ChatGPT Projekte: Kundenberichte im Team organisieren

ChatGPT Projekte bündeln Kundenbriefing, Berichtsvorgaben, Dateien und laufende Gespräche an einem Ort. So ist der nötige Kontext für den nächsten Bericht bereits vorhanden. Wer regelmäßig dieselbe Aufgabe erledigt, verbringt dadurch weniger Zeit damit, das Briefing neu aufzusetzen, und hat mehr Zeit, die Ergebnisse zu prüfen.

Am besten beginnt man mit einem wiederkehrenden Arbeitsergebnis. Ein Projekt namens „Northstar Wochenbericht“ lässt sich leichter pflegen als eine unspezifische Ablage namens „Arbeit“. Northstar dient in diesem Leitfaden durchgehend als Beispielkunde.

Wann sind ChatGPT Projekte sinnvoller als ein normaler Chat oder ein Custom GPT?

Ein Projekt bietet sich an, wenn die Aufgabe gleich bleibt, sich aber die zugrunde liegenden Daten und die Gespräche dazu ändern.

Das Prinzip ähnelt einem Arbeitsraum für einen Kunden: Die Dateien bilden das Nachschlageregal, die Anweisungen legen die Arbeitsregeln fest, und die Chats entsprechen den Gesprächen am Tisch. Über die Erinnerungsfunktion kann relevanter Kontext aus diesem Raum in spätere Arbeit einfließen. OpenAI beschreibt Projekte als gemeinsamen Ort für zusammengehörige Chats, Dateien und Anweisungen. OpenAIs Leitfaden zu Projekten.

Ein Custom GPT ist eine für einen bestimmten Zweck konfigurierte Version von ChatGPT. Seine Gespräche greifen weder auf gespeicherte Erinnerungen noch auf frühere Gespräche zurück. Hinzu kommt eine aktuelle Einschränkung: Mit persönlichen Konten lassen sich keine neuen GPTs erstellen oder veröffentlichen, und OpenAI plant den Übergang von Custom GPTs zu Plugins. Vorhandene GPTs bleiben nutzbar. Für einen neuen, wiederkehrenden Kundenprozess empfehle ich daher ein Projekt als Ausgangspunkt. OpenAIs Leitfaden zu GPTs.

Quellen, Regeln und Gesprächsverlauf sauber zuordnen

Ein Projekt braucht genügend Kontext für seine Aufgabe. Dabei sollte klar erkennbar sein, was als freigegebene Information gilt und was noch diskutiert wird.

Innerhalb eines Projekts haben dessen Anweisungen Vorrang vor den globalen benutzerdefinierten Anweisungen. Die Erinnerungsfunktion kann Chats und Dateien des Projekts als Kontext heranziehen. Das bedeutet jedoch nicht, dass jedes Detail in jede Antwort einfließt. Auch OpenAIs allgemeine Hinweise zur Erinnerungsfunktion stellen ausdrücklich klar, dass nicht alle Einzelheiten gespeichert werden. Wichtige Berichtsvorgaben gehören deshalb in die Anweisungen oder eine freigegebene Quelle; eine beiläufige Bemerkung im Chat reicht dafür nicht aus. Projekte, Erinnerungen in ChatGPT.

Ein ChatGPT Projekt erstellen: der wöchentliche Kundenbericht

Zunächst genügt ein möglichst schlanker Arbeitsraum, mit dem sich ein echter Bericht erstellen lässt. Die hier beschriebenen Bedienelemente entsprechen OpenAIs Einrichtungsanleitung; die Inhalte für Northstar sind ein Vorschlag für die praktische Umsetzung. OpenAIs Einrichtungsanleitung.

