Политика использования ИИ: шаблон правил для сотрудников

Политика использования ИИ в компании со штатом от 5 до 200 человек должна давать понятные ответы на повседневные вопросы: какими аккаунтами можно пользоваться, какие данные нельзя передавать и кто проверяет результат. Начните с правил на одну страницу, доступа к одобренным корпоративным аккаунтам и ответственного, к которому можно обратиться с вопросом. Любая работа, выполненная с помощью ИИ, остаётся черновиком, пока её не проверит ответственный сотрудник.

Политика использования ИИ: шаблон для компании

Скопируйте текст ниже в справочник для сотрудников или общий документ. Заполните поля в квадратных скобках, укажите только одобренные аккаунты и откройте доступ всем, кого касаются правила, до их вступления в силу. Шаблон рассчитан на одну страницу; после заполнения проверьте вёрстку.

Перед утверждением попросите юриста проверить, соответствует ли документ вашим договорам и обязательствам.

Использование ИИ в [название компании]

Дата вступления в силу: [дата]. Ответственный: [имя и должность]. Вопросы и сообщения об инцидентах: [контакт]. Следующий пересмотр: [дата]. Одобренные аккаунты и разрешённые данные: [ссылка на актуальный список].

1. На кого распространяются правила. Правила обязательны для всех, кто выполняет работу для нашей компании: сотрудников, руководителей и подрядчиков. Они распространяются на ИИ-чаты, инструменты для работы с текстом, кодом, изображениями, встречами и поиском, а также на функции ИИ в других программах.

2. Используйте одобренные аккаунты. Работайте только с инструментами, тарифами и корпоративными рабочими пространствами из утверждённого списка. Личная подписка или регистрация на рабочую почту сами по себе не означают разрешения. Без согласия ответственного не подключайте другие приложения, расширения браузера, запись встреч, автоматические действия или функции передачи данных. Не передавайте другим свои данные для входа.

3. Какие задачи разрешены. В одобренных аккаунтах можно использовать общедоступную информацию и разрешённые внутренние материалы, чтобы искать идеи, писать черновики, составлять краткие изложения или готовить материалы для работы. Используйте только то, что вы вправе передавать. У каждой задачи должен быть ответственный сотрудник. Запрещено использовать ИИ для обмана, травли, дискриминации или обхода ограничений доступа.

4. Какие данные передавать запрещено. В рамках этой политики запрещено вводить в ИИ-инструменты пароли, токены доступа, закрытые ключи, полные реквизиты платёжных карт, номера государственных удостоверений личности, медицинские документы и конфиденциальные сведения о сотрудниках. Не загружайте коммерческие тайны, неопубликованные финансовые данные или закрытый исходный код, если утверждённый список прямо не разрешает работу с такими материалами. Эти же ограничения действуют для файлов, скриншотов, записей и подключённых папок.

5. Данные клиентов. По возможности используйте вымышленные примеры или удаляйте сведения, позволяющие определить личность клиента. Прежде чем использовать данные, по которым можно идентифицировать клиента, получите письменное разрешение на конкретные задачу, инструмент, аккаунт и данные. Ответственный должен проверить наши обязательства перед клиентом, право на передачу информации, условия поставщика сервиса, настройки доступа и хранения. Передавайте только то, что необходимо для задачи. Если разрешения нет или его границы неясны, остановитесь и уточните.

6. Проверяйте результат перед использованием. Прежде чем полагаться на результат, отправлять или публиковать его, проверьте факты, источники, расчёты, конфиденциальность, права на использование материалов, а также отсутствие предвзятого или вводящего в заблуждение содержания. Ответственность остаётся за тем, кто отправляет результат. Код должен проходить обычную проверку и тесты. Не позволяйте ИИ самостоятельно отправлять сообщения, тратить деньги, изменять записи или принимать решения о найме, оплате труда, кредитовании и других вопросах с существенными последствиями. Для этого нужен отдельно утверждённый процесс.

