مشاريع ChatGPT: نظّم تقارير العملاء وشارك سياق العمل

تجمع مشاريع ChatGPT موجز العميل وقواعد إعداد التقارير والملفات ومحادثات العمل في مكان واحد، لتبدأ التقرير التالي بسياق جاهز يفيدك. وإذا كان عملك يتكرر، فالفائدة واضحة: وقت أقل لإعادة شرح المطلوب، ووقت أطول لمراجعة النتائج.

ابدأ بمخرج واحد يتكرر بانتظام. فإدارة مشروع باسم «تقرير Northstar الأسبوعي للعميل» أسهل من إدارة مساحة عامة اسمها «العمل». وسنستخدم Northstar مثالًا للعميل في هذا الدليل.

متى تختار مشاريع ChatGPT بدلًا من محادثة عادية أو GPT مخصص؟

اختر المشروع عندما تظل المهمة ثابتة، بينما تتغير البيانات والمحادثات المرتبطة بها.

تخيّله غرفة عمل مخصصة للعميل: الملفات هي المراجع على الرف، والتعليمات هي قواعد العمل، والمحادثات هي النقاشات حول الطاولة. وتتيح ذاكرة المشروع الاستفادة من السياق ذي الصلة داخل هذه الغرفة في العمل اللاحق. وتصف OpenAI ميزة ChatGPT Projects بأنها مكان يجمع المحادثات والملفات والتعليمات المترابطة. دليل المشاريع من OpenAI.

GPT المخصص هو نسخة من ChatGPT أُعدّت لغرض محدد. ولا تستخدم محادثاته الذكريات المحفوظة أو المحادثات السابقة. وهناك أيضًا قيد حالي على إتاحته: لا تستطيع الحسابات الشخصية إنشاء نماذج GPT جديدة أو نشرها، وتخطط OpenAI للانتقال من نماذج GPT المخصصة إلى Plugins. أما نماذج GPT الموجودة، فلا يزال بالإمكان استخدامها. ولإنشاء سير عمل جديد ومتكرر لعميل، أوصي بالبدء بمشروع. دليل GPT من OpenAI.

ضع المصادر والقواعد وسجل العمل في أماكنها المناسبة

زوّد المشروع بالسياق الكافي لأداء مهمته، مع تمييز واضح بين الحقائق المعتمدة والنقاشات التي لم تُحسم بعد.

داخل المشروع، تكون الأولوية لتعليماته على تعليماتك المخصصة العامة. ويمكن لذاكرة المشروع استخدام محادثاته وملفاته بوصفها سياقًا، لكن هذا لا يضمن ظهور كل تفصيل في كل إجابة. وتوضح إرشادات OpenAI العامة للذاكرة صراحةً أنها لا تحتفظ بكل التفاصيل. لذا ضع قواعد التقارير المهمة في التعليمات أو في مصدر معتمد، بدلًا من الاعتماد على ملاحظة عابرة في إحدى المحادثات. المشاريع، الذاكرة في ChatGPT.

كيف تُعدّ مشروعًا لتقرير أسبوعي للعميل؟

أنشئ مساحة عمل بسيطة تضم ما تحتاجه فعلًا، ثم استخدمها لإعداد تقرير حقيقي. تتبع الخطوات أدناه تعليمات الإعداد لدى OpenAI؛ أما محتوى Northstar فهو اقتراح لسير العمل. دليل الإعداد من OpenAI.