1. Das Projekt erstellen. In der Seitenleiste New project wählen, „Northstar Wochenbericht“ als Namen eingeben und ein Symbol sowie eine Farbe auswählen.
2. Die Quellen hinzufügen. Kundenbriefing, Kennzahlendefinitionen, einen freigegebenen Musterbericht und den aktuellen Datenexport hochladen. Projekte unterstützen PDFs, Tabellen, Dokumente, Bilder und eingefügten Text. Dateinamen sollten so eindeutig sein, dass auch Kollegen die aktuelle Quelle erkennen.
3. Projektanweisungen hinterlegen. Das Menü mit weiteren Optionen öffnen und Project settings wählen. Die folgende Anweisung einfügen und Zielgruppe sowie Berichtsabschnitte anpassen.
4. Den Geltungsbereich der Erinnerungsfunktion festlegen. Für einen eigenständigen Kunden empfehle ich Project-only memory, also eine auf das Projekt beschränkte Erinnerungsfunktion. Dazu in Project settings unter Memory diese Option wählen und mit Save speichern. Die Einstellung lässt sich auch bei einem bestehenden privaten Projekt ändern; bis die Änderung greift, können einige Stunden vergehen. Geteilte Projekte verwenden diese Einstellung bereits und können nicht zur Standardeinstellung wechseln.
5. Nützliche bisherige Gespräche übernehmen. Einen geeigneten Chat auf das Projekt ziehen oder in seinem Menü Move to project wählen. Der Chat übernimmt die Anweisungen und den Dateikontext des Projekts. Mit einem GPT erstellte Chats lassen sich auf diesem Weg nicht verschieben. Fehlt die Option, einen neuen Chat im Projekt beginnen.
6. Entwurf erstellen, prüfen und das Ergebnis sichern. Das Gespräch zum Bericht innerhalb des Projekts starten. Nach der Prüfung der Ausgabe das Nachrichtenmenü der Antwort öffnen und je nach angezeigter Bezeichnung Save to project oder Add to project sources wählen. Als Vorlage für die weitere Arbeit sollte nur eine geprüfte Fassung dienen.

Diese Anweisung eignet sich als Ausgangspunkt für das Projekt:

Unterstütze die Erstellung des wöchentlichen Northstar-Kundenberichts für die Kundenbetreuung. Nutze das Kundenbriefing für die Ziele und die Kennzahlendefinitionen für Berechnungen. Halte dich an Tonalität und Aufbau des freigegebenen Berichts. Trenne Ergebnisse, Einordnung, Hindernisse und nächste Schritte. Nenne für jede zahlenbasierte Aussage die Quelle und den Berichtszeitraum. Wenn Informationen fehlen oder Quellen einander widersprechen, weise darauf hin und frage nach, statt eine Antwort zu erfinden. Behandle ergebnisoffene Chats als Diskussion, nicht als Freigabe. Kennzeichne Entwürfe als prüfpflichtig, bevor sie an den Kunden gehen.

Jeder Berichtszyklus kann dann mit einer Anfrage wie dieser beginnen:

Erstelle einen Entwurf für den Northstar-Bericht dieser Woche auf Basis des aktuellen Datenexports und der freigegebenen Kennzahlendefinitionen. Vergleiche ihn mit dem vorherigen freigegebenen Bericht, soweit Zeiträume und Definitionen vergleichbar sind. Erläutere die Veränderungen, führe die jeweiligen Belege auf und kennzeichne fehlende Angaben. Schließe mit den Entscheidungen, die die verantwortliche Kundenbetreuung treffen muss.

Der Nutzen im Arbeitsalltag ist konkret: Kundenbriefing und Berichtsformat müssen nicht zu Beginn jedes Gesprächs neu aufgebaut werden. Aktuelle Daten bereitzustellen, Berechnungen zu prüfen und die Fassung für den Kunden freizugeben bleibt Aufgabe des Teams. Bevor von eingesparten Stunden die Rede ist, sollte der tatsächliche Zeitaufwand für Vorbereitung und Prüfung gemessen werden.

ChatGPT Projekte teilen und gemeinsam daran arbeiten

Das Teilen von Projekten steht in Free, Go, Plus, Pro, Business, Enterprise und Edu zur Verfügung, sowohl im Web als auch in den mobilen Apps. Einstellungen des Arbeitsbereichs können die Funktion einschränken. OpenAIs Regeln zum Teilen.

