CRM-Software für kleine Unternehmen: 9 Lösungen im Vergleich

Pipedrive ist die beste CRM-Software für kleine Unternehmen, die ihre Verkaufschancen in einer übersichtlichen Pipeline steuern wollen. Close überzeugt, wenn Telefonate und E-Mails den Vertriebsalltag bestimmen; folk eignet sich für bestehende Kontakte und persönliche Beziehungen, Keap für einen bereits definierten Automatisierungsprozess. Für fünf Nutzer reicht der kostenpflichtige Einstieg vom beworbenen Angebot für $35 im Monat bei HubSpot bis zu $416 im Monat bei Keap – jeweils mit unterschiedlichen Abrechnungsbedingungen und Zusatzkosten. Entscheidend ist der Tarif, der die tägliche Vertriebsarbeit abdeckt. Danach zählt, was der nächste Mitarbeiter oder die nächste Automatisierung kostet.

Ein System für Customer Relationship Management, kurz CRM, führt Kundendaten, Gesprächsverlauf und den nächsten Vertriebsschritt zusammen. Für Dienstleister oder B2B-Unternehmen mit 2-50 Beschäftigten hat es zunächst eine einfache Aufgabe: Eine vielversprechende Anfrage muss auch dann einen Verantwortlichen haben, wenn die Geschäftsführung anderweitig eingespannt ist.

Die Zahl der Beschäftigten ist nicht die Zahl der benötigten Nutzerlizenzen. In einem Unternehmen mit einem großen Team für die Auftragsabwicklung brauchen womöglich nur der Inhaber und ein Vertriebsmitarbeiter Zugang zum CRM. Die folgenden Berechnungen für fünf Lizenzen setzen voraus, dass fünf Personen aktiv am Verkauf mitarbeiten und nicht lediglich einen Bericht erhalten.

Preise geprüft am 10. Oktober 2026. Alle Preise in US-Dollar vor Steuern. Bei Jahrestarifen sind die Monatswerte auf einen Monat umgerechnete Jahresabonnements; sie bedeuten nicht, dass monatlich gezahlt werden kann. Die Gesamtkosten für fünf Lizenzen wurden aus den veröffentlichten Anbieterpreisen berechnet. Sonderangebote, Kontaktkontingente, Telefongebühren und Einführungskosten sind gesondert ausgewiesen.

CRM-Software für kleine Unternehmen im Überblick

Pipedrive ist die erste Wahl, solange die eigene Vertriebsweise keinen konkreten Grund für ein anderes Produkt liefert. Wer als Inhaber sehen möchte, welche Verkaufschancen vorankommen und wo Handlungsbedarf besteht, findet hier den passenden Ausgangspunkt. Die folgenden Alternativen haben ihre Stärken bei bestimmten Aufgaben; ausschlaggebend ist keine zusammengefasste Bewertungsnote.

Das sind Einstiegspreise. Close Solo lässt sich nicht mit fünf Nutzern verwenden, bei monday CRM gilt eine Mindestabnahme von mehr als einer Lizenz, und das beworbene Starter-Angebot von HubSpot ist kein zugesicherter dauerhafter Verlängerungspreis. Jeder Produktabschnitt nennt die Kosten für fünf Lizenzen und den nächsten relevanten Tarif.

Stehen KI-Funktionen im Mittelpunkt der Kaufentscheidung, helfen die separaten Vergleiche zu KI-CRM für Startups und KI-CRM-Tools und ihren Nutzungskosten. Hier geht es zuerst um den Vertriebsprozess und die Menschen, die ihn im Alltag pflegen müssen.

So wurden die CRM-Systeme ausgewählt

Ausschlaggebend sind die Eignung für die Vertriebsarbeit, die Kosten des tatsächlich benötigten Tarifs, die Grenzen zum nächsthöheren Tarif und der Einrichtungsaufwand. Eine Beratung, die Aufträge über Empfehlungen gewinnt, braucht eine andere Arbeitsumgebung als ein Unternehmen, dessen Vertrieb morgens Interessenten abtelefoniert. Ein pauschaler Testsieger für beide würde die eigentliche Kaufentscheidung verdecken.

Dieser Vergleich stützt sich auf aktuelle Preisseiten, veröffentlichte Funktionen und berechnete Kosten. Er ist kein praktischer Produkttest. Keine Empfehlung beruht auf der Punktzahl eines Bewertungsportals, und keine der folgenden Zeitangaben zur Einrichtung ist ein gemessenes Testergebnis.

Die Auswahl umfasst neun Produkte für diese Vertriebsaufgaben. Sie erhebt keinen Anspruch darauf, jedes CRM am Markt geprüft zu haben. Spezialisierte Systeme für Einzelhandel, Außendienst und einzelne Branchen erfordern zunächst eine gesonderte Prüfung ihrer Anforderungen an Bestellungen, Einsatzplanung oder Regulierung. Erst danach lassen sie sich fair mit einem allgemeinen Vertriebs-CRM vergleichen.

Bewertet wird nach diesen praktischen Kriterien:

• Tägliche Arbeit: Können Inhaber oder Vertriebsmitarbeiter Kundendaten während der eigentlichen Verkaufsarbeit pflegen?
• Dranbleiben: Enthält der Tarif die Kommunikation, Erinnerungen oder Automatisierung, von denen der Prozess abhängt?
• Gesamtkosten: Was kosten fünf aktive Nutzer, und welche Ausgaben kommen zum Abonnement hinzu?
• Nutzung im Team: Wer bereinigt den Import, definiert die Phasen, verwaltet Berechtigungen und arbeitet den nächsten Mitarbeiter ein?

Die Angaben zum Einrichtungsaufwand sind Planungswerte. Vorausgesetzt werden eine bereinigte Kontakttabelle, ein zentraler Vertriebsprozess, eine einfache E-Mail-Anbindung und eine kurze Einführung für das Team. Größere Migrationen, individuelle Integrationen, die Bereinigung historischer Daten und umfangreiche Automatisierung sind nicht enthalten. Stundenangaben meinen konzentrierte Konfigurationszeit; bei Keap ist die gesamte verstrichene Einführungszeit gemeint. Eine anschließende Arbeitswoche sollte zeigen, ob das Team die Datensätze aktuell hält.

Hinweis zu Partnerlinks: Über Links zu Close, Pipedrive, folk und Keap können Provisionen entstehen. Jede Empfehlung bezieht sich auf einen konkreten Einsatzzweck; Einschränkungen und Alternativen stehen jeweils dabei.

Pipedrive: Für eine übersichtliche Vertriebspipeline

Pipedrive ist ein Vertriebs-CRM rund um Leads, Deals und Aktivitäten. Für den klassischen Vertriebsprozess eines Dienstleisters bietet es den überzeugendsten Einstieg. Eine Pipeline beschreibt schlicht die Stationen einer Verkaufschance bis zum gewonnenen oder verlorenen Auftrag. Ein Agenturinhaber sollte ein Erstgespräch von einem Angebot unterscheiden können, bei dem noch die Entscheidung aussteht – ohne den aktuellen Stand aus mehreren Postfächern zusammensuchen zu müssen.

