企业 AI 使用规范：小企业可直接套用的一页模板

对于一家 5 至 200 人的公司，AI 使用规范首先要解决日常工作中的具体问题：员工可以用哪些账号，哪些数据不能输入，结果由谁审核。从一页规范、一套获批的企业账号，以及一位明确的答疑负责人开始。AI 辅助完成的内容，在责任人核查之前，都应视为草稿。

AI 使用规范模板：复制后即可按需填写

将下面的规范复制到公司员工手册或共享文档中，替换方括号里的内容，只列出已经批准的账号，并在生效前让所有人都能查阅。模板按一页篇幅设计；填入公司信息后，请再检查排版。

正式采用前，请法律顾问结合公司的合同和相关义务审核。

[公司名称] AI 使用规范

生效日期：[日期]。负责人：[姓名及职务]。问题咨询或事件报告：[联系方式]。下次审查日期：[日期]。获批账号及允许使用的数据：[最新清单链接]。

1. 适用范围。 所有为公司开展工作的人员，包括员工、管理人员和承包商，都必须遵守本规范。适用工具包括 AI 对话、写作、编程、图像、会议和搜索工具，也包括其他软件内置的 AI 功能。

2. 仅使用获批账号。 只能使用批准清单中的工具、套餐和公司工作区。个人订阅或工作邮箱本身不代表获得批准。未经负责人批准，不得连接其他应用、添加浏览器扩展、启用会议录制、自动操作或数据共享选项。不得共用登录账号。

3. 允许开展的工作。 可在获批账号中，使用公开信息及允许使用的内部资料进行头脑风暴、起草、总结或工作准备。只能使用你有权分享的材料。每项任务都必须有明确的责任人。不得利用 AI 欺骗、骚扰、歧视他人，或绕过访问控制。

4. 禁止输入的内容。 依照本规范，不得向这些工具输入密码、访问令牌、私钥、完整的支付卡信息、政府签发的身份证件号码、病历或机密员工档案。除非批准清单明确允许使用相应材料，否则不得上传商业秘密、未公开的财务信息或非公开源代码。文件、截图、录音录像和接入的文件夹同样适用这些规则。

5. 客户数据。 尽可能使用虚构示例，或删除可识别身份的细节。使用可识别客户身份的信息前，必须针对具体任务、工具、账号和数据取得书面批准。负责人须核查公司对客户的承诺、是否有权共享、供应商条款，以及访问权限和数据保留设置。只提交任务所需的内容。缺少批准或批准范围不清楚时，先停下来询问。

6. 使用前必须审核。 在采信、发送或发布 AI 结果之前，核查事实、来源、计算、保密要求、材料使用权，以及是否存在不公正或误导性内容。发送内容的人仍须负责。代码应按正常流程接受审查和测试。不得让 AI 独立发送消息、花钱、更改记录，或作出招聘、薪酬、信贷等有重大影响的决定。这类用途必须另行批准相应流程。

7. 如实说明 AI 的参与。 如果 AI 实质性参与了起草或分析，应告知内部审核人。在合同要求披露、客户直接与 AI 互动，或隐瞒 AI 的作用会误导客户时，应告知客户。除非情况属实，否则不得将 AI 输出描述为人工访谈、原创研究或经过本人核实的成果。有疑问时，咨询负责人。

8. 及时咨询和报告。 新工具及例外使用申请须在使用前提交负责人。如发现疑似数据泄露、不安全操作或有害输出，应立即通过上述联系方式报告，不要将敏感内容复制到公开渠道。停止受影响的活动，并遵循负责人的指示。所有适用人员须确认知悉本规范；违规情况按公司现有的员工或承包商管理程序处理。负责人每季度审查本规范，并在工具、条款或工作流程变化时重新审查。

