dentro del proyecto. Tras revisar el resultado, abre el menú del mensaje de respuesta y elige Guardar en el proyecto o Añadir a las fuentes del proyecto, según la etiqueta que aparezca. Conserva como ejemplo para trabajos futuros solo una versión revisada.

Puedes usar estas instrucciones para el proyecto:

Ayuda a preparar el informe semanal de Northstar para la persona responsable de la cuenta. Usa el documento de contexto de la cuenta para consultar los objetivos y las definiciones de métricas para realizar los cálculos. Sigue el tono y la estructura del informe aprobado. Separa resultados, interpretación, obstáculos y próximas acciones. Identifica la fuente y el período que respaldan cada afirmación numérica. Si falta información o las fuentes se contradicen, señala el problema y pregunta en lugar de inventar una respuesta. Trata las conversaciones exploratorias como intercambios de ideas, no como aprobaciones. Marca los borradores para revisión antes de enviarlos al cliente.

Después, inicia cada ciclo de elaboración del informe con una petición como esta:

Redacta el informe de Northstar de esta semana con la exportación de datos actual y las definiciones de métricas aprobadas. Compáralo con el último informe aprobado cuando los períodos y las definiciones sean comparables. Explica las variaciones, enumera los datos que las respaldan y señala la información que falta. Termina con las decisiones que debe tomar la persona responsable de la cuenta.

El cambio en el trabajo es concreto: ya no tienes que reconstruir el contexto de la cuenta y el formato del informe al comienzo de cada conversación. Sigues teniendo que aportar datos recientes, revisar los cálculos y aprobar lo que recibirá el cliente. Mide el tiempo de preparación y revisión antes de afirmar que has ahorrado horas.

Cómo compartir el proyecto con el equipo

La opción de compartir proyectos está disponible en Free, Go, Plus, Pro, Business, Enterprise y Edu, tanto en la web como en las aplicaciones móviles. La configuración del espacio de trabajo puede restringirla. Reglas de OpenAI para compartir proyectos.

Abre el proyecto y selecciona Compartir. Para el equipo de Northstar, elige Solo las personas invitadas, añade a quienes vayan a colaborar y asigna sus permisos. Free, Go, Plus y Pro permiten invitaciones individuales. Business, Enterprise y Edu también permiten invitar a grupos del espacio de trabajo; los espacios administrados pueden limitar las invitaciones a sus propios miembros.

El propietario también puede activar Cualquier persona con el enlace. Donde esta modalidad esté disponible, permite unirse a los usuarios de ChatGPT que hayan iniciado sesión y tengan el enlace. Los enlaces del espacio de trabajo tienen sus propias restricciones de pertenencia y conceden inicialmente permiso de chat. Para trabajar con clientes, recomiendo empezar por invitaciones a personas concretas. Controles de acceso de OpenAI.

Todas las personas del proyecto pueden ver y descargar sus archivos. El permiso de chat da acceso efectivo al material de trabajo; no sirve para ocultar documentos internos a un miembro. Mantén el proyecto de trabajo interno de la agencia separado del material que quieras entregar al cliente.

Los miembros pueden crear una rama de una conversación para explorar otro borrador sin alterar el original. No editan el mismo chat de forma simultánea. Acuerden qué informe revisado es la versión vigente que se entregará, para evitar que las ramas alternativas acaben tratándose como versiones aprobadas en paralelo. Guía de colaboración de OpenAI.

Al compartir un proyecto, se activa automáticamente la memoria solo del proyecto

Un proyecto compartido puede aprovechar las conversaciones que contiene. No puede utilizar los recuerdos personales, las instrucciones personalizadas ni el contexto de chats externos de sus miembros. Las conversaciones externas tampoco pueden recurrir a las de un proyecto que utiliza memoria solo del proyecto. Eliminar a los colaboradores no restablece la memoria predeterminada. Reglas de memoria de OpenAI.

Ese límite obliga a incluir el documento de contexto de la cuenta dentro del propio proyecto. Una conversación que tu colega haya mantenido por separado sobre el cliente no pasa automáticamente a formar parte del conocimiento compartido.

La memoria predeterminada funciona de otra manera. En Enterprise y Edu, las conversaciones permanecen dentro de los límites del proyecto; en otros planes, incluido Business, pueden utilizarse conversaciones de fuera del proyecto, salvo que se aplique la memoria solo del proyecto. Si gestionas cuentas de clientes por separado, elige ese alcance de forma consciente. Explicación de OpenAI sobre la memoria predeterminada.

Qué límites debes tener en cuenta

El plan del propietario determina el límite de colaboradores. Estos son los límites de archivos y colaboración que figuran en la página de proyectos de OpenAI. Planes y límites.

Puedes crear proyectos ilimitados, pero solo puedes subir 10 archivos a la vez, sin superar el cupo total del proyecto. Los límites de uso del chat dependen de tu suscripción; la página de proyectos no especifica un cupo numérico de mensajes independiente.

Para un informe recurrente, también conviene tener presentes estas condiciones prácticas:

• Mantén las fuentes al día. Al subir un archivo cuyo nombre ya existe, aparecen las opciones Subir de todos modos u Omitir. No des por hecho que sustituye al archivo anterior. Si eliminas un archivo de un proyecto compartido, se elimina para todos.
• Revisa los ajustes de memoria si se pierde la continuidad. Activa Habilitar memoria si ese es el control que aparece. Si los controles están separados, Enterprise requiere Consultar recuerdos guardados y la memoria del espacio de trabajo. Las demás suscripciones requieren Consultar recuerdos guardados y Consultar historial de chats. Los espacios administrados deben permitir el uso de la memoria.
• Conserva una fuente aprobada en lugar de depender de una lista invisible de recuerdos. La memoria del proyecto no ofrece una lista desglosada que puedas revisar. Para excluir una conversación, elimínala o muévela cuando la configuración del proyecto lo permita.
• Un proyecto no equivale a programar la elaboración de informes. OpenAI indica que ChatGPT Work no está disponible en proyectos que utilizan memoria solo del proyecto. Google Drive, cuando se añade dentro de un proyecto, no sincroniza el contenido por adelantado para su consulta. El flujo de trabajo anterior necesita que alguien actualice y revise los datos de entrada.

