KI-Richtlinie: Vorlage für kleine Unternehmen

Für Unternehmen mit 5 bis 200 Beschäftigten sollte eine KI-Richtlinie die alltäglichen Fragen klären: Welche Konten dürfen Mitarbeitende nutzen, welche Daten bleiben außen vor und wer prüft das Ergebnis? Als Einstieg reichen eine einseitige Richtlinie, freigegebene Geschäftskonten und eine benannte Ansprechperson. KI-gestützte Arbeit bleibt so lange ein Entwurf, bis ein verantwortlicher Mensch sie geprüft hat.

KI-Richtlinie: Vorlage für den Unternehmensalltag

Die folgende Vorlage lässt sich ins Unternehmenshandbuch oder in ein gemeinsam zugängliches Dokument übernehmen. Dazu die Platzhalter in eckigen Klammern ausfüllen, ausschließlich freigegebene Konten aufführen und allen Beteiligten vor Inkrafttreten Zugang geben. Die Vorlage ist auf eine Seite ausgelegt; nach dem Eintragen der eigenen Angaben sollte das Layout geprüft werden.

Vor der Einführung sollte die Richtlinie juristisch auf die bestehenden Verträge und Verpflichtungen geprüft werden.

KI-Nutzung bei [Unternehmen]

Gültig ab: [Datum]. Verantwortlich: [Name und Funktion]. Fragen oder Vorfälle: [Kontakt]. Nächste Überprüfung: [Datum]. Freigegebene Konten und zulässige Daten: [Link zu unserer aktuellen Liste].

1. Für wen diese Regeln gelten. Alle, die für uns arbeiten, müssen diese Regeln einhalten. Das gilt für Mitarbeitende, Führungskräfte und externe Auftragnehmer. Sie gelten für KI-Tools zum Chatten, Schreiben, Programmieren, Erstellen von Bildern, Begleiten von Besprechungen und Suchen sowie für KI-Funktionen in anderer Software.

2. Nur freigegebene Konten nutzen. Nutzen Sie ausschließlich Tools, Tarife und Unternehmens-Workspaces auf unserer Freigabeliste. Ein privates Abonnement oder eine geschäftliche E-Mail-Adresse allein gilt nicht als Freigabe. Verbindungen zu anderen Apps, Browsererweiterungen, Besprechungsaufzeichnungen, automatisierte Aktionen und Optionen zur Datenweitergabe benötigen die Zustimmung der verantwortlichen Person. Teilen Sie niemals Zugangsdaten.

3. Welche Aufgaben erlaubt sind. In freigegebenen Konten dürfen Sie öffentliche Informationen und zulässige interne Unterlagen nutzen, um Ideen zu entwickeln, Entwürfe zu erstellen, Inhalte zusammenzufassen oder Arbeiten vorzubereiten. Verwenden Sie nur Material, das Sie weitergeben dürfen. Für jede Aufgabe muss ein Mensch verantwortlich bleiben. Nutzen Sie KI weder zur Täuschung, Belästigung oder Diskriminierung noch zum Umgehen von Zugriffskontrollen.

4. Welche Daten niemals eingegeben werden dürfen. Passwörter, Zugriffstoken, private Schlüssel, vollständige Zahlungskartendaten, amtliche Identifikationsnummern, medizinische Unterlagen und vertrauliche Personalunterlagen dürfen im Rahmen dieser Richtlinie niemals in diese Tools eingegeben werden. Laden Sie Geschäftsgeheimnisse, unveröffentlichte Finanzdaten oder nicht öffentlichen Quellcode nur hoch, wenn die Freigabeliste dieses Material ausdrücklich erlaubt. Dieselben Regeln gelten für Dateien, Screenshots, Aufzeichnungen und angebundene Ordner.