1. أنشئ المشروع. اختر مشروع جديد من الشريط الجانبي. أدخل اسم «تقرير Northstar الأسبوعي للعميل»، ثم اختر أيقونة ولونًا.
2. أضف المواد المرجعية. ارفع موجز حساب العميل، وتعريفات المقاييس، ونموذج تقرير معتمد، وملف البيانات المصدّر للفترة الحالية. تقبل المشاريع ملفات PDF وجداول البيانات والمستندات والصور والنص الملصق. استخدم أسماء ملفات واضحة بما يكفي ليعرف زميلك أيّها المصدر الحالي.
3. أضف تعليمات المشروع. افتح قائمة المزيد من الخيارات، ثم إعدادات المشروع. الصق التعليمات أدناه، وعدّل الجمهور المستهدف وأقسام التقرير لتناسب عملك.
4. حدّد نطاق الذاكرة. لحساب عميل مستقل، أوصي باختيار ذاكرة خاصة بالمشروع. من إعدادات المشروع، اختر هذا الخيار ضمن الذاكرة، ثم حفظ. يمكنك تغيير الإعداد في مشروع خاص موجود، وقد يستغرق تطبيق التغيير بضع ساعات. تستخدم المشاريع المشتركة هذا الإعداد بالفعل، ولا يمكن تحويلها إلى الذاكرة الافتراضية.
5. انقل سجل العمل المفيد. اسحب محادثة قابلة للنقل إلى المشروع، أو اختر نقل إلى مشروع من قائمتها. ستأخذ المحادثة تعليمات المشروع وسياق ملفاته. لا يمكن نقل المحادثات التي أُنشئت باستخدام GPT بهذه الطريقة؛ وإذا لم يظهر الخيار، فابدأ محادثة جديدة داخل المشروع.
6. أعدّ المسودة، ثم راجعها واحفظ النتيجة. ابدأ محادثة التقرير داخل المشروع. بعد مراجعة المخرج، افتح قائمة رسالة الإجابة واختر حفظ في المشروع أو إضافة إلى مصادر المشروع، بحسب التسمية الظاهرة. احتفظ بنسخة خضعت للمراجعة فقط لتكون نموذجًا للعمل اللاحق.

يمكنك استخدام النص التالي في تعليمات المشروع:

ساعد في إعداد تقرير Northstar الأسبوعي للعميل، ليستخدمه مسؤول الحساب. اعتمد على موجز حساب العميل في تحديد الأهداف، وعلى تعريفات المقاييس في الحسابات. التزم بنبرة التقرير المعتمد وبنيته. افصل بين النتائج والتفسير والعوائق والخطوات التالية. حدّد المصدر وفترة التقرير لكل معلومة رقمية. إذا نقصت المعلومات أو تعارضت المصادر، فنبّه إلى الفجوة واسأل بدلًا من اختلاق إجابة. تعامل مع المحادثات الاستكشافية بوصفها نقاشًا، لا اعتمادًا. وضّح أن المسودات تحتاج إلى مراجعة قبل إرسالها إلى العميل.

ثم ابدأ كل دورة تقارير بطلب مثل هذا:

أعدّ مسودة تقرير Northstar لهذا الأسبوع باستخدام ملف البيانات المصدّر الحالي وتعريفات المقاييس المعتمدة. قارنه بالتقرير المعتمد السابق عندما تكون الفترات والتعريفات قابلة للمقارنة. اشرح التغيّرات، واذكر الأدلة التي تستند إليها، ونبّه إلى المدخلات الناقصة. اختم بالقرارات التي يحتاج مسؤول الحساب إلى اتخاذها.

التغيير العملي هنا محدد: لن تعيد بناء موجز حساب العميل وشكل التقرير في بداية كل محادثة. لكنك ستظل مسؤولًا عن توفير بيانات حديثة، ومراجعة الحسابات، واعتماد النسخة الموجهة للعميل. قِس الوقت الذي تقضيه في التحضير والمراجعة قبل أن تدّعي توفير عدد من ساعات العمل.

شارك مساحة العمل مع الفريق المسؤول عن المهمة

تتوفر مشاركة المشاريع في خطط Free وGo وPlus وPro وBusiness وEnterprise وEdu، على الويب وتطبيقات الهاتف. وقد تقيّدها إعدادات مساحة العمل. قواعد المشاركة لدى OpenAI.