将获批账号清单单独维护，规范正文就能保持简短。每条记录应写明具体产品和套餐、公司工作区、允许使用的数据、获准任务、责任人及批准日期。空白条目表示该工具仍待批准。

员工使用 AI，为什么要关注企业套餐？

员工使用非公开的公司资料前，先批准账号及其数据条款。供应商承诺不将企业数据用于模型训练，这很有价值，但并不意味着你因此就有权分享客户记录。

以下信息已于 2026 年 10 月 19 日对照厂商在线文档核实： 下列企业服务承诺，默认不将承诺涵盖的客户数据用于训练，或未经许可不用于训练。各家的适用范围和例外情形并不相同。模型训练是指使用数据改进底层 AI；它与保存对话、处理数据以响应请求，是不同的事情。

OpenAI ChatGPT：认准获批的企业工作区

OpenAI 的对话式 AI 助手 ChatGPT，默认不将 ChatGPT Business 和 ChatGPT Enterprise 的客户内容用于模型训练。OpenAI 的数据治理文档确认了这一承诺，并单独说明聊天记录的存储问题。批准账号时，应同时审查训练条款和数据保留规则。

报销个人订阅与批准公司工作区，是两项不同的决定。账号清单应明确写出允许使用的工作区，员工在粘贴任何内部信息之前，都应能辨认自己是否处于该工作区。

关于账号选择的更多考量，可参阅 ChatGPT 企业使用指南。

Anthropic Claude：把反馈分享规则写清楚

Anthropic 的 Claude 是一款用于起草和分析的 AI 助手，默认不将商业产品的输入和输出用于训练。对使用 Claude Team 或 Enterprise 的员工而言，反馈是一个重要例外：Anthropic 说明，主动提交反馈、报告错误，或选择以其他方式分享内容，可能允许其将聊天和编程会话用于训练。Anthropic 的商业数据政策说明了默认规则及这一例外。

是否分享反馈，应由负责人决定。Anthropic 文档列出了所有者可用的控制项：在 Organization settings > Data and Privacy > Rate chats（组织设置 > 数据与隐私 > 对聊天评分）中，可关闭 Team 和 Enterprise 成员的点赞、点踩反馈。除了调整设置，还应明确告知员工：“不要将公司对话作为反馈分享出去。”

Microsoft Copilot：确认企业数据保护是否生效

Microsoft Copilot 是 Microsoft 的工作助手，原名 Microsoft 365 Copilot；它和 Microsoft Copilot Chat 都提供组织数据保护。Microsoft 表示，提示词、回复，以及通过连接工作信息的 Microsoft Graph 访问的数据，都不会用于训练基础模型。其文档也说明，名称过渡期间仍可能出现旧产品名称。具体范围见 Microsoft 企业数据保护页面。

请管理员确认公司账号和所用服务是否在保护范围内。Microsoft 文档说明，企业数据保护生效时，Copilot Chat 会显示绿色盾牌。文档也说明会记录对话，因此员工不应把“不用于训练”理解为“什么都不存储”。Copilot Chat 隐私与保护说明介绍了这些核查事项。

发送至 Bing 的网页搜索查询适用单独的数据处理条款，智能体也需要单独核查条款。应在每项获批工作流程中记录是否允许这些功能。批准主助手，不应自动等同于批准它连接的所有服务。

Google Gemini：核对 Workspace 版本

Google 的 AI 助手 Gemini，通过适用的 Google Workspace 服务使用时，可享有企业数据保护。Google 表示，未经客户事先许可或指示，不会使用 Workspace 客户数据训练生成式 AI 模型。这包括其 Google Workspace 生成式 AI 隐私中心所涵盖的提示词和内容。

对于 Gemini 应用，需确认所购 Workspace 许可将其列为核心服务，即受相应 Workspace 条款约束的服务。Google 当前列出的版本包括 Business Starter、Business Standard 和 Business Plus。其他账号配置可能适用不同的保护规则；请核对工作账号版本表，不要仅凭能用 Google 账号登录就批准使用。

如果还在考虑统一采用哪项服务，可参阅 Gemini 与 Claude 对比和 Copilot 与 Gemini 对比。员工规范中应指向已经批准的选择。

生成式 AI 使用规范，怎样落到实际工作中？

AI 使用规范，是公司对 AI 辅助工作制定的一套规则。“生成式 AI”指根据指令生成文字、图像、代码或其他内容的工具。不妨把规范想成共用厨房的使用规则：设备可以开放给大家，但有些食材必须锁好，端出去的东西也要有人把关。