5. Kundendaten. Nutzen Sie möglichst erfundene Beispiele oder entfernen Sie identifizierende Angaben. Bevor Sie Informationen verwenden, anhand derer Kunden identifiziert werden können, benötigen Sie eine schriftliche Freigabe für die konkrete Aufgabe, das Tool, das Konto und die Daten. Die verantwortliche Person muss unsere Zusagen gegenüber Kunden, die Berechtigung zur Weitergabe, die Anbieterbedingungen sowie Zugriffs- und Aufbewahrungseinstellungen prüfen. Übermitteln Sie nur, was für die Aufgabe nötig ist. Fehlt die Freigabe oder ist sie unklar, halten Sie an und fragen Sie nach.

6. Vor der Verwendung prüfen. Prüfen Sie Fakten, Quellen, Berechnungen, Vertraulichkeit, Nutzungsrechte sowie unfaire oder irreführende Inhalte, bevor Sie sich auf ein Ergebnis verlassen, es versenden oder veröffentlichen. Wer das Ergebnis versendet, bleibt verantwortlich. Für Code gelten die üblichen Prüfungen und Tests. Lassen Sie KI nicht eigenständig Nachrichten versenden, Geld ausgeben, Datensätze ändern oder Entscheidungen über Einstellungen, Vergütung, Kredite oder andere folgenreiche Fragen treffen. Solche Einsätze benötigen einen gesondert freigegebenen Prozess.

7. KI-Einsatz offenlegen. Informieren Sie die intern prüfende Person, wenn KI wesentlich am Entwurf oder an der Analyse beteiligt war. Informieren Sie Kunden, wenn unsere Vereinbarung dies verlangt, wenn sie direkt mit KI interagieren oder wenn das Verschweigen der KI-Rolle sie irreführen würde. Bezeichnen Sie KI-Ergebnisse nicht als von einem Menschen geführtes Interview, eigene Recherche oder persönlich geprüfte Arbeit, sofern das nicht tatsächlich zutrifft. Fragen Sie im Zweifel die verantwortliche Person.

8. Frühzeitig nachfragen und Vorfälle sofort melden. Beantragen Sie neue Tools und Ausnahmen vor der Nutzung bei der verantwortlichen Person. Melden Sie vermutete Datenoffenlegungen, unsichere Aktionen oder schädliche Ergebnisse sofort über den oben genannten Kontakt, ohne sensible Inhalte in einen offenen Kanal zu kopieren. Stoppen Sie die betroffene Tätigkeit und folgen Sie den Anweisungen der verantwortlichen Person. Bestätigen Sie die Kenntnisnahme dieser Richtlinie; Verstöße werden nach unseren bestehenden Verfahren für Mitarbeitende oder Auftragnehmer behandelt. Die verantwortliche Person überprüft die Richtlinie vierteljährlich sowie bei Änderungen an Tools, Bedingungen oder Arbeitsabläufen.

Damit die Richtlinie kurz bleibt, wird die Liste der freigegebenen Konten separat gepflegt. Jeder Eintrag sollte das genaue Produkt und den Tarif, den Unternehmens-Workspace, die zulässigen Daten, die erlaubte Aufgabe, die verantwortliche Person und das Freigabedatum nennen. Ein leerer Eintrag bedeutet, dass das Tool noch auf seine Freigabe wartet.

Warum Geschäftstarife für die KI-Nutzung im Unternehmen wichtig sind

Bevor Mitarbeitende nicht öffentliches Unternehmensmaterial verwenden, müssen das Konto und seine Bedingungen zur Datenverarbeitung freigegeben sein. Die Zusage eines Anbieters, Geschäftsdaten vom Modelltraining auszunehmen, ist wertvoll. Sie allein berechtigt aber noch nicht dazu, Kundenunterlagen weiterzugeben.

Am 19. Oktober 2026 anhand der aktuellen Herstellerdokumentation geprüft: Die folgenden Geschäftsdienste sagen zu, erfasste Kundendaten standardmäßig oder ohne Erlaubnis nicht für das Training zu verwenden. Geltungsbereich und Ausnahmen unterscheiden sich. Modelltraining bedeutet, Daten zur Verbesserung der zugrunde liegenden KI einzusetzen. Davon zu unterscheiden sind das Speichern einer Unterhaltung und deren Verarbeitung zur Beantwortung einer Anfrage.