افتح المشروع واختر مشاركة. لفريق Northstar، استخدم المدعوون فقط، ثم أدخل الأشخاص الذين تريد التعاون معهم وحدّد صلاحياتهم. تدعم خطط Free وGo وPlus وPro دعوة الأفراد. وتدعم خطط Business وEnterprise وEdu مجموعات مساحة العمل أيضًا؛ وقد تقصر مساحات العمل المُدارة الدعوات على أعضائها.

يمكن للمالكين أيضًا تفعيل خيار أي شخص لديه الرابط. وعندما يكون هذا النمط من المشاركة متاحًا، فإنه يسمح لمستخدمي ChatGPT الذين سجّلوا الدخول ولديهم الرابط بالانضمام. ولروابط مساحة العمل قيود عضوية خاصة بها، وهي تمنح صلاحية المحادثة عند الانضمام أول مرة. في أعمال العملاء، أوصي بالبدء بدعوات لأشخاص محددين. ضوابط الوصول لدى OpenAI.

يستطيع جميع أعضاء المشروع عرض ملفاته وتنزيلها. لذلك تمنح صلاحية المحادثة وصولًا فعليًا للعمل، ولا تصلح وسيلةً لحجب المستندات الداخلية عن أحد الأعضاء. أبقِ مشروع العمل الداخلي للوكالة منفصلًا عن أي مواد تنوي تسليمها للعميل.

يمكن للأعضاء إنشاء فرع من المحادثة لاستكشاف مسودة أخرى مع الاحتفاظ بالأصل. لكنهم لا يحررون المحادثة نفسها معًا في الوقت الفعلي. اتفقوا على التقرير الذي خضع للمراجعة ويُعدّ النسخة الحالية المطلوب تسليمها، حتى لا تتحول الفروع البديلة إلى نسخ متنافسة يُظن أن كلًا منها معتمدة. دليل التعاون من OpenAI.

المشاركة تفعّل الذاكرة الخاصة بالمشروع تلقائيًا

يمكن للمشروع المشترك الاستفادة من المحادثات الموجودة داخله. ولا يستطيع استخدام الذكريات الشخصية لأحد الأعضاء أو تعليماته المخصصة أو سياق محادثاته خارج المشروع. وبالمثل، لا تستطيع المحادثات الواقعة خارج مشروع يستخدم الذاكرة الخاصة بالمشروع الاستفادة من محادثاته. وإزالة المتعاونين لا تعيد الذاكرة الافتراضية. قواعد الذاكرة لدى OpenAI.

هذا يعني أن موجز حساب العميل يجب أن يكون موجودًا فعلًا داخل المشروع. فالمحادثة المنفصلة التي أجراها زميلك عن العميل لا تصبح تلقائيًا جزءًا من المعرفة المشتركة.

أما الذاكرة الافتراضية فتعمل بطريقة مختلفة. تحصر خطتا Enterprise وEdu محادثات المشروع داخله، بينما تستطيع الخطط الأخرى، ومنها Business، الاستناد إلى محادثات تتجاوز حدود المشروع ما لم تُطبَّق الذاكرة الخاصة بالمشروع. وعند التعامل مع حسابات عملاء منفصلة، حدّد هذا النطاق عن قصد. شرح الذاكرة الافتراضية من OpenAI.

حدود الملفات والمشاركة التي تؤثر في هذا الإعداد

تحدد خطة مالك المشروع الحد الأقصى للمتعاونين. وهذه حدود الملفات والتعاون الواردة في صفحة المشاريع لدى OpenAI. الخطط والحدود.

يمكنك إنشاء عدد غير محدود من المشاريع، لكن لا يمكنك رفع أكثر من 10 ملفات في المرة الواحدة، ضمن الحد الإجمالي للمشروع. وتخضع حدود استخدام المحادثات لاشتراكك؛ ولا تحدد صفحة المشاريع حصة رقمية مستقلة للرسائل.