Este funcionamiento está documentado en la guía de proyectos de OpenAI. Si el principal problema pasa a ser mantener actualizados los datos del negocio, el flujo de elaboración de informes con ChatGPT Data ofrece una comparación más pertinente para el siguiente paso.

La memoria solo del proyecto tampoco implica excluir los datos del entrenamiento de modelos. En las cuentas personales, los datos de un proyecto compartido solo pueden utilizarse para mejorar los modelos cuando tanto el propietario como todos los colaboradores tienen activada la opción Mejorar el modelo para todos. El contenido de los espacios de trabajo Business, Enterprise y Edu no se utiliza para entrenamiento de forma predeterminada. Explicación de OpenAI sobre el uso de datos.

Dónde aportan más valor los proyectos

Los casos más adecuados combinan una entrega recurrente, unos destinatarios estables y fuentes de información con un responsable. Estas propuestas de trabajo están ordenadas según su utilidad práctica para un equipo pequeño.

Los proyectos encajan peor cuando nadie mantiene las fuentes ni se hace responsable del trabajo. Pueden dar un lugar a ese trabajo, pero el equipo sigue teniendo que decidir qué información es correcta y está vigente.

Qué servicios se pueden crear alrededor de este uso

La oportunidad más sólida es un servicio de configuración de informes semanales para agencias o pequeños equipos de operaciones. El cliente recibe un proceso listo para usar: archivos organizados, definiciones de métricas, instrucciones del proyecto, un modelo de informe aprobado y una lista de revisión. La demanda de búsquedas de «weekly report template» apunta a una necesidad existente de preparar y dar formato a informes, aunque no demuestra que haya disposición a pagar por un servicio basado en proyectos. Esta comprobación de demanda utilizó datos de palabras clave de DataForSEO.

La versión mínima que podría venderse sería un conjunto de fuentes preparadas junto con ayuda para configurar el informe recurrente del cliente. El cliente crea el proyecto y controla el acceso. La parte difícil consiste en acordar las definiciones y las reglas de aprobación. Los paquetes genéricos de prompts son fáciles de copiar; conocer el proceso de elaboración de informes del cliente es un motivo más sólido para contratar a alguien.

La siguiente oportunidad es un kit de traspaso de cuentas de clientes. Una agencia podría comprar un documento estructurado de recopilación inicial de información, un documento de contexto de la cuenta, un registro de decisiones y prompts para el traspaso, de modo que el proyecto resulte útil para el nuevo responsable. Las búsquedas de «client onboarding software» ofrecen una señal de demanda comercial relacionada, pero no validan directamente esta oferta concreta. Datos de palabras clave de DataForSEO.

Una primera versión podría organizar el material existente del cliente para subirlo manualmente e incluir una sesión de repaso con la persona que entrega la cuenta y la que la recibe. El punto débil es la información desactualizada: por bien preparado que esté el traspaso, deja de ser fiable si nadie mantiene los documentos de origen. Son propuestas de servicios basados en el proceso documentado, no afirmaciones sobre una integración que cree o administre proyectos de forma automática.

Preguntas frecuentes

¿Cómo crear un proyecto en ChatGPT?

Selecciona Nuevo proyecto en la barra lateral, escribe un nombre y elige un icono y un color. Añade el material de referencia y entra en Configuración del proyecto para definir las instrucciones y ajustar la memoria. Pasos de configuración de OpenAI.

¿Cuántos proyectos se pueden tener en ChatGPT?

OpenAI permite crear proyectos ilimitados. Los límites de archivos se aplican por separado a cada proyecto y los de colaboradores dependen del plan del propietario. Límites de OpenAI.

¿ChatGPT puede hacer un informe?

Sí. Un proyecto puede reunir los datos y las instrucciones necesarios para redactar informes periódicos. En el proceso que se propone aquí, debes aportar información actualizada, pedir afirmaciones respaldadas por fuentes y revisar el resultado antes de utilizarlo. Caso de uso de informes de OpenAI.

¿Por qué los proyectos de ChatGPT no funcionan como esperaba?

Comprueba que el chat esté dentro del proyecto correcto, que sus fuentes estén actualizadas y que estén activados los ajustes de memoria necesarios. Las restricciones del espacio de trabajo también pueden afectar a las funciones disponibles. Un chat no se puede añadir mientras sea temporal, y los chats creados con un GPT no se pueden mover a un proyecto. Indicaciones de OpenAI para resolver problemas.

Ponlo en práctica el lunes

Toma el próximo informe que ya tengas que entregar a un cliente. Crea su proyecto, añade el documento de contexto y las definiciones aprobadas, pega las instrucciones para el informe y somete el borrador a tu revisión habitual. Después, pide a un colega que continúe el trabajo a partir del contexto compartido. La prueba útil es comprobar si puede entender el encargo y preparar el siguiente borrador para revisión sin que tengas que volver a explicárselo.

Si quieres ayuda para convertir ese informe recurrente en un proceso de negocio que se mantenga al día, podemos crear la automatización contigo.