7. Сообщайте об использовании ИИ. Предупреждайте сотрудника, который проверяет работу, если ИИ внёс существенный вклад в подготовку текста или анализ. Сообщайте об этом клиентам, когда того требует договор, когда они напрямую взаимодействуют с ИИ или когда сокрытие его роли может ввести их в заблуждение. Не выдавайте результат работы ИИ за интервью с человеком, оригинальное исследование или лично проверенный материал, если это не соответствует действительности. При сомнениях обратитесь к ответственному.

8. Своевременно задавайте вопросы и сообщайте о проблемах. Согласовывайте новые инструменты и исключения с ответственным до начала работы. При подозрении на раскрытие данных, небезопасные действия или результаты, способные причинить вред, немедленно сообщите об этом по указанному выше контакту, не копируя конфиденциальную информацию в открытый канал. Приостановите затронутую работу и следуйте указаниям ответственного. Подтвердите ознакомление с политикой; нарушения рассматриваются по действующим в компании процедурам для сотрудников или подрядчиков. Ответственный пересматривает документ ежеквартально, а также при изменении инструментов, условий сервисов или рабочих процессов.

Чтобы политика оставалась короткой, ведите список одобренных аккаунтов отдельно. Для каждой записи укажите точное название продукта и тарифа, корпоративное рабочее пространство, разрешённые данные и задачу, ответственного и дату согласования. Незаполненная запись означает, что инструмент ещё ожидает одобрения.

Зачем сотрудникам корпоративные тарифы ИИ-сервисов

Прежде чем сотрудники начнут работать с непубличными материалами компании, согласуйте аккаунт и условия обработки данных. Обещание поставщика не использовать корпоративные данные для обучения моделей полезно, но само по себе не даёт вам права передавать сведения о клиенте.

Проверено по действующей документации разработчиков 19 октября 2026 года: перечисленные ниже корпоративные сервисы обязуются не обучать модели на клиентских данных, подпадающих под их условия, по умолчанию или без разрешения. Область действия этих обязательств и исключения различаются. Обучение модели — это использование данных для совершенствования самого ИИ; хранение переписки и обработка запроса ради ответа — отдельные процессы.

OpenAI ChatGPT: работайте в одобренном корпоративном пространстве

OpenAI ChatGPT — диалоговый ИИ-помощник. По умолчанию OpenAI не использует содержимое запросов и материалов клиентов ChatGPT Business и ChatGPT Enterprise для обучения моделей. В документации OpenAI по управлению данными это обязательство подтверждается, а хранение истории чатов рассматривается отдельно. При согласовании аккаунта проверяйте и условия обучения, и сроки хранения данных.

Компенсация расходов на личную подписку и одобрение корпоративного рабочего пространства — разные решения. В списке аккаунтов должно быть указано разрешённое пространство. Сотрудники должны уметь определить, что находятся именно в нём, прежде чем вставлять внутренние материалы.

Подробнее о выборе аккаунта — в руководстве по ChatGPT для бизнеса.

Anthropic Claude: установите правила отправки отзывов

Anthropic Claude — ИИ-помощник для подготовки текстов и анализа. По умолчанию компания не обучает модели на входных данных и ответах своих коммерческих продуктов. Сотрудникам, которые используют Claude Team или Enterprise, нужно учитывать важное исключение: обратную связь. Anthropic указывает, что явная отправка отзывов, сообщений об ошибках или добровольная передача других материалов может разрешить использование чатов и сеансов работы с кодом для обучения. Общее правило и исключения описаны в политике Anthropic в отношении коммерческих данных.

Решение об отправке отзывов должен принимать ответственный. В документации Anthropic описана настройка для владельца организации: Organization settings > Data and Privacy > Rate chats. Она позволяет отключить оценки ответов «нравится / не нравится» для участников Team и Enterprise. Вместе с настройкой закрепите правило для сотрудников: «Не отправляйте рабочие переписки в качестве обратной связи».

Microsoft Copilot: убедитесь, что действует корпоративная защита данных

Microsoft Copilot — рабочий помощник Microsoft, ранее называвшийся Microsoft 365 Copilot. Для него и Microsoft Copilot Chat предусмотрена защита данных организаций. Microsoft заявляет, что запросы, ответы и данные, полученные через Microsoft Graph — механизм доступа к рабочей информации, — не используются для обучения базовых моделей. В документации отмечено, что в переходный период могут сохраняться прежние названия продуктов. Область действия защиты описана на странице Microsoft о корпоративной защите данных.