公司负责人的任务是批准工具，并明确谁有权作决定；运营负责人的任务是把这些决定整理成员工用得上的账号清单，并解答疑问；每位员工则需要检查输入内容，并对输出负责。

区分公开、内部和受限资料

给员工提供一看就懂的例子。已经发布的产品介绍属于公开资料；尚未公开的操作检查清单属于内部资料，只能放入获准处理这类内容的账号；导出的工资表包含机密员工信息，不在这份基础规范允许使用的范围内。

附件也要检查。一张看似无害的报错截图，可能包含客户邮箱或访问令牌。上传图片，同样会把这些信息分享出去。如果规则只管键入的提示词，就无法覆盖员工实际的工作方式。

使用客户数据，要按具体任务审批

“删掉姓名”是有用的第一步，但地址、订单号、独特的投诉内容，或几项细节的组合，仍可能暴露身份。如果任务不需要客户身份，优先使用虚构示例。

比如回复配送延迟的客户，客服主管可以只提供“某位客户的配送延迟了”这一情境，再附上公开的配送政策，请 AI 起草措辞。之后，再到日常使用的客服系统中补入准确的客户信息。上传完整投诉对话属于另一种用途，需要明确批准。

如果确实需要身份信息，负责人应记录：允许分享哪些字段、用于什么目的、使用哪个账号、谁能访问，以及保留多久。公司原本有权持有客户数据，不代表新的 AI 工作流程自动获得批准。

人工审核，要真正核查内容

审核人需要拿到原始资料，也要有足够的专业知识来质疑答案。措辞流畅的回复，仍可能承诺公司并不提供的退款；看似合理的表格总结，也可能引用了错误的列。

对外发出前，应对照来源核实各项说法，重新计算关键合计值，并检查最终接收对象和附件。对有重大影响的工作，要指定具备相应能力的审核人。如果没有人能判断结果是否可靠，就保留为草稿，交由上级或相关负责人处理。

说明 AI 的参与时，应使用直白的表达，比如“这份摘要由 AI 辅助起草，我已对照原始文件核查”，但前提是确实如此。少量拼写辅助和由 AI 完成的分析，所需披露程度不同。是否需要对外披露，应根据客户协议以及是否可能误导接收者来判断。

日常工作中，哪些 AI 用法符合规范？

账号、数据和审核人都已明确时，可以先将 AI 用于日常起草工作。上传可识别客户身份的信息或让 AI 自主操作，则要等到明确获批后再开展。下面是这份模板的应用示例：

• 公司负责人准备公告： 用获批助手改写已经公开的产品信息。发布前逐项核查承诺和日期。没有必要上传保密的发布预算。
• 运营负责人处理客服工作： 根据虚构情境和获批的服务政策起草回复。除非某项具体流程允许使用客户记录，否则将其保留在客服系统中。
• 代理服务公司的客户经理： 告知内部审核人，客户报告由 AI 辅助起草。处理客户材料，或决定在交付内容中披露哪些信息之前，先检查客户协议。
• 技术开发人员： 只使用获准处理该代码仓库数据的编程流程。审查变更，并运行项目常规检查。获准起草代码，不代表助手也获准部署代码。