Die Kaufentscheidung hängt davon ab, ob eine gemeinsame Übersicht der Verkaufschancen genügt oder ein durchgängiger Prozess zum Nachfassen gebraucht wird. Lite deckt die grundlegende Pipeline-Arbeit ab. Growth ergänzt die vollständige E-Mail-Synchronisierung und Nurturing-Sequenzen, also geplante Folgekontakte rund um ein Verkaufsgespräch. Das sind unterschiedliche Leistungsumfänge, auch wenn beide Pipedrive heißen.

Besonders geeignet für: Inhaber und erste Vertriebsmitarbeiter, die klar definierte Verkaufschancen durch wiederkehrende Phasen führen.
Besonderheit: Eine auf Deals ausgerichtete Arbeitsumgebung mit einem klaren Ausbaupfad zu E-Mail-Synchronisierung und automatisiertem Nachfassen.
Preise: Lite $14, Growth $39, Premium $59 und Ultimate $79 pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung.
Kostenlos testen: 14 Tage, ohne Kreditkarte.
Einrichtungsaufwand: 3-6 konzentrierte Arbeitsstunden für die oben beschriebene Basiseinrichtung.

Für fünf Lizenzen kosten diese Jahrestarife umgerechnet $70, $195, $295 beziehungsweise $395 im Monat. Die zugehörigen Jahresrechnungen betragen $840, $2,340, $3,540 und $4,740. Die Angaben stammen von der aktuellen Seite zu den Pipedrive-Preisen, geprüft am 10. Oktober 2026. Alle vier genannten Preise setzen jährliche Abrechnung voraus.

Premium wird relevant, wenn Angebote und Verträge mit elektronischen Unterschriften, Pflichtfelder oder detailliertere Teamkontrollen benötigt werden. Ultimate ergänzt stärkere Sicherheitskontrollen und eine Sandbox, also einen getrennten Bereich zum Testen von Änderungen. Wer erstmals ein CRM kauft, sollte diese Anforderungen begründen können, bevor er dafür bezahlt. Projects und Campaigns werden als separate Erweiterungen angeboten. Ein CRM-Abonnement allein deckt daher nicht die Kosten aller Werkzeuge für Auftragsabwicklung und Marketing ab.

Einfaches CRM: Die Pipeline muss verständlich bleiben

Für eine kleine Beratungsagentur beschreibt eine sinnvolle Phase etwas, das der Käufer tatsächlich getan hat: einem Erstgespräch zugestimmt, ein Angebot erhalten oder den Auftrag freigegeben. Eine Phase namens „Nachfassen“ sagt wenig aus, weil Nachfassen an jeder Stelle nötig sein kann. Die Phase und die nächste Aktivität sollten getrennt bleiben.

Diese Trennung macht Pipedrive zur Standardempfehlung. Das Unternehmen kann sich an konkreten Verkaufschancen orientieren, ohne zuerst eine aufwendige Kundendatenbank zu entwerfen. Welche Voraussetzung ein Deal für den nächsten Schritt erfüllen muss, hat weiterhin der Inhaber festzulegen. Software kann diesen Abstimmungsbedarf nicht auflösen.

Pipedrive passt, wenn die wöchentliche Frage lautet: „Welche Deals kommen voran?“ Close passt besser, wenn täglich die Frage ansteht: „Welche Interessenten sollte ich als Nächstes anrufen?“

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   Die Meilensteine auf Käuferseite festlegen

   Vor der Pipeline-Konfiguration die Phasen des tatsächlichen Verkaufsprozesses aufschreiben. Die Übergänge an Kundenaktionen festmachen und gemeinsam klären, welcher Nachweis einen Deal für die nächste Phase qualifiziert.

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   Eine kleine Stichprobe importieren

   Mit 10 Kontakten und ihren aktiven Verkaufschancen beginnen. Namen, Unternehmen, Deal-Verantwortliche und Werte zuordnen. Anschließend das Ergebnis prüfen, bevor die übrigen Daten importiert werden.

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   Für jeden offenen Deal die nächste Aktivität festlegen

   Den nächsten Anruf, Termin oder Folgekontakt samt Fälligkeit eintragen. Ein Deal ohne nächste Aktivität sollte eine begründbare Ausnahme sein.

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   Die Grenzen des kostenpflichtigen Tarifs prüfen

   Wer im Test E-Mail-Synchronisierung oder Sequenzen nutzt, muss prüfen, ob der gewählte kostenpflichtige Tarif sie enthält. Ein Vertriebsmitarbeiter sollte eine Verkaufschance anhand des Datensatzes weiterbearbeiten können, ohne beim Inhaber fehlenden Kontext erfragen zu müssen.

Close: Für aktive Telefonakquise

Close integriert Telefonie, E-Mail und SMS direkt in die CRM-Arbeit. Der Aufpreis lohnt sich vor allem, wenn Kommunikation den Großteil des Vertriebstages ausmacht. Bei einem B2B-Dienstleister, dessen Mitarbeiter Interessentenlisten bearbeiten, zählt vor allem: Wie schnell führt der Weg vom bisherigen Kontaktverlauf zum Gespräch und zum dokumentierten nächsten Schritt?

Der niedrigste beworbene Preis von Close gilt für ein Einzelabonnement. Ein Unternehmen mit mehreren Vertriebsmitarbeitern muss den Vergleich bei Essentials beginnen. Sind automatisierte Kontaktaufnahme oder der Power Dialer ausschlaggebend, der eine Anrufliste abarbeitet, ist Growth der relevante Tarif.

Besonders geeignet für: Dienstleistungs- und B2B-Teams, deren Vertriebsarbeit überwiegend aus Telefonaten und E-Mails besteht.
Besonderheit: Kommunikation und Lead-Datensatz bleiben in derselben Vertriebsoberfläche.
Preise: Bei jährlicher Abrechnung kosten Solo $9, Essentials $35, Growth $99 und Scale $139 pro Nutzer und Monat. Bei monatlicher Abrechnung sind es $19, $49, $109 und $149.
Kostenlos testen: 14 Tage, ohne Kreditkarte.
Einrichtungsaufwand: 4-8 konzentrierte Arbeitsstunden einschließlich Kommunikationseinrichtung und Teameinführung.

Solo erlaubt einen Nutzer und 10,000 Leads. Für fünf Nutzer kostet Essentials $175/Monat bei jährlicher oder $245/Monat bei monatlicher Abrechnung; Growth $495 beziehungsweise $545, Scale $695 beziehungsweise $745. Die Jahresabonnements kosten insgesamt $2,100, $5,940 und $8,340. Telefonie wird zusätzlich zum Abonnement nach Nutzung berechnet. Die Quelle für diese Preise und Grenzen ist die Close-Preisseite.

Essentials enthält Teamzusammenarbeit, integrierte Formulare und Kommunikation, aber keine Workflows. Growth ergänzt automatisierte Workflows, Massen-E-Mails und den Power Dialer. Scale bietet unter anderem Predictive Dialing, Regeln zur Sichtbarkeit von Leads und Live-Coaching bei Telefonaten. Scale sollte ein aktuelles Problem lösen; die längste Funktionsliste allein ist kein Kaufgrund.

E-Mail-CRM für kleine Unternehmen: Telefonkosten mitrechnen

In einem Dienstleistungsteam mit aktiver Neukundenansprache gehören E-Mail und Telefon oft zum selben Prozess. Ein Mitarbeiter stellt sich per E-Mail vor, ruft an, dokumentiert das Ergebnis und plant den nächsten Kontakt. Zu prüfen ist, wie viel Wechsel zwischen Anwendungen und erneutes Zusammensuchen von Informationen dadurch entfällt.