OpenAI ChatGPT: Den freigegebenen Unternehmens-Workspace nutzen

OpenAI ChatGPT ist ein dialogbasierter KI-Assistent. Kundeninhalte aus ChatGPT Business und ChatGPT Enterprise werden standardmäßig nicht für das Modelltraining verwendet. OpenAI bestätigt diese Zusage in der Dokumentation zur Datenverwaltung und behandelt die Speicherung des Chatverlaufs gesondert. Bei der Kontofreigabe sollten deshalb neben den Trainingsbedingungen auch die Aufbewahrungsregeln geprüft werden.

Die Kostenerstattung für ein privates Abonnement und die Freigabe eines Unternehmens-Workspaces sind zwei getrennte Entscheidungen. Die Kontenliste sollte den zulässigen Workspace eindeutig benennen. Mitarbeitende müssen ihn erkennen können, bevor sie interne Inhalte einfügen.

Der Leitfaden zu ChatGPT für Unternehmen behandelt die Kontowahl im größeren Zusammenhang.

Anthropic Claude: Die Regeln für Feedback festhalten

Anthropic Claude ist ein KI-Assistent für Textentwürfe und Analysen. Ein- und Ausgaben seiner kommerziellen Produkte werden standardmäßig nicht zum Training genutzt. Für Mitarbeitende mit Claude Team oder Enterprise ist eine Ausnahme wichtig: Feedback. Laut Anthropic können ausdrücklich gemeldetes Feedback, Fehlerberichte oder andere bewusst gewählte Freigaben dazu führen, dass Chats und Programmiersitzungen für das Training verwendet werden. Anthropics Richtlinie für kommerzielle Daten erläutert die Grundregel und die Ausnahmen.

Über die Weitergabe von Feedback sollte die verantwortliche Person entscheiden. Anthropic dokumentiert für die Owner-Rolle unter Organization settings > Data and Privacy > Rate chats eine Einstellung, mit der sich Daumen-hoch-/Daumen-runter-Feedback für Mitglieder von Team und Enterprise deaktivieren lässt. Ergänzend sollte für Mitarbeitende die Regel gelten: „Keine Unternehmensgespräche als Feedback weitergeben.“

Microsoft Copilot: Den Unternehmensdatenschutz bestätigen lassen

Microsoft Copilot, Microsofts Arbeitsassistent mit dem früheren Namen Microsoft 365 Copilot, und Microsoft Copilot Chat bieten Datenschutz für Organisationen. Laut Microsoft werden Prompts, Antworten und Daten, auf die über Microsoft Graph zugegriffen wird, nicht zum Training von Basismodellen verwendet. Microsoft Graph stellt dabei die Verbindung zu Arbeitsinformationen her. Die Dokumentation weist darauf hin, dass während der Umstellung noch ältere Produktnamen auftauchen können. Den Geltungsbereich beschreibt Microsofts Seite zum Datenschutz für Unternehmen.

Die Administration sollte bestätigen, dass das Unternehmenskonto und der betreffende Dienst abgedeckt sind. Microsoft dokumentiert ein grünes Schild in Copilot Chat als Hinweis auf den geltenden Unternehmensdatenschutz. Dokumentiert ist außerdem die Protokollierung von Unterhaltungen. Aus dem Ausschluss vom Training dürfen Mitarbeitende daher nicht schließen, dass „nichts gespeichert wird“. Die Seite zu Datenschutz und Schutzmaßnahmen in Copilot Chat erläutert diese Prüfpunkte.

Für Websuchanfragen an Bing gelten gesonderte Bedingungen zur Datenverarbeitung; auch die Bedingungen von Agenten müssen separat geprüft werden. Für jeden freigegebenen Arbeitsablauf sollte festgehalten werden, ob diese Funktionen erlaubt sind. Die Freigabe des Hauptassistenten darf nicht stillschweigend alle angebundenen Dienste einschließen.