Попросите администратора проверить корпоративный аккаунт и то, что используемый сервис подпадает под защиту. Согласно документации Microsoft, когда в Copilot Chat действует корпоративная защита данных, отображается зелёный щит. Компания также описывает ведение журналов переписки, поэтому сотрудникам не следует понимать запрет на обучение как «ничего не сохраняется». Эти проверки разобраны в документации о конфиденциальности и защите в Copilot Chat.

Для поисковых запросов, отправляемых в Bing, действуют отдельные условия обработки данных; условия работы агентов тоже нужно проверять отдельно. Зафиксируйте, разрешены ли эти функции в каждом согласованном рабочем процессе. Одобрение основного помощника не должно автоматически распространяться на все подключённые сервисы.

Google Gemini: проверьте редакцию Workspace

Google Gemini — ИИ-помощник Google. При использовании через соответствующие сервисы Google Workspace для него действуют гарантии защиты корпоративных данных. Google заявляет, что не использует данные клиентов Workspace для обучения генеративных моделей без предварительного разрешения или указания клиента. Это касается в том числе запросов и содержимого, на которые распространяются условия из центра конфиденциальности генеративного ИИ в Google Workspace.

Для приложения Gemini убедитесь, что лицензия Workspace включает его как основной сервис — то есть сервис, на который распространяются соответствующие условия Workspace. В текущем списке Google указаны Business Starter, Business Standard и Business Plus. Для других вариантов аккаунтов гарантии могут отличаться. Проверьте таблицу редакций для рабочих аккаунтов, а не разрешайте любой сервис, в который можно войти с аккаунтом Google.

Если вы ещё выбираете единый сервис для компании, разобраться помогут сравнение Gemini и Claude и сравнение Copilot и Gemini. Политика для сотрудников должна ссылаться на уже одобренные решения.

Как устроены правила использования генеративного ИИ

Политика использования ИИ — это правила работы с ИИ-помощниками в вашей компании. Генеративным называют ИИ, который по инструкции создаёт текст, изображения, код или другой контент. Представьте общую кухню: техникой могут пользоваться все, но часть продуктов хранится под замком, а готовое блюдо кто-то проверяет перед подачей.

Задача владельца бизнеса — одобрить инструменты и назначить того, кто принимает решения. Задача руководителя операционной деятельности — превратить это решение в понятный список аккаунтов и отвечать на вопросы. Задача каждого сотрудника — проверять, что он передаёт ИИ, и отвечать за результат.

Разделяйте общедоступные, внутренние и конфиденциальные материалы

Подберите примеры, знакомые сотрудникам. Опубликованное описание продукта — общедоступная информация. Неопубликованный рабочий чек-лист — внутренний материал; его можно передавать только в аккаунт, одобренный для таких данных. Выгрузка зарплат содержит конфиденциальные сведения о сотрудниках, поэтому базовая политика не разрешает её использовать.

Проверяйте и вложения. На скриншоте безобидной ошибки может оказаться адрес электронной почты клиента или токен доступа. Загружая изображение, вы передаёте и эти сведения. Если правила касаются только текста запросов, они не учитывают реальную работу людей.

Согласовывайте использование данных клиентов для конкретной задачи

Удалить имя — полезный первый шаг. Но в тексте могут остаться адрес, номер заказа, характерная жалоба или сочетание деталей, по которым легко узнать человека. Если личность клиента для задачи не важна, лучше использовать вымышленный пример.

Чтобы подготовить ответ о задержке доставки, руководитель поддержки может попросить сформулировать сообщение для «клиента, которому задерживают доставку», приложив опубликованные правила доставки. Верные данные клиента он добавит позже, в обычной системе поддержки. Загрузка всей переписки по жалобе — уже другой сценарий, который требует отдельного явного разрешения.

Если без идентификации клиента не обойтись, ответственный должен зафиксировать, какие поля разрешено передать, для какой цели, через какой аккаунт, кто получит к ним доступ и как долго они будут храниться. Уже имеющееся право хранить данные клиента не означает автоматического разрешения использовать их в новом процессе с ИИ.