Während des Tests sollten eigene Zeitbeobachtungen die Grundlage bilden. Gewinnen fünf Mitarbeiter an 20 Arbeitstagen jeweils 20 Minuten zurück, sind das rund 33 Stunden im Monat. Bei einem angenommenen Wert der Arbeitszeit von $40 pro Stunde entspricht das etwa $1,333 an Kapazität. Das ist ein Rechenbeispiel, kein Leistungsversprechen von Close. Nützlich wird die gewonnene Zeit erst, wenn sie in produktive Vertriebsarbeit fließt.

Close passt, wenn das Team aktiv Interessentenlisten bearbeitet. Entsteht der Großteil des Geschäfts über bestehende Beziehungen, genügt eher ein schlankeres CRM. Vor dem Abschluss hilft der Close-CRM-Preisleitfaden, die tatsächliche Nutzerzahl und die Kommunikationskosten durchzurechnen.

folk: Für Vertrieb über persönliche Beziehungen

folk stellt Kontakte und Beziehungspflege in den Mittelpunkt. Das passt zu Beratern und kleinen Agenturen, deren nächster Auftrag häufig mit einer Empfehlung beginnt. Wichtiger als eine lange Liste gleichartiger Verkaufschancen sind hier womöglich die Person, die den Kontakt hergestellt hat, das letzte Gespräch und ein guter Anlass, sich wieder zu melden.

Standard kombiniert Pipeline-Ansichten mit Kontaktanreicherung sowie E-Mail-, Kalender- und WhatsApp-Synchronisierung. So lassen sich Gespräche organisieren, ohne jeden Kontakt als kurzfristige Verkaufschance behandeln zu müssen. Premium ist der entscheidende nächste Schritt, wenn separate Deal-Objekte, Sequenzen, Dashboards oder mehr Kontrolle über den Arbeitsbereich benötigt werden.

Besonders geeignet für: Berater, spezialisierte kleine Agenturen, Partnerschaften und die Ansprache bereits bekannter Kontakte.
Besonderheit: Beziehungspflege mit synchronisierter Kommunikation und einer LinkedIn-Erweiterung.
Preise: Standard $24 bei jährlicher oder $30 bei monatlicher Abrechnung; Premium $48 beziehungsweise $60; Enterprise ab $80 beziehungsweise $100 pro Mitglied und Monat.
Kostenlos testen: 2 Wochen, ohne Kreditkarte.
Einrichtungsaufwand: 2-4 konzentrierte Arbeitsstunden für eine bereinigte Kontaktliste und wenige hilfreiche Ansichten.

Fünf Mitglieder kosten mit Standard umgerechnet $120/Monat bei jährlicher oder $150/Monat bei monatlicher Abrechnung. Premium kostet $240 beziehungsweise $300. Enterprise beginnt bei $400 beziehungsweise $500; individuelle Grenzen und Leistungsumfang müssen bestätigt werden. Die Jahresrechnungen zu diesen Einstiegspreisen betragen $1,440, $2,880 und $4,800. Alle Preise stammen von der folk-Preisseite.

Die Unterscheidung zwischen Pipeline-Ansichten und eigenen Deal-Objekten ist wesentlich. Eine Ansicht kann Kontakte nach Status ordnen. Ein Deal-Objekt ist dagegen ein eigener Datensatz für eine Verkaufschance – nützlich, wenn mit demselben Unternehmen oder derselben Person mehrere mögliche Aufträge verbunden sind. folk ordnet „Custom objects & Deals“ ausdrücklich Premium zu. Bei Standard darf deshalb nicht vorausgesetzt werden, dass sämtliche Funktionen zur Deal-Verwaltung enthalten sind.

CRM für kleine Beratungen: Den Gesprächskontext bewahren

Ein Beratungsinhaber nimmt wieder Kontakt zu einem früheren Kunden auf, nachdem dieser ihn in einer anderen Abteilung vorgestellt hat. Hilfreiche Notizen halten fest, was sich verändert hat, wer den Kontakt vermittelt hat und wann ein Gespräch sinnvoll wäre. Ein allgemeiner „Lead-Score“ hilft hier weniger als eine verlässliche Beziehungshistorie und eine klare Erinnerung.

Aktive Verkaufschancen sollten von Menschen getrennt werden, mit denen sich Kontaktpflege lohnt. Sonst füllt sich die Pipeline mit Kontakten ohne bekundetes Kaufinteresse. Der Inhaber kann dann kaum noch unterscheiden, was zum Netzwerk gehört und woraus bald Umsatz entstehen könnte. folk passt, wenn das Unternehmen bereit ist, diese Trennung einfach zu halten.

folk passt, wenn die Beziehung den dauerhaften Wert ausmacht. Pipedrive passt, wenn einzelne Verkaufschancen im Mittelpunkt stehen; Attio, wenn die Struktur der Beziehungen selbst mehr Gestaltung braucht.

Keap: Für automatisierte Kundenprozesse

Keap verbindet CRM mit Marketing, Terminen und zahlungsbezogenen Abläufen. Es eignet sich für Dienstleister, die ihren wiederkehrenden Kundenprozess bereits kennen. Ein Schulungsanbieter könnte etwa eine Anfrage über Beratung, Kauf und Einführung bis zur späteren Nachbetreuung führen. Der Nutzen liegt darin, diese gesamte Abfolge verlässlich zu machen.

Das ist eine andere Anschaffung als eine reine Kontaktverwaltung. Die aktuellen Keap-Preise umfassen ein breites Leistungspaket für das Konto; verpflichtende Einführungsleistungen kommen hinzu. Wer noch nicht festgelegt hat, wie Anfragen bearbeitet werden sollen, kann viel Geld dafür ausgeben, uneinheitliche Entscheidungen zu automatisieren. Zuerst gehört der Prozess aufgeschrieben.

Besonders geeignet für: Etablierte Dienstleister mit wiederkehrenden Abläufen für Interessentenpflege, Termine und Abrechnung.
Besonderheit: CRM, Automatisierungseditor, E-Mail/SMS, Landingpages, Termine und Zahlungen in einem Angebot.
Preise: Das Basiskonto beginnt bei $299/Monat bei monatlicher Abrechnung oder $2,988/Jahr, umgerechnet $249/Monat, jeweils zuzüglich verpflichtender Einführung.
Kostenlos testen: Wird mit Einschränkungen angeboten; keine Kreditkarte erforderlich.
Einrichtungsaufwand: Für eine nützliche erste Automatisierung mit 2-4 Wochen Gesamtdauer rechnen, abhängig vom Zeitplan und Umfang der Einführung. Das ist ein redaktioneller Planungswert, keine Zusage von Keap.

Die Basiskonfiguration beginnt mit zwei Nutzern und 1,500 Kontakten. Die Preis-FAQ nennen für zusätzliche Nutzer jeweils $39/Monat. Für fünf Nutzer bei monatlicher Abrechnung ergibt sich: $299 + drei zusätzliche Nutzer × $39 = $416/Monat. Mehr Kontakte und zusätzliche Nutzung können weitere Kosten verursachen. Der jährliche Basispreis ist kein verifiziertes Jahresangebot für fünf Nutzer. Die Rechengrundlage liefert die Keap-Preisseite.