Google Gemini: Die Workspace-Edition prüfen

Google Gemini, Googles KI-Assistent, bietet Schutz für Geschäftsdaten, wenn er über die entsprechenden Google Workspace-Dienste genutzt wird. Laut Google werden Workspace-Kundendaten ohne vorherige Erlaubnis oder Anweisung des Kunden nicht zum Training generativer KI-Modelle verwendet. Dazu gehören die Prompts und Inhalte, die vom Datenschutzportal für generative KI in Google Workspace erfasst sind.

Für die Gemini-App muss geprüft werden, ob die Workspace-Lizenz sie als Kerndienst umfasst, also als Dienst unter den entsprechenden Workspace-Bedingungen. Googles aktuelle Liste enthält Business Starter, Business Standard und Business Plus. Für andere Kontokonstellationen können abweichende Schutzbestimmungen gelten. Maßgeblich ist deshalb die Editionstabelle für Arbeitskonten, nicht allein die Möglichkeit, sich mit einem Google-Konto anzumelden.

Bei der Entscheidung für einen unternehmensweiten Dienst helfen der Vergleich von Gemini und Claude und der Vergleich von Copilot und Gemini. Die Mitarbeiterrichtlinie sollte auf die bereits freigegebenen Optionen verweisen.

Wie funktioniert eine Nutzungsrichtlinie für generative KI?

Eine KI-Richtlinie legt fest, welche Regeln im Unternehmen für KI-gestützte Arbeit gelten. „Generative KI“ bezeichnet Tools, die aus Anweisungen Texte, Bilder, Code oder andere Inhalte erzeugen. Die Richtlinie funktioniert ähnlich wie die Regeln einer gemeinsam genutzten Küche: Die Geräte können allen zur Verfügung stehen, während bestimmte Zutaten unter Verschluss bleiben und jemand prüft, was die Arbeitsfläche verlässt.

Die Geschäftsführung gibt Tools frei und benennt die Person, die Entscheidungen trifft. Die operative Leitung überträgt diese Vorgaben in eine brauchbare Kontenliste und beantwortet Fragen. Jeder Mitarbeitende prüft die Eingaben und trägt Verantwortung für das Ergebnis.

Öffentliche, interne und besonders geschützte Informationen unterscheiden

Mitarbeitende brauchen Beispiele aus ihrem Alltag. Eine veröffentlichte Produktbeschreibung ist öffentlich. Eine noch nicht veröffentlichte Checkliste für betriebliche Abläufe ist intern und gehört nur in ein Konto, das für dieses Material freigegeben wurde. Ein Export der Lohnabrechnung enthält vertrauliche Mitarbeiterinformationen und ist von der Nutzung nach dieser Basisrichtlinie ausgeschlossen.

Auch Anhänge müssen geprüft werden. Der Screenshot einer harmlosen Fehlermeldung kann die E-Mail-Adresse eines Kunden oder ein Zugriffstoken enthalten. Beim Hochladen des Bildes werden diese Angaben mitgeteilt. Eine Regel, die nur eingetippte Prompts erfasst, geht an den tatsächlichen Arbeitsabläufen vorbei.

Kundendaten brauchen eine Freigabe für die konkrete Aufgabe

„Den Namen entfernen“ ist ein sinnvoller erster Schritt. Eine Adresse, Bestellnummer, auffällige Beschwerde oder eine identifizierende Kombination von Angaben kann trotzdem übrig bleiben. Wenn die Identität des Kunden keine Rolle spielt, ist ein erfundenes Beispiel die bessere Wahl.

Für eine Antwort auf eine Lieferverzögerung kann eine Supportleitung eine Formulierung zu „einem Kunden, dessen Lieferung verspätet ist“ und den veröffentlichten Lieferbedingungen anfordern. Die korrekten Kundendaten ergänzt sie anschließend im üblichen Supportsystem. Den gesamten Beschwerdeverlauf hochzuladen, ist ein anderer Anwendungsfall und benötigt eine ausdrückliche Freigabe.

