Проекты в ChatGPT: настройка для работы с клиентами

Проекты в ChatGPT — функция ChatGPT Projects — позволяют собрать в одном месте бриф клиента, требования к отчётам, файлы и рабочие обсуждения. Когда приходит время следующего отчёта, нужный контекст уже под рукой. Если вы регулярно выполняете одну и ту же задачу, это помогает тратить меньше времени на повторное объяснение вводных и больше — на проверку результата.

Начните с одного регулярного результата. Проект «Еженедельный отчёт для Northstar» проще поддерживать в порядке, чем папку со всем подряд под названием «Работа». Northstar — пример клиента, к которому мы будем возвращаться в этом руководстве.

Когда проекты в ChatGPT удобнее обычного чата или собственного GPT

Выбирайте проект, если задача остаётся прежней, а исходные данные и обсуждения меняются.

Представьте рабочую комнату для команды клиента: файлы — это полка со справочными материалами, инструкции — правила работы, а чаты — разговоры за общим столом. Память проекта позволяет использовать подходящий контекст из этой комнаты в дальнейшей работе. OpenAI описывает проекты как место для связанных чатов, файлов и инструкций. Руководство OpenAI по проектам.

Собственный GPT — это версия ChatGPT, настроенная под определённую цель. Его чаты не используют сохранённую память или предыдущие разговоры. Есть и актуальный нюанс доступности: в личных аккаунтах нельзя создавать или публиковать новые GPT, а OpenAI планирует переход от собственных GPT к Plugins. Уже существующими GPT можно продолжать пользоваться. Для нового процесса регулярной работы с клиентом я рекомендую начать с проекта. Руководство OpenAI по GPT.

Что хранить в файлах, инструкциях и истории обсуждений

Дайте проекту достаточно контекста для работы и чётко отделите утверждённые факты от незавершённых обсуждений.

Внутри проекта его инструкции имеют приоритет над вашими глобальными пользовательскими инструкциями. Память проекта может использовать его чаты и файлы как контекст, но это не означает, что каждая деталь попадёт в каждый ответ. В общем руководстве по памяти OpenAI прямо указывает: память не сохраняет все подробности. Важное правило подготовки отчёта стоит записать в инструкциях или утверждённом источнике, а не оставлять мимоходом в переписке. Проекты, память в ChatGPT.

Как настроить проект для еженедельного отчёта клиенту

Соберите минимальный набор, с которым уже можно работать, и подготовьте в нём настоящий отчёт. Описанные действия с интерфейсом взяты из инструкций OpenAI; содержание для Northstar — предлагаемый вариант рабочего процесса. Инструкция OpenAI по настройке.

1. Создайте проект. На боковой панели выберите New project. Введите название «Еженедельный отчёт для Northstar», затем выберите значок и цвет.
2. Добавьте исходные материалы. Загрузите бриф клиента, определения метрик, образец утверждённого отчёта и выгрузку за текущий отчётный период. В проекты можно добавлять PDF, электронные таблицы, документы, изображения и текст из буфера обмена. Называйте файлы так, чтобы коллега мог понять, какой источник актуален.
3. Добавьте инструкции проекта. Откройте меню дополнительных действий, затем Project settings. Вставьте инструкцию ниже и адаптируйте описание аудитории и разделы отчёта.
4. Задайте границы памяти. Для отдельного клиента я рекомендую режим Project-only memory — память только в пределах проекта. В Project settings выберите его в разделе Memory и нажмите Save. Настройку можно изменить и у существующего личного проекта; изменения могут занять несколько часов. Общие проекты уже используют этот режим, и переключить их на память по умолчанию нельзя.
5. Перенесите полезную историю. Перетащите подходящий чат в проект или выберите Move to project в меню чата. К нему начнут применяться инструкции проекта и контекст его файлов. Чаты, созданные с помощью GPT, так переносить нельзя; если нужного пункта нет, начните новый чат внутри проекта.
6. Подготовьте черновик, проверьте и сохраните результат. Начните обсуждение отчёта внутри проекта. Проверив ответ, откройте меню сообщения и выберите Save to project или Add to project sources — в зависимости от того, какая надпись отображается. В качестве образца для дальнейшей работы сохраняйте только проверенную версию.

В качестве инструкции проекта можно использовать такой текст:

Помогай готовить еженедельный отчёт для руководителя работы с клиентом Northstar. Цели бери из брифа клиента, правила расчётов — из определений метрик. Соблюдай тон и структуру утверждённого отчёта. Разделяй результаты, их интерпретацию, препятствия и следующие действия. Для каждого числового утверждения указывай источник и отчётный период. Если информации не хватает или источники противоречат друг другу, обозначь пробел и задай вопрос, не придумывай ответ. Считай предварительные обсуждения в чатах обсуждениями, а не согласованными решениями. Помечай черновики как требующие проверки перед отправкой клиенту.