Die Seite zu den Einführungsleistungen zeigt derzeit eine einmalige Investition von $500, reduziert von durchgestrichenen $1,500. Zu diesem angezeigten Einführungspreis beginnt ein monatliches Abonnement für fünf Nutzer bei $916 einschließlich des ersten Monats und der Einführung. Über ein volles Jahr mit monatlichen Abonnementzahlungen plus Einführung sind es $5,492, jeweils vor weiteren Zusatzkosten. Vor dem Kauf müssen der Paketumfang und das aktuelle Angebot bestätigt werden.

Das Paket umfasst automatische Rechnungsstellung und Erinnerungen an überfällige Zahlungen. Für einen Dienstleister kann das wichtiger sein als ein weiteres Vertriebsdashboard. Ein Zahlungsablauf braucht jedoch eindeutige Regeln: Wann wird eine Rechnung erstellt, wann ist eine Erinnerung angebracht und wer bearbeitet Ausnahmen? Ein Kunde, der bereits bezahlt hat, sollte keine weitere pauschale Zahlungsaufforderung erhalten, weil der Prozess unzureichend definiert wurde.

Eine sinnvolle erste Einführung bleibt eng begrenzt. Geeignet ist ein wiederkehrender Ablauf, etwa von einer Beratungsanfrage über den gebuchten Termin bis zur nächsten erforderlichen Aktion. Die Abbruchbedingungen verdienen dieselbe Aufmerksamkeit wie die Nachrichten: Was geschieht, wenn jemand antwortet, absagt, kauft oder eine Frage stellt? Erst erweitern, wenn der erste Ablauf wie vorgesehen funktioniert.

Keap passt, wenn der wiederkehrende Kundenprozess, den es steuern soll, klar benannt werden kann. Für eine gemeinsame Pipeline und Erinnerungen allein ist es nicht die passende Wahl.

HubSpot Free CRM: Für den kleinen Einstieg in den Inbound-Vertrieb

HubSpot ist eine Kundenplattform mit kostenlosem CRM. Für einen Inhaber und einen Vertriebsmitarbeiter, die eingehende Anfragen sammeln, ist es der naheliegendste erste Kandidat. Kontaktdatensätze, Deal-Verfolgung, Aufgaben, E-Mail-Vorlagen und Terminplanung können eine gemeinsame Vertriebsroutine schaffen, bevor sich das Unternehmen auf ein kostenpflichtiges Abonnement festlegt.

Das kostenlose Angebot hat eine wichtige Grenze: Laut HubSpots CRM-Seite gilt es für bis zu zwei Nutzer und 1,000 Kontakte. Es läuft nicht ab, ist aber kein uneingeschränktes Vertriebssystem für fünf Personen. Die kostenpflichtigen Anschlussoptionen sollten geprüft werden, bevor der kostenlose Zugang zur festen Arbeitsgrundlage wird.

Besonders geeignet für: Sehr kleine Inbound-Vertriebsteams, die Kontaktverantwortung und Nachfassen verbindlich organisieren wollen.
Besonderheit: Ein dauerhaft kostenloser Einstieg mit Ausbaupfad zu einer breiteren kostenpflichtigen Kundenplattform.
Preise: Free $0. Starter wirbt mit einem Einstiegsangebot von $7/Lizenz/Monat; der Katalog nennt $20/Lizenz/Monat. Professional wird mit $90 bei jährlicher Zahlung oder $100 bei monatlichen Zahlungen und Jahresbindung angezeigt; Enterprise beginnt bei $150 bei jährlicher Abrechnung.
Kostenlos testen: Das kostenlose CRM ist ein dauerhafter Tarif, keine befristete Testphase.
Einrichtungsaufwand: 3-6 konzentrierte Arbeitsstunden für grundlegende Datensätze, Pipeline und E-Mail-Einrichtung.

Für fünf Lizenzen ergibt das beworbene Starter-Angebot $35/Monat, sofern die Voraussetzungen für den Kauf erfüllt sind. Der Katalogpreis ergibt $100/Monat. Die öffentliche Preisanzeige und der Katalog belegen diese beiden Beträge, rechtfertigen aber nicht die Annahme eines dauerhaften Verlängerungspreises von $7. Abrechnungszeitraum, Angebotsberechtigung und Verlängerungsbetrag müssen im Auftrag bestätigt werden. Quellen: Sales-Hub-Preise und der Produkt- und Dienstleistungskatalog.

Fünf Professional-Lizenzen kosten umgerechnet $450/Monat bei jährlicher Zahlung oder $500/Monat bei monatlichen Zahlungen mit Jahresbindung, zuzüglich $1,500 für das verpflichtende Onboarding. Fünf Enterprise-Lizenzen beginnen bei umgerechnet $750/Monat bei jährlicher Abrechnung, zuzüglich $3,500 für das verpflichtende Onboarding. Diese Vergleiche beziehen sich auf Sales Hub. Sie enthalten nicht die Preise aller weiteren HubSpot-Produkte, die ein Unternehmen ergänzen könnte.

Für einen kleinen Dienstleister lautet die praktische Upgrade-Frage: Geht es weiterhin um einfache eingehende Vertriebsgespräche oder werden anspruchsvollere Vertriebsfunktionen und Berichte benötigt? Die aktuelle Preisseite ordnet Sequenzen und Umsatzprognosen Professional zu. In Starter sind Workflow-Auslöser und -Aktionen stärker begrenzt als in Professional. Das Wort „Automatisierung“ allein bedeutet deshalb keinen gleichen Funktionsumfang.

Ein sinnvoller Test des kostenlosen Tarifs orientiert sich an der Arbeit: Kann der Inhaber die ursprüngliche Anfrage, die Antwort des Vertriebsmitarbeiters und den nächsten Termin sehen, ohne eine Zusammenfassung erfragen zu müssen? Falls ja, ist bereits ein Nutzen entstanden. Ist hingegen ausgefeilte Automatisierung vom ersten Tag an der Kaufgrund, muss diese Anforderung im passenden kostenpflichtigen Tarif kalkuliert werden, bevor die ganze Datenbank importiert wird.

HubSpot passt für einen kleinen Inbound-Einstieg mit bekanntem kostenpflichtigem Ausbaupfad. Pipedrive passt, wenn unmittelbar ein konzentrierter Arbeitsablauf rund um Deals gebraucht wird. Der Vergleich von Pipedrive und HubSpot führt diese Entscheidung genauer aus.

Zoho CRM: Für günstigen Einstieg und individuelle Anpassung

Zoho CRM ist ein breit aufgestelltes Vertriebs-CRM mit günstigem kostenpflichtigem Einstieg. Es passt zu Inhabern, die jemandem verbindlich die Konfiguration übertragen können. Ein kleiner B2B-Lieferant braucht heute vielleicht eine Pipeline und später stärker strukturierte Prozesse oder Funktionen rund um die Lagerverwaltung. Zoho bietet dafür mehrere klar definierte Ausbaustufen, ohne gleich mit einem Lizenzpreis auf Enterprise-Niveau einzusteigen.

Die Kehrseite sind die vielen Entscheidungen bei der Einrichtung. Ein flexibles System lädt dazu ein, weitere Felder, Regeln und Module anzulegen – mit Modulen sind verschiedene Datensatztypen gemeint. Jedes davon sollte eine geschäftliche Frage beantworten oder eine sinnvolle Aktion auslösen. Ist niemand für die Konfiguration zuständig, kann auch ein günstiges Abonnement dazu führen, dass der Vertriebsmitarbeiter am System vorbei arbeitet.