Ist die Identität erforderlich, sollte die verantwortliche Person festhalten, welche Datenfelder zu welchem Zweck in welchem Konto geteilt werden dürfen, wer darauf zugreifen kann und wie lange sie dort bleiben. Eine bestehende Berechtigung, Kundendaten zu speichern, ist keine automatische Freigabe für einen neuen KI-Arbeitsablauf.

Menschliche Prüfung heißt: Das Ergebnis tatsächlich kontrollieren

Die prüfende Person braucht die Originalunterlagen und genügend Fachkenntnis, um die Antwort zu hinterfragen. Auch eine flüssig formulierte Antwort kann eine Erstattung versprechen, die das Unternehmen nicht anbietet. Eine plausibel klingende Tabellenzusammenfassung kann auf der falschen Spalte beruhen.

Vor der Freigabe müssen Aussagen mit der Quelle abgeglichen, wichtige Summen nachgerechnet sowie endgültige Empfänger und Anhänge kontrolliert werden. Bei folgenreichen Aufgaben ist eine qualifizierte prüfende Person zu benennen. Kann niemand das Ergebnis beurteilen, bleibt es ein Entwurf und wird zur Klärung weitergegeben.

Zur Offenlegung eignet sich eine klare Formulierung wie „KI hat beim Entwurf dieser Zusammenfassung geholfen; ich habe sie mit den Originalunterlagen abgeglichen“ – sofern genau das geschehen ist. Eine kleine Rechtschreibhilfe und eine von KI verfasste Analyse erfordern unterschiedliche Formen der Offenlegung. Was extern offengelegt werden muss, richtet sich nach Kundenvereinbarungen und dem Risiko, den Empfänger irrezuführen.

KI-Richtlinie in der Praxis: Beispiele aus dem Arbeitsalltag

Für alltägliche Entwürfe kann KI bereits eingesetzt werden, wenn Konto, Daten und prüfende Person feststehen. Das Hochladen identifizierbarer Kundendaten und autonome Aktionen müssen warten, bis die Freigaben ausdrücklich vorliegen. Die folgenden Beispiele zeigen, wie sich die Vorlage anwenden lässt:

• Die Geschäftsführung bereitet eine Ankündigung vor: Der freigegebene Assistent formuliert bereits öffentliche Produktinformationen um. Vor der Veröffentlichung werden sämtliche Zusagen und Datumsangaben geprüft. Das vertrauliche Budget für die Markteinführung muss dafür nicht hochgeladen werden.
• Die operative Leitung bearbeitet eine Supportanfrage: Aus einer erfundenen Fallschilderung und den freigegebenen Servicevorgaben entsteht ein Antwortentwurf. Der Kundendatensatz bleibt im Supportsystem, sofern kein konkreter Arbeitsablauf seine Weitergabe erlaubt.
• Ein Kundenbetreuer in einer Agentur: Die intern prüfende Person erfährt, dass KI am Entwurf des Kundenberichts beteiligt war. Vor der Verarbeitung von Kundenmaterial und vor der Entscheidung über die Offenlegung im fertigen Bericht wird die Kundenvereinbarung geprüft.
• Eine technische Fachkraft: Verwendet wird nur ein Programmierablauf, der für die Daten des Repositorys freigegeben ist. Änderungen werden geprüft und die üblichen Projektprüfungen ausgeführt. Die Erlaubnis, Code zu entwerfen, berechtigt den Assistenten nicht zum Deployment.

Wer innerhalb der freigegebenen Regeln zu einem öffentlichen Thema recherchiert, kann weiterarbeiten. Wer den gemeinsam genutzten Kundenordner anbinden möchte, muss zuerst nachfragen. Die Richtlinie sollte diese Unterscheidung leicht machen.