Каждый новый отчётный цикл начинайте, например, с такого запроса:

Подготовь черновик отчёта Northstar за эту неделю на основе текущей выгрузки и утверждённых определений метрик. Сравни его с предыдущим утверждённым отчётом там, где периоды и определения сопоставимы. Объясни изменения, перечисли подтверждающие их данные и укажи, каких исходных материалов не хватает. В конце перечисли решения, которые должен принять руководитель работы с клиентом.

Практическое изменение вполне конкретно: вам больше не приходится заново собирать бриф клиента и объяснять формат отчёта в начале каждого разговора. При этом свежие данные по-прежнему нужно предоставлять, расчёты — проверять, а итоговый материал для клиента — утверждать. Прежде чем заявлять об экономии часов, измерьте время на подготовку и проверку.

Откройте доступ коллегам, которые работают над задачей

Общий доступ к проектам есть на тарифах Free, Go, Plus, Pro, Business, Enterprise и Edu, в веб-версии и мобильных приложениях. Настройки рабочего пространства могут его ограничивать. Правила общего доступа OpenAI.

Откройте проект и выберите Share. Для команды Northstar используйте Only those invited, укажите нужных коллег и назначьте права доступа. Free, Go, Plus и Pro поддерживают индивидуальные приглашения. На Business, Enterprise и Edu также можно приглашать группы рабочего пространства; в управляемых рабочих пространствах приглашения могут быть доступны только для их участников.

Владелец также может включить Anyone with a link. Там, где этот режим доступен, к проекту по ссылке смогут присоединяться пользователи, вошедшие в ChatGPT. У ссылок рабочего пространства есть собственные ограничения по составу участников; изначально они дают доступ уровня Chat. Для работы с клиентом я рекомендую начать с персональных приглашений. Управление доступом в OpenAI.

Все участники проекта могут просматривать и скачивать его файлы. Поэтому уровень Chat даёт полноценный доступ для работы, а не позволяет скрыть от человека внутренние документы. Держите внутренний рабочий проект агентства отдельно от материалов, которые собираетесь передать клиенту.

Участники могут создать ответвление разговора, чтобы проработать другой черновик и сохранить исходный вариант. Совместно редактировать один чат в реальном времени они не могут. Договоритесь, какой проверенный отчёт считается текущим результатом работы, чтобы альтернативные ветки не превратились в несколько конкурирующих утверждённых версий. Руководство OpenAI по совместной работе.

При открытии общего доступа память автоматически ограничивается проектом

Общий проект может использовать разговоры внутри себя. Личная память участника, его пользовательские инструкции и контекст чатов за пределами проекта ему недоступны. Если в проекте включена память только в его пределах, чаты снаружи тоже не могут использовать его разговоры. Удаление участников не возвращает память по умолчанию. Правила работы памяти OpenAI.

Из-за этой границы бриф клиента нужно действительно добавить в проект. Отдельный разговор вашего коллеги о клиенте сам по себе не станет общим знанием команды.

Память по умолчанию устроена иначе. На Enterprise и Edu разговоры проекта остаются в его пределах, а на остальных тарифах, включая Business, могут использоваться разговоры за границами проекта, если не включён режим памяти только внутри него. Если вы ведёте разных клиентов, выбирайте эту границу осознанно. Объяснение памяти по умолчанию от OpenAI.

Какие ограничения нужно учитывать

Допустимое количество участников зависит от тарифа владельца проекта. Ниже — лимиты на файлы и совместную работу, указанные на странице OpenAI о проектах. Тарифы и ограничения.

Количество проектов не ограничено, но за один раз можно загрузить только 10 файлов, не превышая общий лимит проекта. Ограничения на частоту сообщений в чатах зависят от подписки; отдельного числового лимита сообщений на странице проектов нет.

Для регулярной отчётности важны и другие практические ограничения:

• Поддерживайте актуальность данных. При загрузке файла с уже существующим именем появляются варианты Upload anyway и Skip. Не рассчитывайте, что новый файл заменит старый. Удаление файла из общего проекта удаляет его для всех участников.
• Если контекст теряется, проверьте настройки памяти. Включите Enable memory, если у вас отображается такой переключатель. Если настройки разделены, для Enterprise нужны Reference saved memories и включённая память рабочего пространства. На остальных подписках должны быть включены Reference saved memories и Reference chat history. В управляемых рабочих пространствах использование памяти должно быть разрешено.
• Храните утверждённый источник, а не полагайтесь на невидимый список в памяти. У памяти проекта нет списка записей, который можно просмотреть. Чтобы исключить разговор из контекста, удалите его или перенесите, если настройки проекта это позволяют.
• Не считайте проект системой отчётности по расписанию. По данным OpenAI, ChatGPT Work недоступен в проектах с памятью только в пределах проекта. Google Drive, добавленный внутри проекта, не синхронизирует содержимое заранее для последующего поиска. Описанный выше процесс требует, чтобы кто-то обновлял и проверял исходные данные.