Besonders geeignet für: Kostenbewusste Dienstleister oder B2B-Unternehmen mit einer Person, die das CRM einrichtet und pflegt.
Besonderheit: Kostenloser Tarif für drei Nutzer und mehrere kostenpflichtige Stufen für umfangreichere Vertriebsprozesse.
Preise: Standard $14 bei jährlicher oder $20 bei monatlicher Abrechnung; Professional $23 beziehungsweise $35; Enterprise $40 beziehungsweise $50; Ultimate $52 beziehungsweise $65 pro Nutzer und Monat.
Kostenlos testen: Dauerhaft kostenlose Edition für bis zu drei Nutzer; auch Tests der kostenpflichtigen Tarife werden angeboten.
Einrichtungsaufwand: 1-3 Arbeitstage für die Basiskonfiguration, mehr Zeit für individuelle Prozesse.

Was kostet Zoho CRM für fünf Nutzer?

Fünf Standard-Nutzer kosten umgerechnet $70/Monat bei jährlicher oder $100/Monat bei monatlicher Abrechnung. Professional kostet $115 beziehungsweise $175, Enterprise $200 beziehungsweise $250, Ultimate $260 beziehungsweise $325. Die Jahresrechnungen betragen entsprechend $840, $1,380, $2,400 und $3,120. Das sind die USD-Werte der aktuellen Zoho-CRM-Preisseite und ihrer Preisdaten nach Währung, die für diesen Vergleich geprüft wurden. Beim Vergleich mit einer lokalisierten Seitenversion muss USD als Währung ausgewählt werden.

Standard umfasst E-Mail-Integration, mehrere Pipelines, Formulare und Umsatzprognosen. Professional ergänzt stärker strukturierte Prozesse und Lagerverwaltung; Enterprise bietet tiefere Anpassungsmöglichkeiten und Funktionen rund um Genehmigungen. Ultimate ist die Variante mit höheren Limits. Beim ersten CRM sollte ein konkreter Bedarf, den Standard nicht abdeckt, den Wechsel in eine höhere Stufe begründen.

Für einen Dienstleister mit unterschiedlichen Angebotspaketen könnte die erste sinnvolle Konfiguration aus Kundentyp, angefragter Leistung, Verantwortlichem und Angebotsstatus bestehen. Nicht jeder Vertriebsmitarbeiter braucht eine eigene Pipeline, nur weil das System sie ermöglicht. Separate Pipelines sollten unterschiedliche Kaufprozesse abbilden. Andernfalls erschweren sie die Berichterstattung, ohne die tägliche Arbeit zu verbessern.

Die kostenlose Edition enthält Kontaktverwaltung, Erinnerungen zum Nachfassen, Aufgaben, Workflows und Berichte. Die Grenze von drei Nutzern bleibt entscheidend: Eine Organisation mit fünf Nutzern braucht einen kostenpflichtigen Tarif. „Kostenlos plus zwei weitere Vertriebsmitarbeiter“ ist nicht das Preismodell dieser Berechnungen.

Zoho passt, wenn die Kosten wichtig sind und jemand die Konfiguration verantwortet. Kann niemand die Regeln pflegen, ist der einfachere, dauerhaft beherrschbare Prozess die bessere Wahl.

monday CRM: Für die Übergabe vom Vertrieb an die Auftragsabwicklung

monday CRM ist ein konfigurierbares Vertriebsprodukt auf Basis von Boards. Es lohnt einen Blick, wenn aus einem gewonnenen Auftrag eine geordnete Übergabe an die Umsetzung werden muss. Eine Agentur oder ein Implementierungsdienstleister muss Leistungsumfang, Zuständigkeiten und zugesagte Termine nach dem Abschluss weitergeben. Ein Vertriebsdatensatz, der bei „abgeschlossen“ endet, lässt diese Arbeit offen.

Das Produkt ist eigenständig und von monday work management zu unterscheiden. Wer die Boards von monday kennt, versteht den Ansatz womöglich schneller. Daraus folgt jedoch nicht, dass ein Abonnement alle separaten Produkte enthält, die das Unternehmen benötigt. Die Anforderungen an die Auftragsabwicklung gehören aufgeschrieben und die tatsächlich benötigte Kombination muss kalkuliert werden.

Besonders geeignet für: Unternehmen, die Vertriebsdatensätze mit einer strukturierten Übergabe an den operativen Betrieb verbinden wollen.
Besonderheit: Konfigurierbare Boards mit Ausbaupfad zu mehr Automatisierung und höheren Datensatzkontingenten.
Preise: Basic $12 bei jährlicher oder $18 bei monatlicher Abrechnung; Standard $17 beziehungsweise $25; Pro $28 beziehungsweise $41 pro Lizenz und Monat. Für Ultimate gibt es ein individuelles Angebot.
Kostenlos testen: 14 Tage; ein dauerhaft kostenloser, allgemein nutzbarer CRM-Tarif wird auf dieser Preisseite nicht angeboten.
Einrichtungsaufwand: 1-2 Arbeitstage für die zentralen Boards, Zuständigkeiten und Übergaberegeln.

Die Mindestabnahme beträgt drei Nutzer. Ein Basic-Konto beginnt deshalb bei umgerechnet $36/Monat bei jährlicher Abrechnung oder $432/Jahr, nicht bei einer Gesamtrechnung von $12. Bei monatlicher Abrechnung liegt das Minimum bei $54/Monat. Für fünf Lizenzen kostet Basic umgerechnet $60 bei jährlicher oder $90 bei monatlicher Abrechnung, Standard $85 beziehungsweise $125 und Pro $140 beziehungsweise $205, jeweils pro Monat. Die Jahresrechnungen für fünf Lizenzen betragen $720, $1,020 und $1,680. Die monday-CRM-Preisseite liefert die Preise und die Mindestabnahme.

Basic erlaubt derzeit 1,000 aktive Kontakte und Deals sowie fünf Spalten pro Board. Dieses Spaltenlimit sollte schon vor dem Entwurf des Datensatzes berücksichtigt werden. Standard erhöht die Kontingente auf 10,000 aktive Kontakte und Deals, 15 Spalten pro Board und 250 individuelle Automatisierungen pro Monat. Pro nennt 100,000 aktive Kontakte und Deals sowie 25,000 individuelle Automatisierungen pro Monat. Ultimate ist der umbenannte Enterprise-Tarif.

CRM und Projektmanagement: Funktioniert die Übergabe?

Bei einer Webagentur sollte ein gewonnener Deal die vereinbarte Leistung, die kaufmännischen Bedingungen, die verantwortliche Person und den ersten Umsetzungsschritt übergeben. Ziel ist, die nachträgliche mündliche Rekonstruktion zu reduzieren. Ein ansprechendes Board allein belegt nicht, dass das Umsetzungsteam die nötigen Berechtigungen, Informationen und Produktzugänge hat.

Während der Prüfung sollte eine Verkaufschance vollständig durch diesen Übergang geführt werden. Der Verantwortliche für die Umsetzung muss aus dem Datensatz erkennen können, was zugesagt wurde und was als Nächstes geschieht. Danach ist zu prüfen, welche Aktionen manuell erfolgen, welche automatisiert sind und welche ein weiteres monday-Produkt oder eine Integration erfordern.

monday CRM passt, wenn die Übergabe vom Vertrieb an die Auftragsabwicklung Teil des Problems ist, das der Kauf lösen soll. Der monday-CRM-Preisleitfaden hilft vor der Wahl von Nutzerzahl und Automatisierungskapazität.