Im geöffneten Projekt Share wählen. Für das Northstar-Team bietet sich Only those invited an: die vorgesehenen Kollegen eintragen und ihnen Zugriffsrechte zuweisen. Free, Go, Plus und Pro unterstützen Einzeleinladungen. Bei Business, Enterprise und Edu können auch Gruppen des Arbeitsbereichs eingeladen werden. Verwaltete Arbeitsbereiche können Einladungen auf ihre eigenen Mitglieder beschränken.

Eigentümer können außerdem Anyone with a link aktivieren. Wo diese Freigabeart verfügbar ist, können angemeldete ChatGPT-Nutzer über den Link beitreten. Für Links innerhalb eines Arbeitsbereichs gelten eigene Mitgliedschaftsbeschränkungen; sie gewähren zunächst Chat-Zugriff. Für die Kundenarbeit empfehle ich, mit Einladungen an namentlich bestimmte Personen zu beginnen. OpenAIs Zugriffsregeln.

Alle Projektmitglieder können die enthaltenen Dateien ansehen und herunterladen. Chat-Zugriff ermöglicht somit die praktische Mitarbeit, eignet sich aber nicht dazu, interne Dokumente vor einzelnen Mitgliedern zu verbergen. Das interne Arbeitsprojekt der Agentur sollte von den Unterlagen getrennt bleiben, die an den Kunden gehen sollen.

Mitglieder können ein Gespräch verzweigen, um einen alternativen Entwurf auszuarbeiten und dabei das Original zu erhalten. Sie bearbeiten denselben Chat jedoch nicht gemeinsam in Echtzeit. Das Team sollte festlegen, welcher geprüfte Bericht die aktuelle freigegebene Fassung ist, damit aus verschiedenen Gesprächszweigen keine konkurrierenden Freigaben entstehen. OpenAIs Leitfaden zur Zusammenarbeit.

Beim Teilen wird die Erinnerungsfunktion automatisch auf das Projekt beschränkt

Ein geteiltes Projekt kann auf Gespräche innerhalb dieses Projekts zurückgreifen. Persönliche Erinnerungen, benutzerdefinierte Anweisungen oder Chatkontext der Mitglieder von außerhalb bleiben ausgeschlossen. Umgekehrt können Gespräche außerhalb eines Projekts mit dieser Erinnerungseinstellung ebenfalls nicht auf dessen Gespräche zugreifen. Auch wenn alle Mitwirkenden entfernt werden, kehrt das Projekt nicht zur Standardeinstellung zurück. OpenAIs Regeln zur Erinnerungsfunktion.

Das Kundenbriefing muss deshalb tatsächlich im Projekt liegen. Ein separates Gespräch, das ein Teammitglied über den Kunden geführt hat, wird nicht automatisch zu gemeinsamem Wissen.

Die Standardeinstellung funktioniert anders. Bei Enterprise und Edu bleiben Projektgespräche innerhalb des jeweiligen Projekts. Andere Tarife, einschließlich Business, können Gespräche über Projektgrenzen hinweg heranziehen, sofern die Erinnerungsfunktion nicht ausdrücklich auf das Projekt beschränkt ist. Für getrennte Kunden sollte diese Grenze bewusst gewählt werden. OpenAIs Erläuterung zur Standardeinstellung.

Welche Grenzen sind für diese Einrichtung relevant?

Wie viele Personen mitarbeiten können, richtet sich nach dem Tarif des Projekteigentümers. Die folgenden Datei- und Mitgliedergrenzen nennt OpenAI auf seiner Projektseite. Tarife und Grenzen.

Die Zahl der Projekte ist unbegrenzt. Hochladen lassen sich jedoch nur 10 Dateien gleichzeitig, jeweils innerhalb des gesamten Dateikontingents des Projekts. Für die Chatnutzung gelten die Limits des eigenen Abonnements; die Projektseite nennt kein separates Nachrichtenkontingent.