Эти особенности описаны в руководстве OpenAI по проектам. Если главной сложностью становится обновление бизнес-данных, следующим вариантом для сравнения будет процесс подготовки отчётов с ChatGPT Data.

Память только в пределах проекта также не означает отказ от использования данных для обучения моделей. Для личных аккаунтов данные общего проекта могут использоваться для улучшения моделей, только если у владельца и всех, кто добавляет материалы, включён параметр Improve the model for everyone. Содержимое рабочих пространств Business, Enterprise и Edu по умолчанию не используется для обучения. Объяснение OpenAI об использовании данных.

Для каких задач проекты особенно полезны

Лучше всего проекты подходят для задач с регулярным результатом, постоянной аудиторией и исходными материалами, за которые кто-то отвечает. Ниже — предлагаемые рабочие процессы в порядке их практической полезности для небольшой команды.

Если исходные материалы никто не поддерживает и у задачи нет ответственного, проект принесёт мало пользы. Он даст работе место, но решать, что верно и актуально, всё равно придётся команде.

Какие услуги можно построить на этой основе

Наиболее перспективный вариант — услуга настройки еженедельной отчётности для агентств или небольших операционных команд. Заказчик получает готовый к работе процесс: упорядоченные исходные файлы, определения метрик, инструкции проекта, утверждённый образец отчёта и чек-лист проверки. Спрос по запросу «weekly report template» («шаблон еженедельного отчёта») указывает на существующую потребность в оформлении и подготовке отчётности, хотя и не доказывает готовность платить за услугу на базе проектов. Для оценки спроса использовались данные DataForSEO по ключевым словам.

Минимальная версия, которую можно продавать, — подготовленный комплект исходных материалов и помощь с настройкой регулярного отчёта заказчика. Заказчик сам создаёт проект и управляет доступом. Основная сложность — согласовать определения и правила утверждения. Универсальные наборы промптов легко скопировать; понимание того, как заказчик готовит отчёты, — более весомая причина обратиться к специалисту.

Следующая возможность — комплект для передачи клиента другому менеджеру. Агентство могло бы купить структурированную анкету для сбора вводных, бриф клиента, журнал решений и промпты для передачи дел, чтобы следующий менеджер мог полноценно работать с проектом клиента. Поисковые запросы «client onboarding software» («программы для онбординга клиентов») дают косвенный сигнал коммерческого спроса в смежной области, но не подтверждают спрос именно на такое предложение. Данные DataForSEO по ключевым словам.

В первой версии можно собрать существующие материалы клиента для ручной загрузки и провести совместный разбор с тем, кто передаёт дела, и тем, кто их принимает. Слабое место — устаревшая информация: даже хорошо оформленная передача дел теряет надёжность, если никто не обновляет исходные документы. Это идеи услуг вокруг описанного рабочего процесса, а не утверждения о существовании интеграции, которая автоматически создаёт проекты или управляет ими.

Частые вопросы

Как создать проект в ChatGPT?

Выберите New project на боковой панели, введите название, задайте значок и цвет. Добавьте справочные материалы, затем откройте Project settings, чтобы указать инструкции и настроить память. Порядок настройки от OpenAI.

Сколько проектов можно создать в ChatGPT?

По данным OpenAI, количество проектов не ограничено. Лимиты на файлы действуют отдельно для каждого проекта, а допустимое количество участников зависит от тарифа владельца. Ограничения OpenAI.

Может ли ChatGPT подготовить отчёт?

Да. В проекте можно хранить данные и инструкции для подготовки регулярных отчётов. В предложенном здесь процессе нужно предоставлять актуальные материалы, просить подтверждать утверждения источниками и проверять результат перед использованием. Пример работы с отчётами от OpenAI.

Почему проекты в ChatGPT работают не так, как ожидалось?

Убедитесь, что чат находится в нужном проекте, источники актуальны, а необходимые настройки памяти включены. Ограничения рабочего пространства тоже могут влиять на доступные функции. Временный чат нельзя добавить в проект, пока он остаётся временным; чат, созданный с помощью GPT, перенести в проект нельзя. Рекомендации OpenAI по устранению проблем.

С чего начать в понедельник

Возьмите ближайший отчёт, который уже нужно подготовить для клиента. Создайте для него проект, добавьте утверждённый бриф и определения метрик, вставьте инструкцию по подготовке отчёта и проверьте черновик в обычном порядке. Затем попросите коллегу продолжить работу, опираясь на общий контекст. Практический критерий успеха — сможет ли коллега разобраться в задаче и подготовить следующий черновик для проверки без дополнительных объяснений с вашей стороны.

Если вам нужна помощь, чтобы превратить регулярную подготовку отчёта в рабочий процесс, который можно поддерживать, мы можем вместе с вами настроить автоматизацию.