Attio: Für flexibel strukturierte Geschäftsbeziehungen

Attio ist ein konfigurierbares CRM mit verknüpften Datensätzen und Beziehungen. Es eignet sich für Unternehmen, deren Informationen sich nicht sinnvoll in eine einzige Standardpipeline pressen lassen. Eine Beratung möchte vielleicht Kundenunternehmen, einzelne Käufer, Partner und laufende Aufträge unterscheiden und miteinander verbinden, ohne alles in einer Kontaktliste unterzubringen.

Der kostenlose Tarif enthält Kontaktsynchronisierung und automatische Anreicherung, die den Datensatz um Informationen ergänzt. Durch die Synchronisierung von E-Mails und Kalendern lässt sich eine erste Kontaktdatenbank aufbauen. Das ist hilfreich, aber ein großes importiertes Netzwerk ist noch kein brauchbarer Vertriebsprozess. Jemand muss festlegen, was zur Verkaufschance wird und wer sie pflegt.

Besonders geeignet für: Kleine Teams, die einen klaren Grund haben, Beziehungen und Datensatztypen über ein einfaches Deal-Board hinaus zu modellieren.
Besonderheit: Flexible Datensätze, Kontaktsynchronisierung und konfigurierbare Listen.
Preise: Free $0; Plus $35 bei jährlicher oder $44 bei monatlicher Abrechnung; Pro $79 beziehungsweise $99 pro Nutzer und Monat. Enterprise wird jährlich zu einem individuellen Preis abgerechnet.
Kostenlos testen: Pro für 14 Tage.
Einrichtungsaufwand: 1-2 Arbeitstage für ein bewusst begrenztes erstes Datenmodell.

Free erlaubt bis zu drei Lizenzen und 50,000 Datensätze. Fünf Nutzer benötigen mindestens Plus: umgerechnet $175/Monat bei jährlicher oder $220/Monat bei monatlicher Abrechnung. Beim Jahrestarif beträgt die Jahresrechnung $2,100. Pro kostet $395 beziehungsweise $495 für fünf Nutzer, mit einer Jahresrechnung von $4,740. Plus ist auf 10 Lizenzen begrenzt; ein wachsendes Vertriebsteam muss den nächsten Tarifwechsel berücksichtigen. Diese Angaben stammen von Attios USD-Preisseite.

Pro ergänzt erweiterte Berichte und Berechtigungskontrollen sowie Call Intelligence und Sequenzen. Attio verwendet außerdem Credits für KI und Workflows. Ein Abonnement bedeutet daher nicht unbegrenzte Nutzung. Entscheidend ist hier, ob die flexiblen Datensätze genug Nutzen bringen, um den Konfigurationsaufwand zu rechtfertigen.

Am Anfang sollte das kleinste Modell stehen, das einen tatsächlichen Verkauf erklärt. Vermittelt ein Geschäftspartner mehrere Kundenunternehmen, muss der Unterschied zwischen dem Partner und diesen Käufern erhalten bleiben. Besteht der Vertriebsprozess einfach darin, einen Lead bis zum Angebot zu führen, lässt sich eine klassische Pipeline dem nächsten Mitarbeiter womöglich leichter erklären.

Ein guter Abnahmetest: Versteht ein neues Teammitglied die Datensätze, ohne eine persönliche Führung von der Person zu benötigen, die den Arbeitsbereich aufgebaut hat? Flexible Felder helfen nur, wenn alle ihre Bedeutung teilen. Meinen verschiedene Personen mit „Kunde“, „Account“ und „Unternehmen“ dasselbe, muss zuerst das Vokabular geklärt werden, bevor weitere Automatisierung hinzukommt.

Attio passt, wenn die Beziehungen zwischen Datensätzen entscheidend sind. Pipedrive passt, wenn eine Standardpipeline das Geschäft bereits gut beschreibt.

Salesforce Starter Suite: Für den bewussten Einstieg in Salesforce

Salesforce Starter Suite ist der Salesforce-Einstieg für kleine Unternehmen. Es gehört auf die Auswahlliste, wenn die Plattform eine bewusste geschäftliche Entscheidung ist. Dass ein möglicher neuer Vertriebsmitarbeiter den Namen kennt, sollte nicht den Ausschlag geben. Zuerst zählt, ob Starter den heute benötigten Arbeitsablauf und die erforderlichen Integrationen abdeckt.

Starter umfasst Account-, Kontakt- und Verkaufschancenverwaltung sowie Lead-Zuweisung und Kontaktpflege per E-Mail. Pro Suite ist die nächste ausgewiesene Stufe für kleine Unternehmen, und der Sprung ist beträchtlich. Erweiterte Anpassungsmöglichkeiten, Angebotserstellung, Umsatzprognosen und AppExchange-Zugang werden auf dieser höheren Stufe beworben.

Besonders geeignet für: Kleine Unternehmen, die sich bewusst für Salesforce entscheiden und einen definierten Prozess haben, der in Starter abbildbar ist.
Besonderheit: Ein gebündelter Einstieg in die Kundenverwaltung von Salesforce.
Preise: Starter Suite $25/Nutzer/Monat bei monatlicher oder jährlicher Abrechnung. Pro Suite $100/Nutzer/Monat, jährlich abgerechnet mit Vertrag.
Kostenlos testen: Wird auf der Preisseite des Anbieters angeboten.
Einrichtungsaufwand: 1-3 Arbeitstage für eine begrenzte Starter-Konfiguration, ohne Integrationen und größere Migration.

Für fünf Nutzer kostet Starter $125/Monat, zu diesem Preis also $1,500 über ein Jahr. Pro kostet umgerechnet $500/Monat, bezahlt als Jahresabonnement für $6,000. Für Zahlungsvorgänge können Transaktionsgebühren anfallen. Quelle ist die Salesforce-Preisseite für kleine Unternehmen.

Salesforce CRM für kleine Unternehmen: Den konkreten Bedarf kalkulieren

Eine kleine Beratung legt womöglich Wert auf ein einheitliches Verständnis von Accounts und Verkaufschancen unter ihren Vertriebsmitarbeitern. Das ist ein nachvollziehbarer Grund, Starter zu prüfen. Es belegt aber nicht, dass jede Salesforce-Integration oder Anpassung enthalten ist, die jemand vom früheren Arbeitgeber kennt.

Der genaue Arbeitsablauf sollte in der Edition vorgeführt werden, die tatsächlich gekauft wird. Hängt das Vorhaben von AppExchange oder den unter Pro aufgeführten erweiterten Funktionen ab, muss mit umgerechnet $500 im Monat für fünf Nutzer verglichen werden, nicht mit $125. Diese monatliche Differenz von $375 braucht eine konkrete geschäftliche Anforderung als Begründung, keine vage Aussicht auf späteres Wachstum.

Dasselbe gilt für die Einrichtung. Der erste Prozess sollte so überschaubar bleiben, dass ihn jemand im Unternehmen administrieren kann. Setzt der erwartete Nutzen von Anfang an ein komplexes individuelles System voraus, muss dessen Einführung separat kalkuliert werden, bevor der Vergleich mit einem einfacheren Abonnement sinnvoll ist.