وهناك قيود عملية أخرى عند إعداد تقرير متكرر:

• حافظ على حداثة الأدلة. عند رفع ملف يحمل اسم ملف موجود، يظهر خيار الرفع على أي حال أو تخطي. لا تفترض أن العملية تستبدل الملف القديم. وحذف ملف من مشروع مشترك يزيله لدى الجميع.
• راجع إعدادات الذاكرة إذا انقطع السياق بين المحادثات. فعّل تمكين الذاكرة إذا كان هذا هو الخيار الظاهر لديك. أما إذا ظهرت عناصر تحكم منفصلة، فتتطلب خطة Enterprise تفعيل الرجوع إلى الذكريات المحفوظة إلى جانب الذاكرة في مساحة العمل. وتتطلب الاشتراكات الأخرى الرجوع إلى الذكريات المحفوظة والرجوع إلى سجل المحادثات. ويجب أن تسمح مساحات العمل المُدارة باستخدام الذاكرة.
• احتفظ بمصدر معتمد بدلًا من الاتكال على قائمة غير مرئية لما تتذكره الذاكرة. لا تعرض ذاكرة المشروع قائمة تفصيلية يمكنك فحصها. ولاستبعاد محادثة، احذفها أو انقلها عندما تسمح إعدادات المشروع بذلك.
• المشروع لا يعني أن التقارير أصبحت مجدولة. تقول OpenAI إن ChatGPT Work غير متاح في المشاريع التي تستخدم ذاكرة خاصة بالمشروع. كما أن إضافة Google Drive داخل مشروع لا تؤدي إلى مزامنة محتواه مسبقًا لاسترجاعه. ويعتمد سير العمل أعلاه على شخص يُحدّث المدخلات ويراجعها.

هذه السلوكيات موثّقة في دليل المشاريع من OpenAI. وإذا أصبحت مشكلتك الأساسية هي تحديث بيانات العمل، فالمقارنة الأنسب التالية هي سير عمل التقارير باستخدام ChatGPT Data، الذي نتناوله في مقال مستقل.

والذاكرة الخاصة بالمشروع لا تعني أيضًا استبعاد بياناته من تدريب النماذج. ففي الحسابات الشخصية، قد تُستخدم بيانات المشروع المشترك لتحسين النماذج فقط إذا كان المالك وجميع المساهمين قد فعّلوا خيار تحسين النموذج للجميع. أما محتوى مساحات عمل Business وEnterprise وEdu فلا يُستخدم في التدريب افتراضيًا. شرح استخدام البيانات من OpenAI.

ما الأعمال التي تستفيد أكثر من المشاريع؟

تظهر أقوى الاستخدامات عندما يكون هناك مخرج متكرر، وجمهور ثابت، ومواد مرجعية يتولى أحدهم مسؤوليتها. وفيما يلي مسارات عمل مقترحة، مرتبة بحسب ملاءمتها العملية لفريق صغير.

أما العمل الذي لا يملك مواد مرجعية تُحدَّث بانتظام ولا مسؤولًا واضحًا، فهو أقل ملاءمة. سيمنحه المشروع مكانًا يجمعه، لكن الفريق سيظل مطالبًا بتحديد ما هو صحيح وما هو ساري المفعول.

ما الخدمات التي يستحق هذا الاستخدام أن تُبنى حولها؟

الفرصة الأقوى هي خدمة إعداد سير عمل للتقارير الأسبوعية للوكالات أو فرق العمليات الصغيرة. يحصل المشتري على طريقة عمل قابلة للاستخدام: ملفات مصادر منظّمة، وتعريفات للمقاييس، وتعليمات للمشروع، ونموذج تقرير معتمد، وقائمة تحقق للمراجعة. ويشير البحث عن «weekly report template» (قالب تقرير أسبوعي) إلى وجود حاجة فعلية لإعداد التقارير وتنسيقها، لكنه لا يثبت الاستعداد للدفع مقابل خدمة خاصة بالمشاريع. واستند فحص الطلب إلى بيانات الكلمات المفتاحية من DataForSEO.