Für wiederkehrende Berichte sind außerdem diese Punkte relevant:

• Die Datengrundlage aktuell halten. Beim Hochladen einer Datei, deren Name bereits vorhanden ist, stehen Upload anyway und Skip zur Wahl. Es sollte nicht davon ausgegangen werden, dass die neue Datei die alte ersetzt. Wird eine Datei aus einem geteilten Projekt gelöscht, ist sie für alle entfernt.
• Bei fehlender Kontinuität die Erinnerungseinstellungen prüfen. Falls Enable memory angezeigt wird, diese Option aktivieren. Bei getrennten Schaltern benötigt Enterprise Reference saved memories sowie die Erinnerungsfunktion des Arbeitsbereichs. Andere Abonnements benötigen Reference saved memories und Reference chat history. Verwaltete Arbeitsbereiche müssen die Erinnerungsfunktion zulassen.
• Freigegebene Quellen pflegen, statt sich auf unsichtbare Erinnerungen zu verlassen. Für Projekterinnerungen gibt es keine einzeln einsehbare Liste. Soll ein Gespräch nicht mehr herangezogen werden, muss es gelöscht oder, sofern die Projekteinstellungen dies erlauben, verschoben werden.
• Ein Projekt führt Berichte nicht automatisch nach Zeitplan aus. Laut OpenAI ist ChatGPT Work in Projekten mit ausschließlich projektinterner Erinnerung nicht verfügbar. Innerhalb eines Projekts hinzugefügtes Google Drive synchronisiert Inhalte nicht im Voraus für den späteren Abruf. Der oben beschriebene Ablauf setzt voraus, dass jemand die Eingaben aktualisiert und prüft.

Diese Verhaltensweisen sind in OpenAIs Projektleitfaden dokumentiert. Wenn vor allem das Aktualisieren von Geschäftsdaten zum Engpass wird, lohnt sich als nächster Vergleich der separate Berichtsablauf mit ChatGPT Data.

Eine auf das Projekt beschränkte Erinnerungsfunktion schließt die Nutzung für das Modelltraining nicht automatisch aus. Bei persönlichen Konten dürfen Daten aus geteilten Projekten nur dann zur Modellverbesserung verwendet werden, wenn sowohl der Eigentümer als auch alle Mitwirkenden Improve the model for everyone aktiviert haben. Inhalte aus Business-, Enterprise- und Edu-Arbeitsbereichen werden standardmäßig nicht für das Training genutzt. OpenAIs Erläuterung zur Datennutzung.

Für welche Aufgaben lohnt sich ein Projekt besonders?

Am meisten bringen Projekte bei wiederkehrenden Arbeitsergebnissen, einer gleichbleibenden Zielgruppe und Quellen, für deren Pflege jemand zuständig ist. Die folgenden Abläufe sind Vorschläge, geordnet nach ihrer praktischen Eignung für ein kleines Team.

Wenig geeignet sind Aufgaben ohne gepflegte Quellen und ohne klare Zuständigkeit. Ein Projekt schafft dafür zwar einen gemeinsamen Ort. Welche Informationen stimmen und aktuell sind, muss das Team dennoch selbst entscheiden.

Welche Dienstleistungen lassen sich darauf aufbauen?

Die stärkste Geschäftsmöglichkeit ist ein Einrichtungsservice für wöchentliche Berichte, der sich an Agenturen oder kleine operative Teams richtet. Der Käufer erhält einen nutzbaren Ablauf: geordnete Quelldateien, Kennzahlendefinitionen, Projektanweisungen, eine freigegebene Berichtsvorlage und eine Prüfliste. Die Suchnachfrage nach „weekly report template“ deutet auf einen bestehenden Bedarf rund um Berichtsformate und Berichterstellung hin. Sie belegt allerdings keine Zahlungsbereitschaft für einen Service rund um Projekte. Für die Nachfrageprüfung wurden Keyword-Daten von DataForSEO verwendet.