Starter ist sinnvoll, wenn der heutige Leistungsumfang passt. Die Annahme, damit sei die gesamte Salesforce-Plattform enthalten, ist keine tragfähige Kaufgrundlage.

CRM kostenlos nutzen: Wo die Gratistarife enden

Für den Inhaber und einen ersten Vertriebsmitarbeiter kann ein kostenloser Tarif reichen. Die Nutzergrenze muss aber zu den Personen passen, die tatsächlich damit arbeiten. HubSpots kostenloses CRM erlaubt zwei Nutzer und 1,000 Kontakte. Zoho CRM und Attio bieten jeweils kostenlosen Zugang für bis zu drei Nutzer. Ein Vertriebsteam aus fünf Personen überschreitet alle drei Kontingente.

Welches kostenlose CRM passt zur benötigten Nutzerzahl?

HubSpots kostenloser Einstieg passt, wenn der Inbound-Ablauf und die Grenzen ausreichen. Zohos kostenlose Edition ist einen Blick wert, wenn das Kontingent für drei Nutzer zählt und die Konfiguration intern übernommen werden kann. Attio Free kommt infrage, wenn flexibel strukturierte Beziehungsdaten zum Bedarf gehören.

Eine Testphase ist kein dauerhaft kostenloser Tarif. Pipedrive, Close, folk, Keap und monday CRM bieten Testzugänge an. Die jeweiligen öffentlichen Preisseiten belegen jedoch kein uneingeschränktes, dauerhaft kostenloses Team-CRM. Zudem können Testzugänge Funktionen enthalten, die im kostenpflichtigen Einstiegstarif fehlen.

Ein guter Gratistarif hat Grenzen, mit denen das Unternehmen arbeiten kann, und einen bezahlbaren nächsten Tarif. Ein schlechter zwingt dazu, Zugangsdaten zu teilen, parallele Tabellen zu führen oder Kunden nicht mehr zu erfassen, um unter einem Limit zu bleiben.

CRM-Vergleich: Welches System passt zum Vertriebsalltag?

Entscheidend ist die Arbeit, bei der das Nachfassen am häufigsten liegen bleibt. Kommen mehrere Produkte infrage, sollte die Person mit Vertriebsverantwortung das gewählte System pflegen können, ohne nebenbei zum Softwareadministrator zu werden.

• Deals bleiben zwischen Terminen liegen: Pipedrive. Sind vollständige E-Mail-Synchronisierung und Sequenzen nötig, gehört Growth in den Vergleich.
• Das Team telefoniert und schreibt den ganzen Tag E-Mails: Close. Growth einplanen, wenn Power Dialer und automatisierte Workflows den Kauf begründen.
• Empfehlungen und bestehende Beziehungen bringen die Aufträge: folk. Premium prüfen, sobald separate Deal-Objekte oder Sequenzen gebraucht werden.
• Ein wiederkehrender Kundenprozess soll automatisiert werden: Keap. Einführung, Kontaktvolumen und eingeschränkte Testschritte berücksichtigen.
• Zwei Personen brauchen einen kostenlosen Inbound-Einstieg: HubSpot. Den kostenpflichtigen Ausbau kalkulieren, bevor weitere Vertriebsmitarbeiter hinzukommen.
• Geringere Lizenzkosten zählen, und jemand verantwortet die Konfiguration: Zoho CRM.
• Ein gewonnener Deal muss in eine geordnete Umsetzung übergehen: monday CRM; benötigte Produkte und Übergabe gemeinsam testen.
• Die Kundenbeziehungen brauchen eine individuelle Struktur: Attio, mit einem Verantwortlichen für das Datenmodell.
• Salesforce ist eine bewusste Plattformentscheidung: Starter Suite, nachdem geprüft wurde, ob die Edition den Bedarf abdeckt.

Die Regel, die eine Entscheidung kippen kann, ist einfach: Steckt die ausschlaggebende Funktion erst in einem höheren Tarif, muss dieser Tarif mit den Alternativen verglichen werden. Der günstigste Einstieg ist nur relevant, wenn er den tatsächlichen Arbeitsablauf vollständig abdeckt.

Diese Fehlentscheidungen lassen sich vermeiden

Zu vermeiden ist der falsche Tarif für eine konkrete Aufgabe. Ein ganzer Anbieter lässt sich deshalb nicht pauschal für alle kleinen Unternehmen ausschließen. Die folgenden Fehlkombinationen führen besonders leicht zu einem unnötigen Upgrade oder einem zweiten System direkt nach dem Kauf.

Close Solo eignet sich nicht für ein Team: Die Grenze von einem Nutzer ist eindeutig. Pipedrive Lite passt nicht zu einem Vertriebsprozess, der vollständige E-Mail-Synchronisierung und Sequenzen voraussetzt: Dafür wird Growth benötigt. folk Standard ist ungeeignet, wenn eigene Deal-Objekte und automatisierte Sequenzen erforderlich sind: Die Grenze zu Premium verändert den Preisvergleich.

Keap passt nicht zu einem Unternehmen, das nur Kontakte speichern und manuelle Erinnerungen nutzen möchte. Ohne einen wiederkehrenden Automatisierungsbedarf sind das Leistungspaket und die obligatorische Einführung schwer zu rechtfertigen. Ebenso falsch wäre es, HubSpot Free als Tarif für fünf Nutzer oder das angezeigte Starter-Angebot als garantierten Dauerpreis zu behandeln.

monday CRM Basic passt nicht, wenn der benötigte Datensatz bereits mehr als fünf Spalten pro Board erfordert. Attio ist keine gute Wahl, wenn niemand das Beziehungsmodell verantwortet. Salesforce Starter scheidet aus, wenn der Kauf vom AppExchange-Zugang abhängt, der unter Pro beworben wird.

Ein Jahresvertrag sollte schließlich nicht allein deshalb abgeschlossen werden, weil ein Dashboard im Test beeindruckend aussah. Zu klären ist, was nach dem Test mit dem konkreten Arbeitsablauf geschieht. Die Antwort muss den kostenpflichtigen Tarif, die enthaltene Nutzung und den Verantwortlichen für die Pflege benennen.

Das CRM auf den nächsten Abschluss ausrichten

Ein nützliches erstes CRM macht die nächste Aktion auch für jemanden sichtbar, der das Gespräch nicht selbst geführt hat. Für einen Dienstleister ist das die operative Verbesserung, die vor weiteren Dashboards oder Automatisierungen stehen sollte.

Ein gespeicherter Kontakt allein genügt nicht. Ein Kollege muss erkennen können, wer die Beziehung verantwortet, was als Nächstes passiert und wann diese Aktion fällig ist. Stehen die Antworten nur im Gedächtnis des Gründers, lösen weitere importierte Zeilen das eigentliche Problem nicht.

Diese Checkliste zur Prüfung von Geschäftsabläufen vor dem KI-Einsatz strukturiert die CRM-Einführung, auch wenn zunächst keine KI-Funktionen aktiviert werden. Sie prüft, ob Datenbasis und Verantwortlichkeiten für Automatisierung bereit sind.

1. 1

   Die liegen gebliebene Arbeit benennen

   Das Problem auswählen, das Aufmerksamkeit kostet: versäumte Rückrufe, unbeantwortete Angebote, vergessene Kontaktvermittlungen oder unvollständige Übergaben an die Umsetzung. Festlegen, was ein Kollege mit einem brauchbaren Datensatz erledigen könnte, ohne zuerst eine Zusammenfassung erfragen zu müssen.