Проверка человеком должна быть содержательной

Проверяющему нужны исходные материалы и знания, позволяющие поставить ответ под сомнение. Гладко написанное письмо может обещать возврат денег, которого компания не предлагает. Правдоподобный вывод по таблице может опираться на неверный столбец.

Перед отправкой сверьте утверждения с источником, пересчитайте важные итоговые значения, проверьте получателей и вложения. Для работы с существенными последствиями назначьте квалифицированного проверяющего. Если оценить результат некому, оставьте его черновиком и передайте вопрос ответственному.

Описывайте роль ИИ простыми словами. Например: «ИИ помог подготовить это резюме; я сверил его с исходными документами» — но только если именно так всё и было. Помощь с отдельными орфографическими ошибками и анализ, написанный ИИ, требуют разной степени раскрытия его участия. Что сообщать внешнему получателю, определяют договорённости с клиентом и риск ввести человека в заблуждение.

Как применять правила использования ИИ в повседневной работе

Подготовку обычных черновиков можно разрешить уже сейчас, если определены аккаунт, допустимые данные и проверяющий. Загрузку данных, позволяющих идентифицировать клиента, и автономные действия отложите до явного согласования. Вот примеры применения шаблона:

• Владелец бизнеса готовит анонс: одобренный помощник может переработать уже опубликованную информацию о продукте. Перед публикацией проверьте каждое обещание и дату. Загружать конфиденциальный бюджет запуска для этого не нужно.
• Руководитель операционной деятельности работает с поддержкой: подготовьте ответ на основе вымышленной ситуации и утверждённых правил обслуживания. Карточка клиента остаётся в системе поддержки, если отдельный согласованный процесс не разрешает иного.
• Аккаунт-менеджер агентства: сообщите внутреннему проверяющему, что ИИ помог написать отчёт для клиента. Прежде чем обрабатывать клиентские материалы или решать, как обозначить участие ИИ в итоговом документе, проверьте договор.
• Разработчик: используйте только тот процесс работы с ИИ и кодом, который одобрен для данных репозитория. Просматривайте изменения и запускайте стандартные проверки проекта. Разрешение писать код не даёт помощнику права самостоятельно развёртывать его.

Сотрудник, который изучает общедоступную тему в рамках утверждённых правил, может продолжать работу. Тому, кто собирается подключить общую папку с данными клиентов, сначала нужно получить разрешение. Политика должна помогать легко различать эти ситуации.

Как познакомить команду с политикой за 20 минут

Проведите короткую встречу, чтобы отработать решения, с которыми столкнутся сотрудники. Ниже предложена программа на 20 минут. Это не означает, что за то же время можно купить аккаунты, проверить договоры и настроить доступ.

До встречи ответственный заполняет политику, подтверждает одобренные аккаунты, назначает человека, к которому можно обратиться в его отсутствие, и публикует список аккаунтов. Администратор проверяет доступ и нужные настройки передачи данных. Руководители определяют, кто проверяет материалы для клиентов и работу с существенными последствиями.

1. 1

   5 минут: объяснить правила

   Покажите политику и объясните, что сотрудникам разрешено делать уже сегодня. Обратите внимание на список запрещённых данных и назовите того, кто может согласовать новый сценарий. Чтобы граница была понятной, сравните общедоступный абзац о продукте с выгрузкой данных клиентов.

2. 2

   5 минут: проверить аккаунты

   Попросите каждого найти одобренное корпоративное пространство или сервис. Покажите, где находится утверждённый список. Зафиксируйте проблемы с доступом, чтобы решить их позже; тем, у кого доступа нет, объясните, что работу, требующую этого аккаунта, нужно отложить.

3. 3

   7 минут: разобрать рабочие ситуации

   Разберите три случая: публичный анонс, жалобу клиента и выгрузку зарплат. Обсудите, какие данные можно использовать, что нужно удалить или вообще не загружать и кто проверит результат. В рамках этой базовой политики выгрузку зарплат передавать нельзя. Покажите пример запроса с вымышленными данными.