Die KI-Richtlinie in 20 Minuten im Team einführen

Eine kurze Besprechung reicht, um die Entscheidungen zu üben, vor denen Mitarbeitende im Alltag stehen. Die folgende Agenda ist ein Vorschlag für ein 20-minütiges Treffen. Sie behauptet nicht, dass sich auch Kontenbeschaffung, Vertragsprüfung und Zugriffskonfiguration in dieser Zeit erledigen lassen.

Vor der Besprechung füllt die verantwortliche Person die Richtlinie aus, bestätigt die freigegebenen Konten, benennt eine Vertretung und veröffentlicht die Kontenliste. Die Administration prüft Zugriffe und die relevanten Einstellungen zur Datenweitergabe. Führungskräfte legen fest, wer Arbeitsergebnisse prüft, die an Kunden gehen oder weitreichende Folgen haben.

1. 1

   5 Minuten: Die Regeln erklären

   Die Richtlinie zeigen und erklären, was Mitarbeitende ab sofort tun dürfen. Auf die Liste verbotener Eingaben hinweisen und die Person benennen, die ungewohnte Anwendungsfälle freigeben kann. Der Unterschied zwischen einem öffentlichen Produktabsatz und einem Export von Kundendaten macht die Grenze greifbar.

2. 2

   5 Minuten: Die Konten bestätigen

   Alle öffnen den freigegebenen Unternehmens-Workspace oder Dienst. Zeigen, wo die Freigabeliste zu finden ist. Zugriffsprobleme für die anschließende Klärung festhalten. Wer noch keinen Zugang hat, wartet mit Aufgaben, die dieses Konto erfordern.

3. 3

   7 Minuten: Entscheidungen üben

   Drei Fälle gemeinsam durchgehen: eine öffentliche Ankündigung, eine Kundenbeschwerde und einen Export der Lohnabrechnung. Klären, was verwendet werden darf, was entfernt werden oder ganz außen vor bleiben muss und wer das Ergebnis prüft. Nach dieser Basisrichtlinie bleibt der Lohnabrechnungsexport ausgeschlossen. Einen Prompt mit erfundenen Angaben vorführen.

4. 4

   3 Minuten: Zuständigkeiten und Meldeweg bestätigen

   Alle bestätigen die Kenntnisnahme der Richtlinie und finden den Kontakt für Fragen und Vorfälle. Für die üblichen Aufgaben wird die prüfende Person bestätigt. Erklären, dass eine schnelle Fehlermeldung hilft, die Folgen zu begrenzen. Wer einen Fehler verschweigt, erschwert die Reaktion.

Nach der ersten Woche werden die eingegangenen Fragen ausgewertet. Unklare Formulierungen werden verbessert, ungenutzte Freigaben entfernt und hilfreiche Beispiele ergänzt. Die geplante vierteljährliche Überprüfung bleibt bestehen. Zusätzlich wird die Richtlinie überarbeitet, sobald eine neue Integration oder ein neuer Arbeitsablauf verändert, welche Daten der Assistent sehen oder welche Aktionen er ausführen kann.

Was wird bei KI-Nutzungsrichtlinien überschätzt?

Eine unterschriebene Richtlinie konfiguriert kein Konto, entzieht keiner Anbindung den Zugriff und verhindert keinen automatisierten Versand. Eine benannte Person muss dafür sorgen, dass Einstellungen und Berechtigungen zum Dokument passen.

Auch die Zusagen für Geschäftsdaten bedeuten nicht, dass sich ein Dienst bedenkenlos für alles einsetzen lässt. Training, Speicherung, Zugriff, Dienste Dritter und die Berechtigung zur Weitergabe des Materials sind getrennte Fragen. Geschäftstarife sind ein sinnvoller Ausgangspunkt. Danach folgt die Freigabe für die tatsächliche Aufgabe.

Ob KI angemessen eingesetzt wird, lässt sich nicht am Anteil des von ihr geschriebenen Textes messen. Ein weitgehend KI-gestützter Entwurf mit öffentlichen Informationen kann nach sorgfältiger Prüfung zulässig sein. Ein kurzer Prompt mit einem Geheimnis kann dagegen sofort gegen die Richtlinie verstoßen. Entscheidend sind Daten, Handlung und Verantwortlichkeit.