2. 2

   Jeder aktiven Verkaufschance einen Verantwortlichen zuweisen

   Auch ein gemeinsam genutzter Datensatz braucht eine zuständige Person. Festlegen, wer ihn nach einem Gespräch aktualisiert und wer die nächste Aktion übernimmt, wenn diese Person nicht verfügbar ist.

3. 3

   Erst eine Stichprobe, dann die gesamte Historie importieren

   Eine kleine Gruppe von Kontakten und aktiven Deals auf doppelte Unternehmen, fehlende E-Mail-Adressen und falsche Verantwortliche prüfen. Die Feldzuordnung korrigieren, solange die Stichprobe überschaubar ist. Eine Kopie der Originaldaten aufbewahren.

4. 4

   Die notwendige Kommunikation anbinden

   Die E-Mail-, Kalender- oder Telefonanbindung auswählen, die der Prozess braucht. Prüfen, welche Informationen Kollegen sehen können. Ein bequemer Datenabgleich allein rechtfertigt keinen standardmäßig erweiterten Zugriff.

5. 5

   Die Übergabe praktisch prüfen

   Eine andere Person soll eine Verkaufschance allein anhand des CRM-Datensatzes weiterbearbeiten. Muss der Verantwortliche erst das letzte Gespräch erläutern, fehlt Kontext oder die Arbeitsweise muss angepasst werden.

6. 6

   Nach einer Arbeitswoche Nutzung entscheiden

   Prüfen, ob die Datensätze aktuell geblieben sind, die nächsten Schritte sichtbar waren und der gewählte kostenpflichtige Tarif den getesteten Ablauf erhält. Abonnement, Nutzung, Einführung und Kosten der nächsten Lizenz gemeinsam bewerten.

Am Montag beginnt die Arbeit mit den aktiven Verkaufschancen, die ohnehin gewonnen werden sollen. Das Ergebnis soll eine verlässliche Vertriebsroutine sein. Erst danach werden die wiederholbaren Teile automatisiert. Sonst beschleunigt die Software einen Prozess, auf den sich das Unternehmen noch gar nicht verständigt hat.

Häufige Fragen zum CRM für kleine Unternehmen

Wird KI das CRM ersetzen?

KI kann verändern, wie Datensätze aktualisiert und Folgekontakte vorbereitet werden. Ein Unternehmen braucht aber weiterhin eine Kundenhistorie, klare Zuständigkeiten und einen verlässlichen nächsten Schritt. Eine überzeugend generierte Nachricht ersetzt nicht das Wissen darüber, wer den Verkauf verantwortet. Zuerst stehen die Datenbasis und der Prozess.

Ist Zoho CRM weiterhin kostenlos?

Ja. Die aktuelle Preisseite von Zoho CRM führt eine kostenlose Edition für bis zu drei Nutzer auf, einschließlich grundlegender Kontakt- und Aktivitätenverwaltung. Ein Vertriebsteam mit fünf Nutzern überschreitet diese Grenze. Standard beginnt bei $14 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, umgerechnet also $70 im Monat für fünf Nutzer.

Welches CRM eignet sich am besten für den Einzelhandel?

Im Einzelhandel sollte die Auswahl bei den Kassen- und Bestellsystemen beginnen, die die Kaufhistorie enthalten, sowie bei der benötigten Kundenansprache nach dem Kauf. Dieser Vergleich konzentriert sich auf Dienstleistungs- und B2B-Vertrieb und bestimmt daher keinen pauschalen Sieger für den Einzelhandel. Vor der Entscheidung für ein allgemeines Vertriebs-CRM muss die konkrete Anbindung der Bestelldaten geprüft werden.

Welches ist das günstigste CRM am Markt?

Ohne Nutzerzahl und benötigte Funktionen lässt sich diese Frage nicht sinnvoll für den gesamten Markt beantworten. In dieser Auswahl bieten HubSpot, Zoho CRM und Attio innerhalb ihrer Grenzen dauerhaft kostenlose Optionen. Für fünf kostenpflichtige Nutzer ergibt HubSpots angezeigtes Starter-Angebot bei entsprechender Berechtigung $35 im Monat; der Katalogpreis liegt dagegen bei $100 für fünf. Entscheidend sind die beim Abschluss verfügbaren Konditionen und der benötigte Arbeitsablauf.

Welches CRM ist für Einsteiger am besten geeignet?

Pipedrive ist die Standardempfehlung für Einsteiger, die aktive Deals in einer klaren Pipeline steuern. HubSpot bietet einen sinnvollen kostenlosen Start für einen Inhaber und einen Vertriebsmitarbeiter. folk passt zu Einsteigern, deren Arbeit sich um bestehende persönliche Beziehungen dreht. Die erste Einrichtung sollte auf die Informationen begrenzt bleiben, die zur Weiterbearbeitung eines Verkaufs nötig sind.

Lässt sich ein CRM in Excel aufbauen?

Ja, eine Tabelle kann Kunden, Verantwortliche, Phasen und nächste Aktionen enthalten. Der Pflegeaufwand steigt, sobald die Kommunikationshistorie und die Arbeit mehrerer Personen aufeinander abgestimmt bleiben müssen. Der Wechsel wird sinnvoll, wenn fehlende Aktualisierungen oder doppelte Folgekontakte zu einem wiederkehrenden betrieblichen Problem werden – nicht beim Erreichen einer willkürlich festgelegten Unternehmensgröße.

Welche CRM-Systeme gehören zu den Top 3?

Für die hier angesprochenen Dienstleistungs- und B2B-Unternehmen sind die ersten drei Kandidaten Pipedrive für Deals, Close für aktive Telefonate und E-Mails sowie HubSpot für einen kleinen kostenlosen Inbound-Einstieg. Das ist eine Auswahl nach Arbeitsablauf, keine Rangliste nach Marktanteil. Sind bestehende Beziehungen die wichtigste Auftragsquelle, sollte folk einen dieser Plätze einnehmen.

Kann ChatGPT ein CRM erstellen?

Ein generierter CRM-Prototyp ist der Anfang eines Softwareprojekts. Jemand muss weiterhin Berechtigungen, korrekte Datensätze, Integrationen, Sicherungen und laufende Wartung prüfen. Als erstes CRM ist eine Eigenentwicklung nur dann sinnvoll, wenn eine geschäftlich wichtige Anforderung mit bestehenden Produkten nicht gut abgedeckt werden kann.

Kann man ein eigenes CRM kostenlos bauen?

Der Einstieg ist mit Werkzeugen ohne Lizenzgebühr möglich. Einrichtung, gegebenenfalls Hosting, Wartung und Wiederherstellung verursachen dennoch Aufwand und Kosten. Diese Betreiberlast muss mit dem Abonnement eines betreuten CRM verglichen werden. Für einen Inhaber, der den ersten Vertriebsmitarbeiter einstellt, sind verlässliche Zuständigkeiten oft wichtiger als eine eingesparte Lizenzrechnung.

Die Checkliste für KI-gestützte Geschäftsabläufe griffbereit halten

Die obige Einführungscheckliste hilft bei der CRM-Entscheidung. Weitere Vergleiche von Arbeitsabläufen und Praxishinweise gibt es per E-Mail.