4. 4

   3 минуты: закрепить ответственность и порядок сообщений

   Попросите каждого подтвердить ознакомление с политикой и найти контакт для вопросов и сообщений об инцидентах. Уточните, кто проверяет его обычную работу. Объясните: своевременное сообщение об ошибке помогает ограничить последствия, а сокрытие затрудняет реагирование.

После первой недели разберите вопросы сотрудников. Уточните двусмысленные формулировки, уберите неиспользуемые разрешения и добавьте удачные примеры. Сохраните плановый ежеквартальный пересмотр. Возвращайтесь к документу и тогда, когда новая интеграция или рабочий процесс меняют доступные помощнику данные или действия.

Чего не стоит ждать от политики использования ИИ

Подписанный документ не настроит аккаунт, не отключит интеграцию и не остановит автоматическую отправку. Назначьте человека, который приведёт настройки и права доступа в соответствие с правилами.

Обещания защитить корпоративные данные тоже не означают, что сервис «безопасен для всего». Обучение, хранение, доступ, сторонние сервисы и ваше право передавать материалы — отдельные вопросы. Корпоративный тариф служит полезной отправной точкой, после которой нужно согласовать конкретную задачу.

Не оценивайте допустимость использования ИИ по доле написанного им текста. Даже черновик публичного материала, созданный при значительной помощи ИИ, может быть приемлем после тщательной проверки. А короткий запрос с секретными данными сразу нарушает правила. Оценивайте данные, действия и ответственность.

Частые вопросы

Что такое правило 30% при использовании ИИ?

Эта политика не вводит квоту в 30%. Процент текста, написанного ИИ, не показывает, можно ли передавать данные клиента и достоверен ли результат. Вместо этого ориентируйтесь на одобренный аккаунт, разрешённые данные и проверку человеком.

Для каких задач допустимо использовать ИИ?

Например, для поиска идей на основе общедоступной информации, подготовки черновиков из разрешённых внутренних материалов и краткого изложения документов, одобренных для данного аккаунта. Перед использованием результата его должен проверить ответственный человек.

В каком объёме можно использовать ИИ?

В том, который допускает согласованная задача и который человек способен ответственно проверить. Остановитесь, если данные запрещены, действие не разрешено или никто не может оценить результат.

Как выглядит пример политики допустимого использования ИИ?

«Используйте одобренные корпоративные аккаунты ИИ для разрешённых задач, не передавайте запрещённые данные и проверяйте каждый результат, прежде чем полагаться на него или делиться им». Шаблон выше дополняет эту установку указанием ответственного, правилами раскрытия участия ИИ и порядком сообщений о проблемах.

Что запрещает политика использования ИИ?

Шаблон запрещает передачу учётных данных и других перечисленных конфиденциальных сведений, несогласованную загрузку данных клиентов, использование для обмана или дискриминации, а также самостоятельные действия с существенными последствиями вне отдельно утверждённого процесса. Наличие инструмента в списке одобренных не отменяет этих ограничений.

Какие пять правил чаще всего включают в политики допустимого использования?

Универсального рейтинга здесь нет. Для этой политики малого бизнеса приоритетны пять указаний: использовать одобренные аккаунты, защищать данные, проверять результаты, уместно раскрывать существенное участие ИИ и оперативно сообщать о проблемах.

Из каких трёх ключевых элементов состоит эффективная политика?

Понятные разрешённые сценарии, конкретные ограничения на данные и человек, отвечающий за проверку или решение сложных вопросов. Сотрудники должны уметь применить каждый элемент к своей задаче.

Можно привести пример конкретного правила?

Практичная формулировка: «Переписку по жалобе клиента можно загружать в ИИ-инструмент, только если ответственный согласовал задачу, аккаунт и данные; в остальных случаях используйте вымышленный пример». Остальные необходимые правила есть в полном шаблоне выше.

Где взять образец политики допустимого использования ИТ в PDF?

Если нужен документ именно для ИИ, скопируйте шаблон выше в текстовый редактор, заполните поля в квадратных скобках и экспортируйте в PDF. Он регулирует использование ИИ и должен дополнять общую ИТ-политику в отношении устройств, электронной почты, доступа и безопасности.

Практические способы применять ИИ в малом бизнесе — в нашей рассылке. Подпишитесь.