Häufige Fragen

Was bedeutet die 30%-Regel bei KI?

Diese Richtlinie sieht keine 30%-Quote vor. Der Anteil KI-generierter Texte sagt nichts darüber aus, ob Kundendaten weitergegeben werden dürfen oder ob ein Ergebnis korrekt ist. Maßgeblich sind stattdessen die Regeln zu freigegebenen Konten, zulässigen Daten und der Prüfung durch einen Menschen.

Welche KI-Anwendungen sind zulässig?

Dazu gehören die Ideenfindung mit öffentlichen Informationen, Entwürfe auf Basis zulässiger interner Unterlagen und die Zusammenfassung von Dokumenten, die für das betreffende Konto freigegeben sind. Eine verantwortliche Person muss das Ergebnis vor der Verwendung prüfen.

Wie viel KI-Nutzung ist vertretbar?

So viel, wie die freigegebene Aufgabe erlaubt und ein Mensch verantwortungsvoll überprüfen kann. Schluss ist, sobald die Daten unzulässig sind, die Handlung nicht freigegeben ist oder niemand das Ergebnis beurteilen kann.

Wie kann eine Nutzungsrichtlinie konkret formuliert sein?

„Nutzen Sie freigegebene KI-Konten des Unternehmens für zulässige Aufgaben, geben Sie keine gesperrten Daten ein und prüfen Sie jedes Ergebnis, bevor Sie sich darauf verlassen oder es weitergeben.“ Die Vorlage oben ergänzt die Regeln zu Zuständigkeit, Offenlegung und Meldungen, die für die Umsetzung nötig sind.

Was verbietet die KI-Richtlinie?

Die Vorlage verbietet Zugangsdaten und die anderen aufgeführten sensiblen Unterlagen, nicht freigegebene Uploads von Kundendaten, täuschende oder diskriminierende Nutzungen sowie eigenständige folgenreiche Aktionen außerhalb eines gesondert freigegebenen Prozesses. Dass ein Tool auf der Freigabeliste steht, hebt diese Beschränkungen nicht auf.

Welche fünf Regeln stehen am häufigsten in Nutzungsrichtlinien?

Eine allgemeingültige Rangliste wird hier nicht zugrunde gelegt. Für diese Richtlinie für kleine Unternehmen stehen fünf Anweisungen im Vordergrund: freigegebene Konten nutzen, Daten schützen, Ergebnisse prüfen, wesentliche KI-Beteiligung angemessen offenlegen und Probleme unverzüglich melden.

Welche drei Kernelemente braucht eine wirksame Nutzungsrichtlinie?

Klar beschriebene zulässige Anwendungen, konkrete Grenzen für die Datennutzung und eine verantwortliche Person für Prüfung oder Eskalation. Mitarbeitende sollten jedes dieser Elemente auf eine eigene Aufgabe anwenden können.

Wie sieht eine einzelne Richtlinienregel aus?

Eine praktische Regel lautet: „Verläufe von Kundenbeschwerden dürfen nur dann in ein KI-Tool eingegeben werden, wenn die verantwortliche Person Aufgabe, Konto und Daten freigegeben hat; andernfalls ist ein erfundenes Beispiel zu verwenden.“ Die vollständige Vorlage oben liefert die ergänzenden Regeln.

Wie lässt sich eine IT-Nutzungsrichtlinie als PDF erstellen?

Für ein KI-spezifisches Dokument lässt sich die Vorlage oben in ein Textverarbeitungsprogramm kopieren. Anschließend die Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen und das Dokument als PDF exportieren. Es regelt die KI-Nutzung und sollte die übergreifende IT-Richtlinie für Geräte, E-Mail, Zugriffe und Sicherheit ergänzen.

Praktische Anregungen für den KI-Einsatz in kleinen Unternehmen gibt es im Newsletter.