Die kleinste verkäufliche Variante könnte aus einem vorbereiteten Quellenpaket und einer begleiteten Einrichtung für den wiederkehrenden Bericht des Käufers bestehen. Der Käufer erstellt das Projekt und behält die Kontrolle über die Zugriffsrechte. Die eigentliche Schwierigkeit liegt darin, Definitionen und Freigaberegeln abzustimmen. Allgemeine Prompt-Sammlungen lassen sich leicht kopieren; den Berichtsprozess des Käufers zu verstehen, ist der überzeugendere Grund für eine Beauftragung.

Eine weitere Möglichkeit ist ein Paket für die Kundenübergabe. Eine Agentur könnte ein strukturiertes Aufnahmeformular, ein Kundenbriefing, ein Entscheidungsprotokoll und Übergabeprompts erwerben, mit denen das Kundenprojekt auch für die nächste Betreuungsperson nutzbar wird. Suchanfragen nach „client onboarding software“ liefern ein kommerzielles Nachfragesignal aus einem benachbarten Bereich, bestätigen aber nicht unmittelbar den Bedarf an genau diesem Angebot. Keyword-Daten von DataForSEO.

Eine erste Version könnte vorhandene Kundenunterlagen für den manuellen Upload aufbereiten und einen gemeinsamen Durchgang mit der bisherigen und der künftigen verantwortlichen Person enthalten. Der Haken sind veraltete Informationen: Auch eine sorgfältig gestaltete Übergabe wird unzuverlässig, wenn niemand die Quelldokumente pflegt. Es handelt sich um Vorschläge für Dienstleistungen rund um den dokumentierten Ablauf. Eine Integration, die Projekte automatisch erstellt oder verwaltet, wird damit nicht behauptet.

Häufige Fragen

Wie erstelle ich ein Projekt in ChatGPT?

In der Seitenleiste New project wählen, einen Namen eingeben und ein Symbol sowie eine Farbe auswählen. Anschließend Referenzmaterial hinzufügen und unter Project settings die Anweisungen und die Erinnerungsfunktion einrichten. OpenAIs Einrichtungsschritte.

Wie viele Projekte sind in ChatGPT möglich?

OpenAI nennt eine unbegrenzte Zahl von Projekten. Die Dateigrenzen gelten für jedes Projekt einzeln; wie viele Personen mitarbeiten können, hängt vom Tarif des Eigentümers ab. OpenAIs Grenzen.

Kann ChatGPT Berichte erstellen?

Ja. Ein Projekt kann die Datengrundlage und die Anweisungen enthalten, mit denen sich wiederkehrende Berichte entwerfen lassen. Für den hier vorgeschlagenen Ablauf gilt: aktuelle Eingaben bereitstellen, quellenbasierte Aussagen verlangen und das Ergebnis vor der Verwendung prüfen. OpenAIs Anwendungsbeispiel für Berichte.

Warum funktionieren ChatGPT Projekte nicht wie erwartet?

Zunächst prüfen, ob sich der Chat im richtigen Projekt befindet, dessen Quellen aktuell sind und die erforderlichen Erinnerungseinstellungen aktiviert wurden. Auch Beschränkungen des Arbeitsbereichs können Funktionen beeinflussen. Ein temporärer Chat lässt sich nicht hinzufügen; ein mit einem GPT erstellter Chat kann nicht in ein Projekt verschoben werden. OpenAIs Hinweise zur Fehlerbehebung.

Der nächste Schritt für Montag

Als Ausgangspunkt eignet sich der nächste ohnehin fällige Kundenbericht. Dafür ein Projekt erstellen, das freigegebene Briefing und die Definitionen hinzufügen, die Berichtsanweisung einfügen und den Entwurf wie gewohnt prüfen. Anschließend übernimmt ein Kollege die weitere Arbeit auf Basis des gemeinsamen Kontexts. Der entscheidende Test: Versteht er die Aufgabe und kann er den nächsten prüfbaren Entwurf erstellen, ohne ein weiteres Briefing zu benötigen?

Wenn aus diesem wiederkehrenden Bericht ein dauerhaft gepflegter Geschäftsprozess werden soll, entwickeln wir gemeinsam die passende Automatisierung.