员工在获批规则内研究公开话题，可以继续工作；准备接入共享客户文件夹时，则应先询问。规范应该让这种区别一目了然。

用 20 分钟，让团队学会执行 AI 使用规范

用一次简短会议，演练员工真正会遇到的判断。下面建议的会议时长为 20 分钟，并不意味着购买账号、审核合同和配置权限也能在这段时间内完成。

会前，负责人应填写规范、确认获批账号、指定备用联系人，并公布账号清单。管理员检查访问权限及相关数据共享设置。各级管理者明确谁来审核面向客户及有重大影响的工作。

1. 1

   5 分钟：讲清规则

   展示规范，说明员工今天可以做什么。指出禁止输入的内容，并明确不熟悉的用途由谁批准。用公开的产品介绍和导出的客户数据作对比，讲清边界。

2. 2

   5 分钟：确认账号

   让所有人找到获批的公司工作区或服务，并展示批准清单的位置。记录访问问题以便后续处理；尚未获得访问权限的人，须暂缓开展需要该账号的工作。

3. 3

   7 分钟：演练判断

   逐一讨论三个情境：公开公告、客户投诉和导出的工资表。请大家判断哪些内容可以使用，哪些必须删除或排除，以及由谁审核结果。按照这份基础规范，导出的工资表不得输入 AI。用虚构信息演示一条提示词。

4. 4

   3 分钟：确认责任与报告渠道

   请每个人确认知悉规范，并找到问题咨询和事件报告的联系人。确认其日常工作的审核人。说明及时报告失误有助于控制影响，隐瞒则会增加处置难度。

第一周结束后，回顾员工提出的问题。修改含糊的表述，撤销不再使用的授权，并补充好的示例。保留每季度的定期审查；只要新的集成或工作流程改变了助手能看到的数据或能执行的操作，就应重新审视规范。

对 AI 使用规范，哪些期待过高了？

签了规范，并不等于账号已经配置好、连接器已经撤销，或自动发送已经停止。必须指定专人，让设置和权限与文档保持一致。

企业数据保护承诺，也不等于“什么都能放心输入”。训练、存储、访问、第三方服务，以及你是否有权分享材料，都是需要分别确认的问题。企业套餐是有用的起点，之后还要批准具体任务。

不要用 AI 写了多少文字来衡量是否合规。大量使用 AI 辅助的公开内容草稿，经过认真审核后可能完全适当；一条带有秘密信息的短提示词，则可能立即违反规范。判断重点应是数据、操作和责任归属。

常见问题

AI 的“30% 规则”是什么？

这份规范不采用 30% 的比例限制。AI 撰写文字所占的百分比，无法说明客户数据是否可以分享，也无法证明结果是否准确。应以获批账号、允许使用的数据和人工审核规则为准。

哪些 AI 用途是允许的？

例如利用公开信息进行头脑风暴、根据允许使用的内部资料起草内容，以及总结获准在该账号中处理的文档。使用结果之前，必须由责任人核查。

AI 用到什么程度才算合适？

只要在获批任务范围内，并且有人能负责任地核验结果，就可以使用。一旦涉及禁止使用的数据、未经授权的操作，或无人能够判断输出是否可靠，就应停止。

AI 使用规范可以怎样表述？

“使用获批的公司 AI 账号处理允许开展的工作，不输入受限数据，任何结果都应先核查，再采信或分享。”上面的模板补充了负责人、披露和报告规则，便于实际执行。

这份使用规范禁止哪些行为？

模板禁止输入登录凭据及其他列明的敏感记录，禁止未经授权上传客户信息、欺骗或歧视性用途，以及在未经单独批准的流程中让 AI 独立执行有重大影响的操作。即使工具已列入批准清单，也不能突破这些限制。

使用规范中最常见的五项要求是什么？

这里没有采用通用排名。对这份小企业规范而言，应优先明确五项要求：使用获批账号、保护数据、审核输出、恰当披露 AI 的实质性参与，以及及时报告问题。

一份有效的使用规范，需要哪三个关键要素？

明确的允许用途、具体的数据限制，以及负责审核或接手上报问题的责任人。员工应能将每个要素应用到自己的实际任务中。

能举一个具体的规则示例吗？

一条实用规则是：“只有负责人已批准任务、账号和数据时，才可将客户投诉对话输入 AI 工具；否则使用虚构示例。”可复制上方完整模板，补齐配套规则。

有 IT 可接受使用政策的 PDF 示例吗？

如果需要专门规范 AI 使用的文档，可将上方模板复制到文档编辑器中，替换方括号字段，再导出为 PDF。它涵盖 AI 使用，应与涉及设备、邮件、访问权限和安全的整体 IT 政策配套使用。

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