يمكن أن تكون أبسط نسخة قابلة للبيع حزمة مصادر جاهزة، مع مساعدة المشتري على إعداد تقريره المتكرر. ينشئ المشتري المشروع ويتحكم في صلاحيات الوصول إليه. أما الجزء الأصعب فهو الاتفاق على التعريفات وقواعد الاعتماد. يسهل نسخ حزم المطالبات العامة؛ وتبقى معرفة آلية إعداد التقارير لدى المشتري سببًا أقوى للاستعانة بمتخصص.

وتأتي بعدها فرصة حزمة تسليم حساب العميل. فقد تشتري وكالة نموذجًا منظمًا لجمع المعلومات الأولية، وموجزًا للحساب، وسجلًا للقرارات، ومطالبات للتسليم تجعل مشروع العميل مفيدًا لمدير الحساب التالي. ويُعدّ البحث عن «client onboarding software» (برامج تهيئة العملاء الجدد) مؤشرًا على طلب تجاري في مجال قريب، لا إثباتًا مباشرًا لجدوى هذا العرض بعينه. بيانات الكلمات المفتاحية من DataForSEO.

يمكن لنسختها الأولى أن تجمع مواد العميل الموجودة في حزمة للرفع اليدوي، مع جلسة شرح يشارك فيها المسؤولان السابق والجديد. لكن المشكلة هي تقادم المعلومات: فحتى التسليم المنظّم بعناية يصبح غير موثوق إذا لم يتولَّ أحد تحديث المستندات المرجعية. هذه خدمات مقترحة حول سير العمل الموثّق، وليست ادعاءات بوجود تكامل ينشئ المشاريع أو يديرها تلقائيًا.

أسئلة شائعة

كيف أنشئ مشروعًا في ChatGPT؟

اختر «مشروع جديد» من الشريط الجانبي، وأدخل اسمًا، ثم اختر أيقونة ولونًا. أضف المواد المرجعية، ثم استخدم إعدادات المشروع لإضافة التعليمات وتحديد إعداد الذاكرة. خطوات الإعداد من OpenAI.

كم مشروعًا يمكنني إنشاءه في ChatGPT؟

تتيح OpenAI عددًا غير محدود من المشاريع. وتُطبَّق حدود الملفات على كل مشروع على حدة، بينما تعتمد حدود المتعاونين على خطة المالك. الحدود لدى OpenAI.

هل يستطيع ChatGPT إعداد تقرير؟

نعم. يمكن للمشروع الاحتفاظ بأدلة التقرير وتعليماته لصياغة تحديثات متكررة. وفي سير العمل المقترح هنا، وفّر مدخلات حديثة، واطلب إسناد المعلومات إلى مصادرها، ثم راجع المخرج قبل استخدامه. مثال إعداد التقارير لدى OpenAI.

لماذا لا تعمل مشاريع ChatGPT كما أتوقع؟

تأكد من وجود المحادثة داخل المشروع المقصود، ومن حداثة مصادره وتفعيل إعدادات الذاكرة المطلوبة. وقد تؤثر قيود مساحة العمل في الميزات أيضًا. لا يمكن إضافة محادثة ما دامت مؤقتة، ولا يمكن نقل محادثة أُنشئت باستخدام GPT إلى مشروع. تفاصيل استكشاف المشكلات لدى OpenAI.

خطوة عملية لبداية الأسبوع

ابدأ بتقرير العميل التالي المطلوب منك بالفعل. أنشئ مشروعه، وأضف الموجز والتعريفات المعتمدة، والصق تعليمات إعداد التقرير، ثم أخضع المسودة لمراجعتك المعتادة. بعد ذلك، اطلب من زميل متابعة العمل بالاعتماد على السياق المشترك. والاختبار المفيد هو قدرته على فهم المهمة وإنتاج المسودة التالية بصيغة قابلة للمراجعة، دون أن تعيد شرح المطلوب له.

إذا أردت مساعدة في تحويل هذا التقرير المتكرر إلى سير عمل مؤسسي يُتابَع ويُحدَّث بانتظام، يمكننا بناء الأتمتة معك.